Riktlinjer för valberedningen

Valberedningen skapar styrelsen

Valberedningen är medlemmarnas viktigaste instrument för att skapa och bibehålla en fungerande styrelse som på ett kvalificerat och tryggt sätt kan hantera föreningens verksamhet framöver. Ofta är det valberedningen som tar initiativ till ett nödvändigt förändringsarbete. Valberedningen har alltså en nyckelfunktion och dess uppgift är bl.a. att från den stund den utses, fram till nästa årsstämma, analysera hur den sittande styrelsen arbetar.
Valberedningens arbete pågår därmed parallellt med styrelsens arbete under hela det år den är vald för. Att sammankalla valberedningen några veckor före stämman räcker alltså inte. Valberedningen ska hålla ett antal möten jämnt fördelat över året, och dessa protokollförs, eller dokumenteras på annat sätt, så att alla medlemmar före årsstämman kan ta del av hur valberedningens arbete bedrivits.

Vilka poster ska valberedningen hitta personer till?

Valberedningen ska föreslå ledamöter till följande poster inom föreningen och presentera dem på stämman;
  • Styrelsen
  • Suppleanter till styrelsen
  • Revisorer
  • Suppleanter till revisorerna
  • Valberedning (alltså föreslå ersättare till sig själva)
  • Olika projekt som medlemmar ska ingå i (projektgrupper/arbetsgrupper)
  • Alla övriga förtroendeposter som hör till föreningens verksamhet.

Valberedningen ska söka ledamöter främst till;
  • De poster där avhopp skett under året, från ovanstående nämnda poster
  • De ledamöter som står i tur att avgå i styrelsen och för revisor (och andra poster)
men detta är inte något hinder för att även förslag kommer in på redan tillsatta poster, och dessa förslag måste naturligtvis också redovisas för medlemmarna av valberedningen.

Det är särskilt viktigt att valberedningen känner till vilka funktioner som skall bemannas. Valberedningen träffar aktuella kandidater och presenterar arbetsuppgifterna. Det är mycket angeläget att tydligt presentera föreningen och dess organisation, arbetssätt och vad uppgiften kräver i form av kunskap, tidsåtgång och engagemang. Det är bra om det finns flera kandidater till respektive post. Valberedningen ska inte begära att kandidaterna måste ta ställning direkt, utan kandidaterna ska i lugn och ro fundera över vad de vill utifrån den information de fått.

Styrelse och revisorer

Styrelse
Som ledning till vilken kompetens som bör finnas i en styrelse kan man tänka sig följande sammansättning;
  • Jurist / juridiskt kunnig
  • Byggnadsingenjör / byggnadskunnig
  • Tekniker / IT- och webbkunnig
  • Civilekonom / ekonom
  • Samhällsvetare
  • Entreprenör
  • Informatör, journalist, e.dyl. som är duktig på att skriva och informera
Valberedningen bör sträva efter en allsidig bemanning i styrelsen avseende ålder, kön, yrkeserfarenheter och kompetens.


Revisorer
I Föreningslagen (8 kap. 3 §) står det; "Revisorerna skall ha den insikt i och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden som med hänsyn till arten och omfånget av föreningens verksamhet fordras för uppdragets fullgörande". Det är alltså viktigt att valberedningen undersöker förutsättningarna för de som nomineras till interna revisorer i föreningen, så att de uppfyller de krav som ställs. Målet måste vara att hitta någon inom föreningen med rätt kompetens, men om det skulle visa sig omöjligt så kan föreningen ta in en revisor utifrån, t.ex. från en annan förening.

Revisionsarbetet pågår under hela året. Det är alltså inte bara att kontrollera redovisningshandlingarna. Valberedningen kontrollerar med revisorerna att så verkligen sker.


Valberedningens kompetens

Det är viktigt att valberedningen har de kunskaper som behövs och att valberedningen går de kompetenshöjande kurser som erbjuds valberedningen. En viktig förutsättning som valberedare är att man är insatt i hur bostadsrättsföreningar fungerar i stort såväl som i den egna föreningen, och att man sätter sig in i hur en styrelse ska arbeta på bästa sätt med medlemsinformation och demokrati där öppenhet och ärlighet är viktiga ingredienser.

Valberedningen bör informera sig om styrelsens årsplan, om adjungeringar och om ledamöternas närvarofrekvens och dylikt, samt vara väl förtrogen med föreningens stadgar.

På uppdrag av medlemmarna

Valberedningen arbetar helt och hållet på uppdrag av ägarna, dvs föreningens medlemmar. Styrelsen har därför inget mandat att lägga sig i valberedningens arbete.

Ledamöter i valberedningen väljs på årsmötet utfrån de medlemmar som fysiskt bor i föreningen. Vem som är sammankallande utses på stämman när valberedning väljs.

Valberedningens uppgift är att i dialog med bl.a. ordföranden hålla sig underrrättad om hur arbetet i styrelsen fungerar, och om styrelsens sammansättning utifrån kompetens och engagemang ger styrelsen rätt förutsättningar att hantera de frågor som föreningen står inför. Valberedningen ska så långt det är möjligt säkerställa att styrelsen har rätt sammansättning och rätt förutsättningar att vara föreningens näst högsta beslutande organ.

Valberedningen ska fortlöpande analysera och skaffa sig kännedom om vilken kompetens som finns bland bostadsrättsföreningens samtliga valbara medlemmar utanför styrelsen.
Inte minst viktigt är att kontakt tas med alla nyinflyttade i föreningen och att valberedningen har god kontakt med medlemmarna.

