Valberedningsinstruktion, mall - Handledning för valberedning

[Admin]

Här nedan följer ett förslag på valberedningspolicy för valberedningen i en bostadsrättsförening.

HANDLEDNING FÖR VALBEREDNING

1. Valberedning i bostadsrättsföreningen
Enligt bostadsrättsföreningens stadgar (§24) ska årsstämman välja en valberedning med uppgift att förbereda de val som ska göras på nästkommande årsstämma.

En aktiv valberedning arbetar för att medlemmarna ska komma med förslag på personer som kan vara lämpliga styrelseledamöter och övriga förtroendevalda.

Det är viktigt att så många nomineringar som möjligt kommer in från medlemmarna så att det kan ske ett urval istället för att det räcker med att ställa upp för att bli invald.

Valberedningens arbete är viktigt eftersom det utgör en av grundförutsättningarna för att BRF __________________ ska fungera bra, med en väl sammansatt styrelse som skapar förutsättningar för att kunna arbeta effektivt och genomföra verksamheten.

Hur införs valberedningar?
Valberedningen är ett föreningsorgan valt av medlemmarna på årsmötet. Det är bostadsrättsföreningens årsstämma som väljer vilka som ska ingå i valberedningen och dess storlek. Mandattiden sträcker sig från årsstämma till årsstämma.

Valberedningens storlek kan variera beroende på föreningens storlek. En av ledamöterna utses som sammankallande.

Valberedningen ska stå fritt från styrelsen, men de som väljs till valberedning ska ha god kontakt med styrelsen såväl som med medlemmarna, samt skaffa sig god kunskap om föreningens aktuella verksamhet. De ska också informera sig om styrelsens årsplan och vara förtrogna med föreningens stadgar (se vidare under avsnitt 3 och 5).


Valberedningen ska vara objektiv och alltid se till föreningens bästa.

Valberedningens arbete över tid syftar till att;

• ge ökad möjlighet till en jämnare köns- och intresserepresentation
• ge förtroendevalda/nominerade möjlighet att utan tidspress överväga sitt intresse
• det inte ska uppstå vakuum och kandidatbrist då valen ska förrättas på årsstämman.

Valberedningen förbereder
Det är viktigt att det framhålls till medlemmarna att det inte är valberedningen som väljer styrelsen. Valberedningens uppgift består i att förbereda valet och därmed förhindra ogenomtänkta och plötsliga val på stämman.

Valet sker av medlemmarna på stämman oavsett valberedningens förslag till styrelse och andra förtroendeposter. Valberedningen presenterar ett förslag till årsstämman. När det är dags för val är medlemmarna fria att föreslå andra kandidater.

Genomtänkta val på årsstämman
De av valberedningen föreslagna kandidaterna till olika förtroendeuppdrag bör få en grundlig information om uppdragets innebörd innan de väljs.
Denna information till kandidaterna ska utgå från en mall som tagits fram av föreningen.

Medlemmarna ska försäkra sig om att de som ställer upp har ett verkligt intresse för uppdraget och får en inblick i villkoren att företräda en större grupp.
Medlemmarna ska framför allt informeras om kandidaternas kunskaper, erfarenhet och tidigare visat engagemang som kan vara till nytta för föreningen.

2. Vad en valberedning ska känna till

Vem är valbar till posten styrelseledamot / Vem kan vara styrelseledamot?
Valbar till styrelsen är varje myndig person som är medlem i föreningen.
Styrelseledamot i en bostadsrättsförening behöver inte vara svensk medborgare.

Valbar till styrelseledamot och styrelsesuppleant är enligt bostadsrättslagen dessutom den som är make, alternativt sambo som stadigvarande sammanbor med medlem i bostadsrättsföreningen, även om maken eller sambon inte är medlem i föreningen.

I bostadsrättsföreningens stadgar begränsas inte vem som kan väljas, vilket innebär att även utomstående (dvs ej i föreningen boende) person kan väljas till styrelseledamot av stämman (det rekommenderas att det uttryckligen skrivs in i stadgarna att utomstående kan väljas till styrelsen).

Om en juridisk person är medlem i föreningen kan även en ledamot av styrelsen för den juridiska personen eller medlem däri vara ledamot. Inom HSB är normalt HSB-föreningen (på regionalnivå) medlem i bostadsrättsföreningen, vilket betyder att det räcker att en person är medlem i HSB-föreningen för att denne ska kunna väljas som ledamot.

