Arbetsordning för styrelse

Här nedan följer en mall för hur styrelsens arbetsordning kan utformas, baserat på HSB:s certifiering.


STYRELSENS ARBETSORDNING
FÖR BOSTADSRÄTTSFÖRENING

Styrelsen i bostadsrättsföreningen Bostadsrätt har upprättat denna arbetsordning för att utgöra ett komplement till bestämmelserna i bostadsrättslagen och föreningens stadgar.

Bostadsrättslagen
Juridik och lagar för brf:ar - Brl
Allt du behöver veta om lag & rätt
hotpot.se/forum

ARBETSORDNING

ALLMÄNT

Denna arbetsordning har antagits av föreningens styrelse den 20xx-xx-xx. Arbetsordningen ska fastställas på nytt vid styrelsens konstituerande styrelsemöte eller på första ordinarie sammanträde varje år och revideras när behov finns.

STYRELSENS MÖTEN

Tid och plats för styrelsemöten
Styrelsen fastställer gemensamt tid och plats för styrelsemöten. Ordföranden kallar till styrelsemöten med beaktande av vad som har beslutats vid det konstituerande mötet.

Konstituerande styrelsemöte
Omedelbart efter den ordinarie föreningsstämman ska styrelsen hålla ett konstituerande sammanträde.

Vid detta möte ska följande ärenden förekomma
1. Styrelsemötet öppnas
2. Val av mötesordförande
3. Val av sekreterare för mötet
4. Beslut om att godkänna upprättad dagordning
5. Val av protokolljusterare utöver styrelseledamot
6. Beslut om principer för fördelning av arvode
7. Konstituering av styrelsen
a) Val av ordförande för styrelsen
b) Val av vice ordförande (ej obligatoriskt)
c) Val av sekreterare
d) Val av organisatör för studie- och fritidsverksamheten
e) Vicevärd i föreningen - Andra funktionärer i föreningen?
8. Beslut om delegering av uppdrag (t ex bevilja medlemskap) och om vem som är föredragande inom respektive område. T.ex inom medlemsinformation, IT/webb, ekonomi, miljö, brandskydd och fastighetsskötsel.
9. Beslut om styrelsens arbetsordning
10. Beslut om utbildningsplan
11. Fastställande av attestordning, innehavare av attesträtt utses
12. Firmatecknare utses
13. Val av fullmäktig till HSB jämte suppleant
14. Beslut om överlåtelse- och pantsättningsavgift
15. Kalendarium för styrelsemöten
16. Ansvarig utses för att snarast anmäla ändringar till Bolagsverket och att alla nödvändiga blanketter fylls i och lämnas in
17. Ansvarig utses för att se till så att kontaktvägar till alla förtroendevalda informeras om
18. Rutin för hur ordföranden ska kalla ledamöter och suppleanter till möten fastställs
19. Övrigt
20. Styrelsemötet avslutas

En noga utarbetad mall för dagordning till det konstituerande sammanträdet;
Mall för styrelseprotokoll vid konstituerande styrelsemöte.

Ordinarie styrelsemöten

Antal styrelsemöten
Styrelsens första ordinarie sammanträde inträffar efter konstituerande sammanträde. Styrelsen ska normalt hålla cirka 10 styrelsemöten per år, förutom det konstituerande styrelsemötet och budgetmötet. Utöver dessa styrelsemöten ska även styrelsen träffas för att utföra den stadgenliga besiktningen.

På ett styrelsemöte ska behandlas den kommande budgeten respektive bokslutet.
På de möten då bokslutet och budgeten ska behandlas, ska den ekonomiansvarige från det företag bostadsrättsföreningen anlitar för administrationen bjudas in.

Återkommande ärenden
Vid varje ordinarie styrelsemöte ska följande ärenden behandlas;
  • Fastställande av dagordningen
  • Val av en ledamot att jämte ordföranden justera protokollet
  • Rapport av styrelsens protokoll från föregående styrelsemöte
  • Verksamhetsuppföljning / verksamhetsrapport
  • Ekonomisk rapport med budgetuppföljning
  • Godkännande av medlemskap i bostadsrättföreningen om inte beslutanderätten delegerats
  • Andrahandsupplåtelse
  • Skulder avseende årsavgifter och hyror/saldoförteckning
  • Andra ärenden som styrelsen ska besluta om
Första ordinarie styrelsemöte
Vid första ordinarie styrelsemöte ska följande ärenden förekomma:
  • Genomgång av styrelsens arbetsordning
  • Arbetsplanering för det kommande året
  • Fastställande av datum för fastighetsbesiktning samt genomgång och fastställande av underhållsplan
  • Genomgång av stämmobeslut för vidare handläggning
  • Genomgång och översyn av rutiner och policyer
  • Kontroll att nycklar återlämnats ev dem som ej längre är förtroendevalda
  • Utkvittering av nycklar
Bokslut
Vid ett bokslutsmöte för styrelsen, under någon av räkenskapsårets första tre månader, ska (utöver återkommande föredragningspunkter) följande punkter behandlas:
  • Upprättande av förvaltningsberättelse och godkännande av årsredovisningen
  • Genomgång av revisorsrapport
  • Förslag till disposition av föreningens resultat (föreningens vinst eller förlust)
  • Fastställande av tid för ordinarie föreningsstämma
Budget
Vid ett separat budgetmöte, under någon av räkenskapsårets tre sista månader, ska budgeten och årsavgifterna för nästkommande år fastställas.