Uppföljning bland de nyvalda

Valberedningen bör några månader efter årsstämman ta kontakt med de nyvalda styrelseledamöterna för att kontrollera hur de blivit mottagna, och i vilken mån deras förväntningar på styrelseuppdraget stämmer överens med den verklighet som mött dem i styrelsen.
Motsvarande gäller dem som nominerats till övriga förtroendeposter. Inte minst när det gäller suppleanter, eftersom det sällan kommer fram annars vilket engagemang som finns där.
Valberedningen bör även intervjua ordföranden i styrelsen om hur de nya ledamöterna och suppleanterna funnit sig till rätta och på vilket sätt de involveras i styrelsearbetet.

På samma sätt är det att rekommendera att valberedningen undersöker orsaken till om en styrelseledamot, suppleant i styrelsen eller annan förtroendevald avsäger sig sitt uppdrag under löpande mandatperiod, så att valberedningen kan redovisa detta för medlemmarna.

Löpande information till medlemmarna

Valberedningen informerar alla medlemmar i ett tidigt skede om vilka av styrelsens ledamöter som står i tur att avgå, samt vilka fyllnadsval som kan behöva göras på grund av avsägelser.

Om en styrelseledamot, eller någon på en annan förtroendepost i föreningen, avser att inte fortsätta efter nästa val, eller avbryter sitt uppdrag med omedelbar verkan, så meddelar denna person (i första hand, i andra hand gör styrelsen detta) sitt beslut till valberedningen, som i sin tur ser till att detta snarast kommer medlemmarna till kännedom.

Om förändringar till nästa ordinarie stämma sker i valberedningens konstitution, eller om valberedningen avbryter sitt arbete, eller andra viktiga förändringar inträffar här, är i första hand valberedningen skyldig att informera medlemmarna om det inträffade. I andra hand är styrelsen skyldig att snarast tillse att medlemmarna får informationen.

En mycket viktig funktion för valberedningen är att, i samband med att valberedningen löpande kontrollerar att styrelsearbetet fungerar, också upplyser medlemmarna ifall valberedningen upptäcker att styrelsearbetet inte fungerar som det borde. Detta eftersom föreningen kan ta skada om det går för lång tid med brister i styrelsearbetet.

Valberedningen redovisar för medlemmarna hur styrelsearbetet fungerat och t.ex. hur deltagandet på styrelsemötena varit för de olika ledamöterna och suppleanterna. Valberedningen informerar även om hur arbetet fungerat mellan valberedning och styrelse, och om styrelsen underlättat valberedningens arbete på ett tillfredsställande sätt.
På motsvarande sätt redovisas revisorernas och övriga ledamöters arbete.

Presentera alla föreslagna namn

Valberedningen ska inför föreningsstämman presentera samtliga skriftliga och muntliga förslag som kommit in till valberedningen på medlemmar till olika förtroendeposter. Alltså inte enbart dem som valberedningen föreslår till val, utan samtliga som är föreslagna av medlemmarna. De som nomineras och föreslås till förtroendeuppdrag bör presenteras med namn och kompetens på stämman, på ett så objektivt och sakligt sätt som möjligt. Lämpligt är att valberedningen samtidigt motiverar varför just de föreslagnas kompetens behövs i styrelsearbetet.

Eftersom det förekommer att de som nominerats av olika anledningar hoppar av så är det viktigt att det finns flera alternativa förslag till respektive post.

Det är lämpligt att valberedningen försäkrar sig om att de föreslagna kandidaterna är närvarande vid stämman så att de kan ge en kort presentation av sig själva.

Det finns inga som helst hinder för en valberedning att nominera inom sig själva till olika förtroendeposter, men det är viktigt att detta då sker på ett förtroendeingivande sätt.

Det slutgiltiga resultatet av valberedningens arbete delas skriftligen ut i god tid före stämma där val/omval ska ske, och då samtidigt till alla medlemmar, inkl. styrelsen. Dvs när årsredovisningen delas ut till medlemmarna (i samband med kallelsen).
Valberedningen informerar då också om valberedningens sammansättning och hur valberedningsarbetet bedrivits under året (med hur många möten som hållits, etc).

Valberedningen kan även föreslå mötesordförande och protokollförare till årsstämman. Om stämman utser stämmoordförande och stämmosekreterare utanför styrelsen ger det bl.a. större möjligheter för styrelsen att agera friare under stämman.

Motiverade val

Valberedningen ska motivera varför de föreslår omval eller låter en styrelse sitta kvar oförändrad. Resonemanget grundar sig i att styrelsen ska vara väl rustad för att klara framtidens krav och utmaningar.
Anser valberedningen att den sittande styrelsen klarar dessa uppgifter måste den också på stämman inför medlemmarna motivera varför den inte väljer att föreslå nya ledamöter.
Nomineringar till övriga förtroendeposter ska motiveras på motsvarande sätt.

Resurser - Budget för valberedning & styrelsens roll

Om valberedningen ska ha en budget för sin verksamhet så bestäms nivån på denna budget när stämman utser valberedning. I samband med detta definieras vad budgeten kan och får användas till (kurser, medlemsfika, telefon, extern hjälp, etc). Hur dessa pengar använts redovisas sedan i detalj i årsredovisningen. Precis som att styrelsen stödjer valberedningen med löpande information om vilka som flyttar in i föreningen så ska styrelsen också tillhandahålla föreningens resurser (t.ex. lokaler och utskriftsmöjligheter) för valberedningen. Det är därför lämpligt att styrelsen upplåter styrelserummet till valberedarna för sitt arbete.

Styrelsen ansvarar för att medlemmarna upplyses på att bra sätt (via anslagstavlor, webbsajt, interntidning, direktutskick, etc) om vilka som ingår i valberedningen och hur ledamöterna i valberedningen kan kontaktas (telefon, e-post, etc.).

Styrelsen underlättar valberedningens arbete med t.ex. utskrifter av flygblad, upplåta lokal för möten, ge omedelbar information om vem som flyttat in i föreningen, o.dyl. Lämpligt är att styrelsen upplåter utrymme bl.a. på föreningens anslagstavlor, webbplats och i interntidning för det som valberedningen har att informera om.