Enligt lagen om ekonomiska föreningar är huvudregeln att ledamöterna ska vara medlemmar i föreningen om inte stadgarna i särskilt angivna fall tillåter annat.
Se stadgar §26, samt bostadsrättslagen 9 kap 12§, och 6 kap i lagen om ekonomiska föreningar 6.

Lagen tillåter även en person som, utan att själv vara medlem, är ställföreträdare för en medlem att vara ledamot. Ställföreträdare kan t.ex. vara någon som är förmyndare för ett omyndigt barn.

Ett annat krav är att minst hälften av bostadsrättsföreningens ledamöter måste vara bosatta i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Antal ledamöter i styrelsen
Av lagen om ekonomiska föreningar (och HSB:s normalstadgar) framgår att antalet styrelseledamöter måste vara minst tre till antalet. I annat fall kan Bolagsverket besluta att föreningen ska gå i likvidation.

Vem är valbar till posten revisor?
Samma regler gäller för revisor. Det får inte finnas några familje- eller släktförhållanden mellan revisorer och styrelseledamöter.
Det bör inte finnas någon form av personlig relation (t ex sambo/särbo) mellan någon styrelseledamot och revisor.
Avgående styrelseledamot kan inte väljas till revisor vid samma årsstämma. Inte heller vara anställd av föreningen.

Se stadgar, §30.

Viktig information till stämman
Valberedningen ska informera medlemmarna om de eventuella relationer som finns mellan förtroendevalda/kandidater som valberedningen har kännedom om (bl a genom att fråga förtroendevalda/kandidater om detta).

Vilka ska väljas?
Det framgår av protokollet från senaste årsstämman (och ev. stämma för fyllnadsval) vilka som står i tur att avgå.
Ledamöterna och suppleanterna väljs för 1 eller 2 år och avgår växelvis.
Revisor och en revisorsuppleant ska också väljas. Deras mandattid är ett år.

Val av valberedning är speciell eftersom det inte finns någon valberedning för valberedningen.
Styrelseledamöter är inte valbara till valberedningen.

3. Valberedningens nomineringsarbete inför årsstämman
Förslagsvis två till tre månader före stämman ska valberedningen träffas för att gemensamt besluta om arbetsordning fram till årsstämman.
Det är dock viktigt att valberedningen arbetar under hela året.

Ledamöterna i valberedningen ska inför nomineringsarbetet inventera föreningens behov av nya ledamöter samt genom diskussioner med förtroendevalda skaffa sig en bild över hur föreningsarbetet fungerar. Under denna period är det lämpligt att valberedningen också deltar vid styrelsemöte som styrelsen bjuder in till (se vidare under avsnitt 5, Månad 9).

I arbetet för valberedningen ingår bl.a:

• kartlägga vilka förtroendevalda som är avgående
• ta reda på vilka som ej ställer upp på omval (i god tid före årsmötet ska valberedningen fråga styrelseledamöter och lekmannarevisorer, inte bara de vars mandattid går ut, om de önskar kandidera för en ny period/fortsätta)
• kontrollera om styrelsen har förslag på nya arbetsgrupper o.dyl.
• informera medlemmarna om vilka som sitter i valberedningen och hur de kontaktas
• inventera hos medlemmarna om intresse finns att kandidera
• begära av medlemmarna att de föreslår kandidater
• kontrollera att föreslagna kandidater är tillfrågade och villiga att ställa upp samt att de är informerade om uppdragets innebörd
• bearbeta nomineringarna och arbeta fram ett förslag

Valberedningens förslag ska distribueras till medlemmarna senast en vecka innan stämman, med bl a information om vilka som avböjer omval och vilka som önskar kandidera för en ny period.

4. Valberedningens roll på årsstämman
Valberedningen redogör på stämman för vilka nomineringar som inkommit samt hur man kommit fram till de föreslagna kandidaterna. Det är lämpligt att valberedningen försäkrar sig om att de föreslagna kandidaterna är närvarande vid stämman så att de kan presentera sig själva.

Valberedningen bestämmer i samråd med varanda vem som ska föredra förslaget på årsstämman.

De kandidater som inte kan närvara, men som önskar bli invalda som ledamot eller suppleant, ska lämna in en skriftlig fullmakt till valberedningen.

För att effektivisera stämman
Det är lämpligt att valberedningen föreslår mötesordförande för stämman. Styrelsen ska därför i god tid innan stämman, till valberedningen, lämna sina förslag på neutral/opartisk mötesordförande, och det är lämpligt att enskilda medlemmar också gör detta.

Valberedningen lämnar också på stämman förslag på arvode för de förtroendevalda tillsammans med motivering.

5. Förslag på tidplan och arbetssätt för valberedning
Månad 0-1
Årsstämma. Valberedning utses. Valberedningens ledamöter träffas för att planera sitt arbete.

Månad 1-9
Valberedningens ledamöter skaffar sig information om hur arbetet i styrelsen och arbetsgrupper fungerar genom närvaro på styrelsemöten som styrelsen bjuder in till. Valberedningen undersöker dessutom vilka medlemmar som finns att tillgå för framtida förtroendeuppdrag.

Månad 9
Valberedningen undersöker vilka förtroendeuppdrag som ska tillsättas. Vidare undersöker valberedningen om styrelsen har för avsikt att tillsätta någon eller några nya arbetsgrupper. Medlemmarna informeras om den förestående stämman samt ges möjlighet att föreslå kandidater.

Månad 9-12
Valberedningen arbetar internt med kandidatnomineringen.
När valberedningen fått in förslag träffar de tänkbara kandidater. Valberedningen pratar med var och en och hör efter hur han/hon ställer sig till att bli vald till ett förtroendeuppdrag inom föreningen.

Senast en vecka före stämman går valberedningen ut och och informerar medlemmarna om valberedningens förslag.
Valberedningens förslag kan också delas ut på stämman.

Månad 12
Årsstämma. Valberedningen presenterar sitt förslag.

I valberedningens förslag presenteras de utvalda med en kort, och för uppgiften relevant, bakgrund.

I samband med presentationen kan valberedningen också informera om vilka personer som i övrigt föreslagits till valberedningen. Dessa är därmed inte nominerade av valberedningen, men den medlem som vill föreslå andra personer än de som valberedningen förordar, har sin fulla rätt att göra det.


6. Styrelsens skyldigheter i förhållande till valberedningen

Styrelsen är skyldig att bjuda in hela valberedningen på minst ett styrelsemöte under redovisningsåret, där tidpunkt för detta sker i samråd mellan valberedning och styrelse.

1. Valberedningen ska ha ha fri tillgång till lokal för valberedningsarbete (t ex styrelserum) under de perioder detta behövs utan att behöva be om nyckel/tillträde varje gång.
2. Valberedningen ska av styrelsen erhålla lista över nyinflyttade i god tid inför stämma där val ska ske.
3. Om valberedningen inför valberedningsarbetet önskar erhålla kopior av röstlängder för de senaste årens stämmor och stämmoprotokoll ska valberedningen snarast erhålla detta.
4. Valberedningen ska ha tillgång till trappuppgångar och källare i alla hus (genom taggar).
5. Valberedningen ska ha en av styrelsen utsedd primär kontaktperson bland styrelseledamöterna (ej suppleant).
   Denna person utses årligen i samband med konstituering av styrelsen och ändras i samråd med valberedningen som också informeras på vilken epost kontaktpersonen kan nås av valberedningen.

Resurser som valberedningen har till sitt förfogande
Styrelsen är skyldig att låta valberedningen kopiera upp flygblad och hålla med lokal för valberedningen, utan kostnad för de enskilda medlemmarna i valberedningen. Lämpligen tilldelas valberedningen en pott pengar för mindre möteskostnader och annat som behövs.

7. Löpande uppdatering av valberedningsinstruktion

Instruktionen för valberedningen ska fastställas av stämman, och är föremål för löpande revidering på varje årsstämma under punkten i dagordningen; "Val av valberedning".

-----------------------------------------------

Ovanstående valberedningsinstruktion kan sedan förbättras och anpassas för den egna bostadsrättsföreningens speciella behov och önskemål. Diskutera gärna denna instruktion för valberedningen här i forumet.