HSB Malmös rekommendation

HSB Malmös rekommendation är att valberedningen ska bestå av 3 - 5 ledamöter, varav en är sammankallande, dock minst tre personer. Dels är det ett hanterligt antal, dels tillräckligt många för att representera en bred kontaktyta gentemot övriga medlemmar och styrelsen. Med minst tre ledamöter i valberedningen blir den dessutom inte lamslagen om någon i valberedningen flyttar från föreningen under verksamhetsåret.

Det är inte lämpligt att de som ingår i valberedningen även har uppdrag i styrelsen. Inte heller bör de med uppdrag som revisorer komma i fråga för valberedningen. Det är viktigt att beakta jäv och släktskapsförhållanden när valberedningen utses. Trovärdigheten i valberedningens arbete kan ifrågasättas om någon av ledamöterna i valberedningen är gift, sambo eller släkt med en styrelseledamot. Samma jävförhållande uppstår om barn till styrelseledamöter sitter i valberedningen, eller tvärtom. På samma sätt får det inte finnas några familje- eller släktförhållanden mellan revisorer och styrelseledamöter. Motiveringen är att det så långt det är möjligt ska vara en tydlig rågång mellan valberedningens ledamöter och styrelsen/revisorerna. Avgående styrelseledamot kan inte väljas till revisor vid samma årsstämma. Inte heller bör anställda på HSB eller annan som har förvaltningsuppdrag väljas till styrelse eller som revisor.

Valberedningens funktion är, vid sidan av att nominera styrelseledamöter och andra förtroendevalda, att hålla sig underrättad om styrelsens sätt att fungera och arbeta.
Valberedningen bildar sig en uppfattning om styrelsen utifrån en dialog med ordföranden och övriga ledamöter, samt utifrån hur föreningens medlemmar upplever styrelsens insatser. Valberedningen kan även närvara vid enstaka styrelsesammanträden för att se hur styrelsen fungerar. Valberedningen får komma överens med styrelsen hur närvaron ska ske.
Valberedningen bör årligen utvärdera sitt arbete. Lämpligen sker det på det första sammanträdet efter den ordinarie föreningsstämman, då valberedningen också lägger grunden för årets arbete.

Arvode till valberedningen

HSB Malmö rekommenderar att valberedningen ges ersättning för sitt arbete. En rimlig nivå på ersättningen är 25 - 50 % av ett basbelopp att fördela mellan valberedningens ledamöter. Motiveringen är att valberedningens arbete är omfattande och pågår under hela verksamhetsåret. Med ett rimligt arvode till valberedningen kan medlemmarna kräva en engagerad insats av valberedningens ledamöter.

I och med att valberedningen är arvoderad kan den bara utses av stämman.
Om någon hoppar av valberedningen så får denna person arvode endast för den tid som personen varit aktiv i valberedningen (av denna anledning är det lämpligt att arvoden utbetalas i efterskott, direkt efter avslutad mandatsperiod).

Kom gärna med synpunkter (i forumet).

I regelverket måste man ha med mer om hur valberedningen ska hantera avhopp från olika förtroendeuppdrag. Vad ska valberedningen göra om en ledamot i styrelsen hoppar av under uppdragets gång? I vilka lägen ska en extrastämma utlysas för att återsätta platser som blivit tomma i förtid, etc? Vad tycker du?

Ett annat problem som inte löses med ovanstående stöd för valberedningen är frågan om på vilka grunder en valberedning kan låta bli att nominera kandidater.
På HSB Malmös årsstämma 2007 framkom att två kandidater med uppenbart hög kompetens sållats bort av valberedningen utan förklaring. Alla medlemmar måste naturligtvis känna till vilka kriterier som prioriteras i samband med nomineringar.

Precis som för styrelsen så är det naturligtvis viktigt att det blir rotation inom valberedningen (inte minst eftersom det annars riskerar bli en form av styrning åt ett håll om samma valberedning sitter år efter år). Eftersom det inte finns någon valberedning till valberedningen så är det viktigt att det vid varje stämma diskuteras hur man bäst löpande byter ut personer i valberedningen.

För att effektivisera arbetet bland valberedarna är det naturligtvis viktigt att det finns ett gemensamt forum (t.ex. styrelsenätet) för alla valberedare där man kan tipsa och ge förslag.





Ofta tillsätts en valberedning i föreningen utan att varken valberedningen eller medlemmarna vet vad valberedningen egentligen ska göra, eller hur valberedningen ska utföra sitt arbete. Det finns mer att specificera än vad som görs här, men det är i alla fall en början.

Det är mycket viktigt att beskrivningen av valberedningens uppgifter förs in i föreningens stadgar så att det inte blir några missförstånd i framtiden och så att alla vet vad som gäller!

Det är egentligen inga konstigheter, utan det mesta som tas upp nedan är rena självklarheter. Det gäller bara att alla måste känna till vad som gäller så att det ska kunna fungera ordentligt med en valberedning.

Valberedningen har i grunden tre arbetsuppgifter;
  1. Samordna förslag på medlemmar till olika förtroendeposter.
  2. Fungera som en kontrollfunktion för att arbetet i styrelsen (etc) fungerar.
  3. Löpande & på stämma informera medlemmarna om valberedningens arbete och resultat.
Valberedningen är en samordnande enhet och en mycket viktig del av föreningens verksamhet. Ju bättre valberedningen sköter sina uppgifter desto bättre förutsättningar har föreningen i stort. Så se till att välja rätt personer till valberedningen. De måste vara engagerade och intresserade av sin förening.

SAMMANFATTNING

VALBEREDNINGENS FÖRUTSÄTTNINGAR
  1. Insatt i hur brf:ar fungerar, generellt såväl som den egna föreningen.

  2. Insatt i hur en styrelse ska arbeta på bästa sätt, med öppenhet & ärlighet.

  3. Kompetens om de poster som ska bemannas.

  4. Deltaga på för valberedningsarbetet kompetenshöjande kurser.

  5. Styrelsen får inte styra valberedningen.

  6. Styrelsen ska underlätta valberedningens arbete med lokaler samt kopiering av flygblad, etc.

FÖRE STÄMMAN
  1. Engagera föreningens medlemmar att nominera förtroendevalda och verka för att medlemmar ställer upp som förtroendevalda.

  2. Tydlig information varje år till medlemmarna om att skriftliga nomineringar ska vara valberedningen tillhanda senast vid angivet datum. Valberedningen har även efter denna tidpunkt rätt att föreslå kandidater.

  3. Hålla regelbundna, protokollförda, möten under året.
    Valberedningen ska ha minst tre protokollförda sammanträden per verksamhetsår.

  4. Valberedningens ledamöter ska få kallelse senast två veckor före valberedningsmöte.

  5. Valberedningen ska en långsiktig planering.

  6. Löpande under året aktivt söka efter medlemmar med kompetens och engagemang för de olika förtroendeposterna.

  7. Ta kontakt med alla nyinflyttade.

  8. Träffa aktuella kandidater;
    - Presentera arbetsuppgifter, och vad som krävs avseende kunskap, tidsåtgång och engagemang.
    - Presentera förening, organisation, arbetssätt.

  9. Undersöka alla eventuella former av jäv- och släktskapsförhållanden.
    Får ej finnas jäv- eller släktskapsförhållande särskilt mellan styrelse och revisorer.

  10. Eftersträva flera kandidater till varje post som ska tillsättas.

  11. Eftersträva allsidig bemanning i styrelse avseende ålder, yrkeserfarenhet och kompetens med jämn könsfördelning.

  12. Ge kandidater tid att komma fram till sitt beslut.

  13. Sätta sig in i;
    - styrelsens årsplan,
    - om adjugeringar förekommit i styrelsen,
    - styrelseledamöters och suppleanters närvarofrekvens,
    - föreningens stadgar.

  14. Hålla sig löpande uppdaterad om hur styrelsearbetet fungerar.

  15. Hålla sig löpande uppdaterad om styrelsens kompetens och engagemang, och att dessa stämmer överens med det behov som finns för att styra föreningens förvaltning på bästa sätt.

  16. Om förtroendevald avsagt sig sitt updrag undersöka skälet för detta.

  17. Om någon förtroendevald avsäger sig sitt uppdrag under sin mandatperiod ska i första hand valberedningen, med stöd av föreningens resurser och olika informationskanaler, utan onödig fördröjning informera medlemmarna om detta (om valberedningen inte kan/vill informera om detta så är det i andra hand styrelsens ansvar att medlemmarna snarast får information om detta).

  18. Löpande kontrollera att styrelsearbetet fungerar och hålla sig underrättad om styrelsens sätt att arbeta och fungera.

    Valberedningen ska sitta med på ett eller två styrelsemöten under året.

  19. Om det finns brister i styrelsearbetet är det valberedningens ansvar att, med stöd av föreningens resurser och olika informationskanaler, snarast informera medlemmarna om detta (om valberedningen inte kan/vill informera om detta så är det i andra hand styrelsens ansvar att medlemmarna snarast får information om detta).

  20. Skicka ut förslag på nominerade till alla medlemmar.
    - Vilka är nominerade?
    - Vem har nominerat vem?
    - Vilka är valberedningens förslag?
    - Vilka står i tur att avgå?
    - Vilka fyllnadsval behöver göras pga avhopp?
    - Förslag på arvoden till samtliga poster.

  21. Förtroendevalda som av valberedningen inte föreslagits för omval ska kontaktas innan stämman och informeras om möjligheten till avsägelse.

  22. Det slutgiltiga resultatet av valberedningens arbete delas ut skriftligen till alla medlemmar, i samband med kallelsen till stämman, senast två veckor före årsstämman.

  23. I det material som delas ut från valberedningen ska ingå hur valberedningen bedrivit sitt arbete under året (antal möten, etc), med eventuella förslag på förbättringar.

  24. Försäkra sig om att de nominerade är närvarande på stämman.

PÅ STÄMMAN
  1. Informera stämman vilka som står på tur att avgå.

  2. Föreslå förtroendevalda.

  3. Presentera samtliga skriftliga och muntliga förslag på kandidater som kommit in till valberedningen.

  4. Presentera samtliga nominerade med namn och kompetens på ett objektivt och sakligt sätt.

  5. Om någon förtroendevald avsagt sig sitt uppdrag, informera stämman om bakgrunden.

  6. Redovisa för stämman;
    - hur styrelsearbetet fungerat.
    - hur deltagandet på på styrelsemötena varit för ledamoter & suppleanter.
    - hur arbetet fungerat mellan styrelse och valberedning.

    - hur revisorernas arbete fungerat.
    - hur arbetet fungerat mellan revisorer och valberedning.

    - hur övriga förtroendevaldas arbete fungerat.
    - hur arbetet fungerat mellan övriga förtroendevalda och valberedning.

  7. Motivera varför de föreslagnas kompetens behövs i föreningen.

  8. Motivera varför valberedningen föreslår omval.
    Motivera varför valberedningen föreslår att de förtroendevalda ska sitta kvar.

  9. Valberedningen ska informera medlemmarna om eventuella jäv- och släktskapsförhållanden mellan de nominerade/förtroendevalda.