Här följer några punkter som kan omformuleras och föras in i ovanstående valberedningsinstruktion;

• När punkten val av valberedning kommer upp på årsmötet gäller fri nominering. Medlemmarna får rösta utifrån de förslag som kommer upp.
• Skulle någon i valberedningen bli aktuell som kandidat till styrelse- eller revisorpost, ska denna valberedare genast kliva av sitt uppdrag i valberedningen. Detta eftersom det inte är att betrakta som etiskt rätt att inneha en post där man föreslår sig själv.
• Utöver de nomineringar som görs av medlemmarna kan valberedningen komma med egna kandidatförslag.

Det finns säkert mer att tänka på. Kom gärna med förslag och tips!


I delforumet Motioner, årsredovisning, årsstämma, extrastämma finns ett antal trådar om valberedningen.

Valberedningens bibel i brf - Ny

Intervjufrågor i brf - Vilka frågor ska valberedningen ställa? - Ny


Läs mer om valberedningen i en brf;
Förslag på första skrivelse från valberedning till medlemmar - Mall - Valberedning bör mellan stämmorna skicka ut minst två skrivelser till föreningens medlemmar

Valberedning - förslag på valberedningsskrivelse och valberedningens uppgifter i föreningen med handledning för valberedning, etc.

Valberedningsinstruktion, mall - Handledning för valberedning - Policy för valberedning i en bostadsrättsförening (Faktabanken)

Riktlinjer för valberedning - Handledning (omfattande) och policy för valberedning i brf med rättigheter och skyldigheter
Valberedningens uppgifter & regler - Förslag till arbetsuppgifter för valberedning i brf. Valberedningens uppgift. Policy med skyldigheter. Motion
Valberedningens uppgifter och regelverk för valberedning - Valberedningens roll. Motion
Riktlinjer för valberedningen i föreningens stadgar - Förslag till riktlinjer för valberedning att lägga in i stadgar, eller som valberedningspolicy
Grundfel i bostadsrättslagen, eller dess tolkning? Tillägg - Handledning för valberedning i bostadsrättsförening

Instruktion för valberedning i HSB Malmö - Valberedningspolicy, exempel (tidigare mall från HSB Malmö)
Valberedningspolicy - Motioner till HSB Malmö om policy för valberedningen och valberedningens arbete. Motioner

Valberedningens arbetsuppgifter? - Hur fungerar en valberedning? Vad gör man i en valberedning? Riktlinjer och policy.
Valberedningens befogenheter - Valberedning som kontrollorgan. Har valberedningen rätt att granska styrelsen?
Valberedningens rättigheter och skyldigheter i en brf? - Valberedningens rätt till styrelseprotokoll och att närvara på styrelsemöte.
Får valberedningen begära att läsa styrelseprotokoll? - Har valberedning rätt att läsa styrelsens protokoll?
Hjälp mig att utreda valberedningens/styrelsens funktion - Vem tillsätter ny valberedare eller ledamot om dessa hoppar av sitt uppdrag? Vad göra om ledamot i styrelse hoppar av?
Valberedningens ansvar - Valberedning svarar inför föreningsstämman och inte inför styrelsen

Intervju med styrelsen i föreningen - Är styrelsen skyldig att underlätta valberedningens arbete? Motion
Frågor från valberedning till styrelse - Frågor som styrelsen måste svara valberedningen på. Vilka suppleanter har kallats till vilka möten, etc. Motion
Styrelsen ska inte försvåra för valberedningen - Nyval av valberedning. Motion

Vilka frågor bör ställas av valberedning till de kandidater som intervjuas av valberedning?

Ska valberedning välja bort kandidater? - Valberedningens förslag. Behöver valberedning redovisa vilka som nominerats?
Måste alla bli tillfrågade vid val till styrelse? - Styrelse selekterar ut dem som styrelsen vill ska ingå i styrelsen

Ledamot uppe för omval - Valberedning fråga om ledamöter vill sitta kvar? - Ska valberedningen fråga varje förtroendevald om de vill fortsätta sitt förtroendeuppdrag?

Ska valberedningen lägga fram arvoden och nivå? + mandattid för styrelsesuppleant - Är det valberedningens uppgift att föreslå arvoden och mandatperiod för suppleant till styrelse?

Valberedning föreslår sig själva - Är det lämpligt att valberedning föreslår sig själv till olika poster i brf:en?
Kan medlem i valberedning föreslå sig själv? - Kan en medlem som ingår i valberedningen förslå sig själv som styrelseledamot?