  10. Valberedningen lämnar förslag på arvoden och ersättningar till de olika förtroendevalda utom till valberedningen.

  11. Ta upp frågan om budget / resurser för att valberedningen ska kunna bedriva sitt arbete på bästa sätt.

  12. Presentera valberedningspolicy (tidplan, arbetsordning, etc) med förslag på förändringar och förbättringar.
    Ev. avvikelser från valberedningspolicy ska uttryckligen redovisas skriftligt för medlemmarna.

  13. Val av valberedning:
    - 3-5 ledamöter (minst 3), varav en sammankallande.
    - Ej någon som ingår i styrelsen eller föreningens revisorer som valberedare.
    - Jäv- och släktskapsförhållande ska beaktas.

    Avgående styrelseledamot kan ej väljas till revisor vid samma årsstämma.

    Anställda i den bostadsorganisation som föreningen tillhör bör ej väljas som styrelse och absolut inte som revisorer.

EFTER STÄMMAN
  1. Planera för hur årets arbete ska bedrivas.
    Efter årsmötet kallar valberedningen till ett första sammanträde, där valberedningen gör en tillbakablick över det gångna året samt går igenom arbetsuppgifter under den kommande verksamhetsperioden. Därefter gör valberedningen upp en arbetsplan.

  2. Utvärdera valberedningens arbete under föregående redovisningsår.

  3. Valberedningen bör inom sig utse en ersättare för sammankallande.

  4. Valberedningen utser inom sig en sekreterare/protokollförare vid varje möte.

  5. Uppföljning av nyvalda (hur har de blivit mottagna, etc).
    Intervjua styrelseordförande om hur nya ledamöter/suppleanter fungerar.

Läs mer om valberedningen i en brf;
Valberedningens bibel i brf

Intervjufrågor i brf - Vilka frågor ska valberedningen ställa?

Förslag på första skrivelse från valberedning till medlemmar - Mall
Valberedning - förslag på valberedningsskrivelse

Valberedningsinstruktion, mall - Handledning för valberedning - (Faktabanken)
Valberedningens uppgifter och regler
Valberedningens uppgifter och regelverk för valberedning
Riktlinjer för valberedningen i föreningens stadgar
Grundfel i bostadsrättslagen, eller dess tolkning? Tillägg

Valberedningens arbetsuppgifter?
Valberedningens befogenheter
Valberedningens rättigheter och skyldigheter i en brf?
Får valberedningen begära att läsa styrelseprotokoll?
Hjälp mig att utreda valberedningens/styrelsens funktion
Valberedningens ansvar

Intervju med styrelsen i föreningen
Frågor från valberedning till styrelse
Styrelsen ska inte försvåra för valberedningen

Vilka frågor bör ställas av valberedning till de kandidater som intervjuas av valberedning?

Ska valberedning välja bort kandidater?
Måste alla bli tillfrågade vid val till styrelse?

Ledamot uppe för omval - Valberedning fråga om ledamöter vill sitta kvar?

Ska valberedningen lägga fram arvoden och nivå? + mandattid för styrelsesuppleant

Valberedning föreslår sig själva
Kan medlem i valberedning föreslå sig själv?

Relationen valberedning/styrelse
Valberedningen och styrelseordförande
Styrelse vill styra valberedning
Ordförande och valberedning?
Påverka valberedningen
Kan suppleant i styrelsen gå in som valberedning?
Styrelseledamöter som är släkt med varandra

Avsätta ledamot i valberedning

Hela valberedningen har avgått
Valberedning saknas
Hur göra om valberedningen avgår under mandatperioden?

Välja in frånvarande medlem på årsstämma

Valberedning väljer att inte ta med nuvarande styrelse
Valberedningen föreslår nya ledamöter i styrelsen
Valberedning som gjort ett uselt arbete
Valberedningens objektivitet i brf




Kompletterande regelverk

Valberedningens uppgifter

Aktiv valberedning

En aktiv valberedning ska eftersträvas av förening såväl som av styrelse.

Sammankallande i valberedning

Vid ordinarie föreningsstämma utses en valberedning som ska arbeta med rekrytering av bl.a. tillträdande styrelseledamöter, för tiden intill dess nästa ordinarie föreningsstämma hållits. En ledamot utses till sammankallande i valberedningen.

Vem som är sammankallande utses på stämman när valberedning väljs (även vid omval).

Om den som är sammankallande i valberedningen hoppar av utser övriga i valberedningen en sammankallande inom sig (vilket medlemmarna omedelbart informeras om).

Arvode för valberedning

Arvode till valberedningen bestäms i samband med val av valberedning (även vid omval).

Valberedningen väljs på ett år och får sitt arvode i efterskott.

Den som hoppar av valberedningen får arvode endast för den tid som personen varit aktiv i valberedningen.

Budget för valberedning

Om valberedningen ska ha en budget för sin verksamhet så bestäms storleken på denna budget i samband med val av valberedning (även vid omval). I samband med detta definieras vad budgeten kan och får användas till.

Hur dessa pengar använts redovisas sedan i detalj i årsredovisningen.

Vem får ingå i en valberedning?

Endast medlem som fysiskt bor i föreningen får ingå i valberedningen.

De som ingår i en valberedning får inte ha några kopplingar till styrelsen (familj eller släkt) eller själv ha något annat förtroendeuppdrag i föreningen.

En valberedning tillsätts (och avsätts) av medlemmarna (aldrig av styrelsen) på stämma.

Hur ska valberedningen arbeta?

En valberedning får inte samarbeta med styrelsen i val av medlemmar till olika förtroendeposter. Valberedningen ska arbeta helt självständigt och fristående från styrelsen!

En styrelse får aldrig ges någon förhandsinformation från valberedningen. Det valberedningen har att berätta måste de göra samtidigt för alla medlemmar.

Valberedningen får aldrig under några omständigheter exkludera något förslag som kommit till valberedningen. Alla skriftliga eller muntliga förslag till valberedningen på medlemmar till olika förtroendeposter ska ovillkorligen redovisas av valberedningen för medlemmarna. Det får inte förekomma något hemlighetsmakeri.

Valberedningen får inte lägga något personligt tyckande i sin redovisning till medlemmarna av de förslag som kommit in. Valberedningen ska enbart redovisa rena fakta på ett objektivt sätt!

En valberednings uppgift är inte att behandla information och ge sina personliga åsikter, utan valberedningen ska enbart förmedla information i form av fakta och sanningar.

Valberedningen ska kontakta nyinflyttade medlemmar och informera vad det innebär att bo i en bostadsrättsförening samt vad ett styrelseuppdrag innebär. De ska därför ha ett bra informationsmaterial om föreningens verksamhet och vad styrelsearbetet innebär. Detta informationsmaterial ska styrelsen se till att valberedningen har till sitt förfogande och att detta material alltid uppdateras vid behov.

Valberedningen tar kontakt med alla nyinflyttade medlemmar (med stöd av löpande information från styrelsen om vilka som flyttar in) för att undersöka om nyinflyttade skulle kunna tänka sig en förtroendepost inom föreningen.

Valberedningen ska skriftligen, före stämma där val ska förekomma, redovisa alla förslag som kommit in till valberedningen.

Det är inte meningen att valberedningen ska hemlighålla några uppgifter, utan det som valberedningen fått kännedom om är information som samtliga medlemmar måste få ta del av i oredigerad form. Valberedningen får under inga omständigheter bli ännu en maktfaktor i föreningen (som då i så fall bara skapar mer problem och mindre demokrati).

Granska styrelsens arbete för medlemmarnas räkning

Valberedningen ska, om inte styrelsen gör det, verka för att nödvändigt förbättringsarbete kommer till stånd. Valberedningens arbete pågår parallellt med styrelsens arbete under hela året. Med egna protokollförda möten. Valberedningens nyckelfunktion är att för medlemmarnas räkning analysera hur styrelsen utför sitt arbete med bl a att följa sin årsplan.

Valberedningen ska även regelbundet hålla kontakt med styrelsens ledamöter och minst en gång per år träffas och diskutera hur arbetet fortskrider. Om valberedningen misstänker att styrelsearbetet inte fungerar riktigt som det ska så är valberedningen skyldig att detaljerat och skriftligen informera medlemmarna om detta.

De som väljs till att sitta i valberedningen ska inneha kunskap om vad styrelsens arbete innebär samt kunna informera om vad styrelsearbete innebär till övriga medlemmar. De ska också fokusera på att styrelsens ledamöter upprätthåller bästa möjliga sammansättning vad gäller:
- Formell kunskap och kompetens inom verksamhetens olika områden
- Social kompetens (vältalig, ej för passivt eller maktfullkomligt beteende)
- Engagemang och ansvar (brinner för att försöka förbättra verksamheten)
- Köns och åldersfördelning (en bra mix skapar en bra stämning/atmosfär)

När ska valberedningen vara verksam?

Valberedningen är verksam under hela året (och alltså inte t.ex. bara en viss period före årsstämman).

Löpande information till medlemmarna

Valberedningen ska minst en gång per år informera medlemmarna om hur arbetet fortskrider. Om viktiga förändringar sker i valberedningens arbete ska detta informeras till medlemmarna. Valberedningen fungerar som en mellanhand mellan medlemmar och styrelse varför medlemmarna kan framföra sina synpunkter till valberedningen, som sedan ska ta upp detta på sina möten med styrelsen.

Valberedningens kontakt med styrelse

Ett par gånger om året (2 till 4 gånger) är valberedning och styrelsens alla ledamöter (helst även med samtliga suppleanter) skyldiga att träffas personligen och i grupp för att diskutera om ledamöterna är nöjda med hur arbetet i styrelsen fortlöper och om samarbetet mellan ledamöterna fungerar. Styrelsens ordförande är sammankallande till dessa möten (vilket kan ske på uppmaning av den som är sammankallande i valberedningen, då styrelsen är skyldig att följa denna uppmaning).

Valberedningen har också rätt att vid behov ta kontakt personligen med enskilda ledamöter och suppleanter för att utröna om allt fungerar som det ska i styrelsen. Utfallet från dessa möten och kontakter ska snarast via valberedningen informeras medlemmarna skriftligen.

Om valberedningen misstänker att styrelsearbetet inte fungerar riktigt som det ska så är valberedningen skyldig att detaljerat informera medlemmarna om detta skriftligen.

Styrelsens skyldigheter

Styrelsen är skyldig att underlätta valberedningens arbete med t.ex. utskrifter av flygblad, upplåta lokal för möten, ge omedelbar information om vem som flyttat in i föreningen, o.dyl.

Det är styrelsens uppgift att tydligt, på alla sätt som är möjliga, se till så att alla medlemmar vet vem som ingår i valberedningen (via anslagstavlor, webbsajt, informationsutskick, etc) och hur valberedningen kontaktas.

Det valberedningen har att informera om måste styrelsen upplåta plats för på styrelsens webbsajt (styrelsen får avgöra om styrelsen själv - då utan fördröjning - ska lägga ut informationen eller om de vill överlåta detta till valberedningen).

Styrelsen får inte censurera någon information från valberedningen.

Om en styrelseledamot, eller någon på en annan förtroendepost i föreningen, avser att inte fortsätta efter nästa val så meddelar denna person (i första hand, i andra hand gör styrelsen detta) sitt beslut till valberedningen, som i sin tur ser till att detta snarast kommer medlemmarna till kännedom.

Det är viktigt att styrelsen (via mötesordförande) noga informerar medlemmarna om att vilken medlem som helst kan föreslå sig själv eller vilken annan medlem som helst på stämman, och man behöver inte gå via valberedningen om man inte vill.
Valberedningen är endast en samordnande enhet.