Relationen valberedning/styrelse - Frågor om valberedning kontra styrelsen i bostadsrättsföreningen. Tystnadsplikt?
Valberedningen och styrelseordförande - Styrelsens ordförande vill ha inblick i valberedningens arbete
Styrelse vill styra valberedning - Styrelse kallar till möte för att diskutera valberedningens arbete
Ordförande och valberedning? - Styrelseledamot som gör valberedningens arbete
Påverka valberedningen - Styrelseordförande som försöker påverka valberedningen
Kan suppleant i styrelsen gå in som valberedning? - Är det lämpligt att styrelsesuppleant tar över valberedningens arbete?
Styrelseledamöter som är släkt med varandra - Kan ledamöter väljas till styrelsen som är släkt med varandra?

Avsätta ledamot i valberedning - Kan sammankallande ("ordförande") i valberedning avsätta valberedare?

Hela valberedningen har avgått - Styrelsen menar att valberedning inte behövs
Valberedning saknas - Vad göra om valberedare avsäger sig sitt uppdrag i valberedningen?
Hur göra om valberedningen avgår under mandatperioden? - Kan nya valberedare tillsättas vid avhopp i föreningen?

Välja in frånvarande medlem på årsstämma - Lämpligt föreslå/välja in medlem som inte kommer till årsstämman?

Valberedning väljer att inte ta med nuvarande styrelse - Häften av styrelsen avsäger sig sitt uppdrag och valberedning selekterar bort 2 av resterande 3 ledamöter
Valberedningen föreslår nya ledamöter i styrelsen - Dåligt genomfört val på stämma
Valberedning som gjort ett uselt arbete - Nominerad drar - på stämman - tillbaka sitt erbjudande att ställa upp som förtroendevald
Valberedningens objektivitet i brf - Valberedare i föreningen 15 år i sträck. Kopplingar mellan valberedare och styrelse och valberedning föreslår bara de som styrelsen vill ha.

Medlemsmöte med valberedning - Kan styrelseledamöter utestängas från valberedningens medlemsmöte? Har valberedning rätt att läsa styrelseprotokoll?

Införa valberedning i föreningen - Hur inför man en valberedning i bostadsrättsförening?
Valberedning måste finnas - Försök att införa valberedning i bostadsrättsföreningen. Motion

Föreningsvald revisor i brf, vem kan bli det? - Räcker det med lekmannarevisor i brf?

Valberedningsblankett - Förslag på blankett för att nominera i brf. Motion

Lösningen på alla problem i en brf?

[clabbe]

Jag förstår inte meningen om fullmakt som ska lämnas till valberedningen. Vad skulle fullmakten avse? Fullmakt att bli nominerad? Varje medlem kan ju nominera en kandidat på sittande årsstämma, det behövs inga fullmakter för det.

Jag vidhåller min uppfattning från den andra tråden att passussen om medborgarskap är felaktig.

PS: kan inte besvara (fel på min webbläsare?), därav detta PS.
Jag kanske läste fel men jag minns det som att det när jag svarade på tråden så stod det samma som i den andra tråden , dvs att i brf:er behöver styrelseledamöter till skillnad mot andra ekonomsika föreningar inte vara svenska medborgare.
Som det ser ut nu är det ju korrekt skrivet men helt onödigt eftersom medborgarskapet inte har någon betydelse alls för valbarheten.

[Admin]

Texten om fullmakt är, som jag också påpekat, tveksam. Det skulle väl i så fall vara för att på något sätt legitimera valberedningens arbete och säkra att valberedningen bara presenterar alternativ som är giltiga. En stämma ska definitivt undvika att välja in någon som inte är närvarande på den stämma där val sker.

Här i denna mall är, som du ser, passusen om medborgarskap borttagen/ändrad.

Det tycks som att den enda begränsning som finns på medborgarskap är att minst hälften av styrelseledamöterna i en bostadsrättsförenings styrelse måste vara bosatt inom EES och medborgarskap är ointressant. Vad gäller kravet på var ledamöterna är bosatta så löses detta genom andra krav som gör att man som regel ändå måste vara bosatt i föreningen.
Det är ingen skillnad på krav på medborgarskap för bostadsrättsföreningar eller andra typer av föreningar.


Se även;
Vad ska en valberedningsinstruktion innehålla i en bostadsrättsförening?