Informera om avhopp/förändringar i valberedning

Om förändringar till nästa ordinarie stämma sker i valberedningens konstitution, eller om valberedningen avbryter sitt arbete, eller andra viktiga förändringar inträffar här, är i första hand valberedningen skyldig att informera medlemmarna om det inträffade. I andra hand är styrelsen skyldig att snarast tillse att medlemmarna får informationen.

Information om avhopp från andra förtroendeposter

Det är i första hand styrelsens uppgift att informera om varje förändring som sker bland de förtroendeposter som finns i föreningen, men valberedningen måste också komplettera denna information till medlemmarna, eftersom det påverkar valberedningens arbete.

Likväl som att ledamöter kan hoppa av när de vill så kan naturligtvis medlemmarna t.ex. avbryta ledamöters uppdrag i styrelsen, om medlemmarna inte är nöjda med styrelsens prestation. Detta alltså oavsett hur lång tid en ledamot sitter på i styrelsen.

Kontakt mellan medlemmar och valberedning

Precis som på stämman så kan enskilda medlemmar till valberedningen föreslå andra medlemmar eller själv anmäla sitt intresse till de olika förtroendeposterna i föreningen.

Valberedningen fungerar som en kompletterande mellanhand mellan medlemmarna och styrelsen, varför medlemmarna kan framföra sina synpunkter till valberedningen, som sedan tar upp detta på sina möten med styrelsen.

Redovisning

Valberedningen redovisar på stämman;
  • hur valberedningen arbetat under året,
  • vad resultatet blivit.
Denna redovisning sker i början av varje punkt i stämmans dagordning för val av medlemmar på förtroendeposter.

Bakgrund till ovanstående text

Jag har ingen källa till vad jag skrivit på denna sida om valberedningen. Det finns i praktiken ingen definition av vad en valberedning ska syssla med, så vad jag skrivit här är bara mitt förslag utefter hur jag personligen skulle vilja att det fungerade. Det står naturligtvis fritt för varje förening att modifiera arbetsbeskrivningen utefter hur den vill att det ska fungera. Men det kan ju ibland vara bra att ha något att utgå från, och om man då vill ha detta kan man utgå från mitt förslag här.


Not.
Jämför HSB Malmös simpla valberedningspolicy.

I HSB:s kod för föreningsstyrning så nämns följande om valberedningens arbete;
  1. Genom väl fungerande valberedning ska lämpliga personer föreslås som förtroendevalda.
  2. HSBs målsättning är att alla medlemmarna ska känna till hur de går tillväga för att utöva inflytandet och ha kunskap om de formella vägar som finns dvs stämmor, motioner, val av valberedning och val av styrelse.
  3. 1.3.1 Föreningens valberedning ska lämna förslag till ordförande för ordinarie föreningsstämma. Förslaget ska presenteras i kallelsen till stämman samt av valberedningen vid stämman.

  4. 2 Tillsättning av styrelse och revisor
    Föreningsstämmans beslut om tillsättning av styrelse respektive revisorer bör beredas genom en av medlemmarna styrd, strukturerad och transparent process, som ger alla medlemmar möjlighet att ge sin syn på och lämna förslag i respektive fråga och som skapar goda förutsättningar för väl underbyggda beslut.
    2.1 Valberedning
    Valberedningen är föreningsstämmans organ för beredning av stämmans beslut i tillsättningsfrågor med syfte att skapa ett bra underlag för stämmans behandling av dessa ärenden.
    2.1.1 Föreningen ska ha en valberedning som representerar föreningens medlemmar. Föreningsstämman ska utse valberedningens ledamöter, en av ledamöterna utses till sammankallande. Stämmans beslut ska innefatta förfarande för att vid behov ersätta ledamot som lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört.
    Det ska finnas en instruktion för valberedningens arbete.
    2.1.2 Valberedningen ska ha minst tre ledamöter. En ledamot utses till sammankallande. Styrelseledamöter eller verkställande direktören ska inte vara ledamot av valberedningen.
    2.1.3 Föreningen ska senast sex månader före ordinarie föreningsstämma ange namnen på ledamöterna i valberedningen. Informationen ska återfinnas på föreningens hemsida. Där skall även anges hur medlemmarna kan lämna förslag till valberedningen och vid vilken tidpunkt förslaget måste ha nått valberedningen för att med säkerhet kunna behandlas av valberedningen inför föreningsstämman.

  5. 2.2 Tillsättning av styrelse
    2.2.1 Valberedningen ska lämna förslag på ledamöter i styrelsen och förslag på styrelseordföranden.
    Valberedningen ska också lämna förslag på styrelsearvode uppdelat mellan ordförande och övriga ledamöter.
    2.2.2 Som underlag för sina förslag ska valberedningen
    - bedöma i vilken grad den nuvarande styrelsen uppfyller de krav som kommer att ställas på styrelsen till följd av föreningens läge och framtida inriktning, bl.a. genom att ta del av resultatet av den utvärdering av styrelsen som har skett (mot bakgrund av den information som kan behöva ges till valberedningens ledamöter kan föreningen ha skäl att överväga behovet av sekretessförbindelser som syftar till att undanröja risk för att sådan information sprids selektivt i medlemskretsen),
    - fastställa kravprofiler för den eller de nya ledamöter som enligt denna bedömning behöver rekryteras, samt
    - genomföra en systematisk procedur för att söka kandidater till de styrelseposter som ska fyllas, varvid förslag som inkommit från medlemmar ska beaktas.
    2.2.3 Valberedningen ska informera kandidaterna om de utbildningskrav som finns inom HSB. Styrelsens utbildningskrav beskrivs i 6.1.1, 6.1.2 och 6.2.3.
    2.2.4 Valberedningens förslag ska presenteras i kallelsen till föreningsstämman och på föreningens hemsida. I anslutning till att kallelsen utfärdas ska på föreningens hemsida för styrelseledamot som föreslås för nyval eller omval anges:
    - ålder samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet,
    - uppdrag i föreningen och andra väsentliga uppdrag,
    - vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen, samt
    - övriga uppgifter som kan vara av betydelse för medlemmarna vid be dömningen av den föreslagna ledamotens kompetens och oberoende.
    En redogörelse för hur valberedningen har bedrivit sitt arbete ska lämnas på hemsidan.
    2.2.5 Valberedningen ska på föreningsstämman presentera och motivera sina förslag, varvid särskild motivering ska ges om ingen förnyelse av styrelsen föreslås. Valberedningen ska också lämna en redogörelse för hur dess arbete har bedrivits.
    2.2.6 Person föreslagen för inval i styrelsen ska såvitt möjligt närvara på stämman för att kunna presentera sig och svara på frågor från medlemmarna.
    2.2.7 Föreningsstämman ska besluta om styrelsearvode och samtliga övriga ersättningar för styrelsearbetet med uppdelning mellan ordförande och övriga ledamöter i styrelsen.
    2.2.8 Om styrelsen adjungerat ledamöter till styrelsen ska det redovisas i föreningens årsredovisning.

  6. 2.3 Tillsättning av revisor
    2.3.1 Förslag till tillsättning av revisor ska lämnas av föreningens valberedning. Därutöver skall en revisor utses av HSB Riksförbund.
    2.3.2 Valberedningen ska lämna förslag till val och arvodering av revisor. Förslaget ska presenteras i kallelsen till föreningsstämman och på föreningens hemsida.
    2.3.3 I anslutning till att kallelsen till föreningsstämman utfärdas ska information om förhållanden som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna revisorns kompetens och oberoende lämnas på föreningens hemsida. Informationen ska innefatta omfattningen av den föreslagna revisorns tjänster till föreningen utöver revision under de senaste tre åren samt, vid omval, vilket år revisorn valdes och hur länge revisorn innehaft uppdraget. En redogörelse för hur valberedningen har bedrivit sitt arbete ska lämnas på hemsidan.
    2.3.4 Valberedningen ska på stämman presentera och motivera sina förslag samt lämna en redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits.
    2.3.5 Föreslagen revisor ska närvara på stämman för att kunna presentera sig och svara på frågor från medlemmarna.

  7. Ordföranden skall särskilt
    se till att styrelsens arbete årligen utvärderas och att valberedningen informeras om resultatet av utvärderingen.
Verkligen inte mycket till regelverk för valberedningen, men det är vad HSB-organisationen lyckats ta fram efter några års arbete med detta.



Tipsa en vän

Skriv till media ! NU !!!


FORUM

Tycker du att ovanstående regler är bra?
Saknar du något eller vill du ändra något?
Om du har några synpunkter eller frågor om valberedningen, diskutera dessa i forumet.

Vad fungerar bra/dåligt i din förening?

Om du har några synpunkter om din brf, om din bostadsorganisation (HSB, Riksbyggen, SBC) eller frågor om att bo i bostadsrätt, dela gärna med dig av dessa genom att klicka här!
Senaste inlägg
(rss-reader för Google Chrome)




Sök på denna sajt om bostadsrätter.
Relevans Datum

  " LÄNKAR TILL WEBBSIDOR OM HSB & BRF "  
Huvudsida
HSB:s normalstadgar - enbart för att skydda HSB och styrelse?   Vad innebär det att inte bevilja styrelsen ansvarsfrihet?
Sveriges bästa brf-stadgar   Vad får styrelsen besluta om?
NY FÖRENINGSLAG!   Arbetsordning för styrelse
Länkar till lagar och föreskrifter   Budord för styrelsen
Utträde ur HSB   Vilken kompetens behövs i en styrelse?
Anmälan till hyresnämnden   Valberedning
Andrahandsuthyrning   Hur skriver man en motion?
Överlåtelse av bostadsrätt   Exempel på motioner till ett årsmöte
Försäljning av bostadsrätt   Motioner HSB 2009
Vad gäller avseende vattenledningsskada?   HSB Malmös årsstämma 2009
Utdrag ur lägenhetsregister   Klander HSB årsstämma 2008
Vem ansvarar för vad?   Information till medlemmarna
Vad gäller avseende p-plats?   Offert badrumsrenovering
Vem får närvara på stämman?   Certifiering av bostadsrätt
Stämma, närvarostatistik   Länkar till bostadsrättsföreningar
Årsredovisningen   SDS om bostadsrätter
Arvode brf-styrelse - Per lgh   DN Bostad - Håll koll på styrelsen
Arvode HSB Malmö   DN Bostad - Samarbete är nödvändigt
Vicevärdens uppgifter   SVD - Talibanstyre & maktlösa medlemmar
BoRevision - en fara för din förening   SDS-Föreningar tar ut pengar från HSB
Värme och ventilation   HSB Malmö skandalen
Styrelsen varnar !!!   Frågor till HSB/Riksbyggen
Exempel på hur medlemmar behandlas   Hur HSB i Sverige svarar på frågor
Exempel på protokoll från årsmöte   HSB Riksförbund
Justering av ovanstående protokoll   Vilka är de ansvariga?
Vår Bostad   Vad är HSB bra för?
Dagordning - lagbrott   Föreningar som censurerar bort kritik
Byte av stamrör   Hur en årsstämma kan gå till
 

Om boendet i en brf

Riksbyggen
Se länkar ovan


*-¨)
¸.*´ ¸.*´¨) ¸.•*¨)
(¸.•´ (¸.•´ ¸.•´
.•´ ¸.•*`•-»
(_¸.•*

Bredband / ADSL - Sanningen om Sveriges internetleverantörer !


©2009 - Uppdaterad 2013-01-11 Stockholm • Göteborg • Malmö