Utvärdering
Vid ett styrelsemöte, som avhålls efter det att räkenskapsåret avslutats, ska förekomma
  • Utvärdering av styrelsens arbetsformer och beslutsrutiner samt genomgång och ev. revidering av den tidigare fastställda arbetsordningen (med instruktion för arbetsfördelning mellan styrelsen och vicevärd samt instruktion för ekonomisk rapportering)

FORMER FÖR STYRELSEMÖTE

Kallelse och underlag
Samtliga styrelseledamöter ska, tillsammans med styrelsesuppleanter, kallas till styrelsemötena.
Kallelse med dagordning och skriftligt underlag för beslut samt rapporter ska utsändas senast en vecka före styrelsemötet.

Om extra styrelsemöte måste hållas i ärende som inte kan anstå till nästa ordinarie styrelsemöte, ska styrelsens ledamöter om möjligt erhålla skriftligt underlag med förslag till beslut senast två dagar före det extra styrelsemötet.

Extra styrelsemöte
Extra styrelsemöte kan hållas om överläggning och beslut i ett ärende inte kan anstå till nästa ordinarie styrelsemöte. Ordföranden ansvarar då för att ett extra styrelsemöte hålls och kallar till mötet.

Beslut per capsulam
Beslut kan även fattas per capsulam genom att ett protokoll med förslag till beslut cirkuleras eller utsänds till var och en av ledamöterna efter det att styrelseledamöterna kontaktats via e-post eller per telefon. Protokollet undertecknas av samtliga styrelseledamöter. En förutsättning för beslut per capsulam är att samtliga styrelseledamöter biträder det beslut som fattas.

Protokoll
Vid varje styrelsemöte ska protokoll föras (alla beslut styrelsen tar ska dokumenteras i protokoll).
Protokollet ska ange:
  • Tid och plats för mötet
  • Närvarande styrelseledamöter och suppleanter
  • Fattade beslut
  • De omständigheter som ligger till grund för beslutet
  • Resultat av eventuell omröstning
  • Det skriftliga underlag som kan bedömas ha varit av betydelse för beslutet (bifogas protokoll)
Protokollet ska undertecknas av sekreteraren och justeras, snarast möjligt efter upprättandet, allra senast innan nästa styrelsemöte, av den som varit ordförande vid styrelsemötet och den ytterligare ledamot som utsetts till justerare vid styrelsemötet.

Protokoll ska föras i nummerordning med löpande numrering, där konstituerande styrelsemöte anses vara det första styrelsemötet.
Varje beslut ska anges under egen paragraf, och paragrafnumreringen ska börja på paragraf nummer ett vid varje styrelsemöte.
Protokollen ska förvaras på betryggande sätt i brandsäkert skåp.

Jäv för styrelseledamot
En styrelseledamot får inte handlägga en fråga om:
  • avtal mellan ledamoten och bostadsrättsföreningen
  • avtal mellan föreningen och en tredje man, om ledamoten i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bostadsrättsföreningens
Styrelsens beslutförhet
Styrelsen är beslutför när fler än hälften av totala antalet styrelseledamöter är närvarande.
Vid bedömningen av om styrelsen är beslutför ska styrelseledamöter som är jäviga anses som inte närvarande.
Beslut får inte fattas i ett ärende om inte, såvitt det är möjligt, samtliga styrelseledamöter;
  • har fått tillfälle att delta i ärendets behandling och
  • har fått ett tillfredsställande underlag för att kunna avgöra ärendet
Majoritetskrav vid styrelsebeslut
Som styrelsens beslut gäller den mening de flesta röstande förenar sig om, och vid lika röstetal den mening som ordföranden biträder.
När minsta antal ledamöter är närvarande krävs enhällighet för giltigt beslut.

Ordförande vid styrelsemöten
Ordförande vid styrelsemötena är styrelsens ordförande. Om styrelsens ordförande har förhinder att närvara ska styrelsens vice ordförande inträda som ordförande vid styrelsemötet. Om även vice ordföranden har förhinder att närvara ska styrelsemötet ledas av den styrelsen bestämmer ska göra det.

Suppleanter
Det ankommer på en styrelseledamot som har förhinder att närvara att anmäla detta till ordföranden.
Suppleant ska kallas till varje styrelsemöte och ska vid frånvaro av styrelseledamot ges tillfälle att träda in i den frånvarande styrelseledamotens ställe.
Om stämman tagit beslut om i vilken ordning suppleanterna ska inträda, ska detta följas.

Suppleanterna har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsens möten. En suppleant deltar inte i styrelsens beslut i annat fall än då han trätt in i stället för en styrelseledamot. I det fall suppleanter är närvarande vid styrelsemöte eller en suppleant trätt i stället för en ordinarie ledamot, ska detta antecknas i protokollet.

Revisors närvaro
Styrelsen kan besluta att bostadsrättsföreningens revisorer ska vara närvarande vid ett styrelsemöte om det behövs för bedömning av bostadsrättsföreningens ställning, eller i samband med godkännande och underskrift av bostadsrättsföreningens årsredovisning, det s.k. bokslutsmötet. Styrelsen kan även besluta att bostadsrättsföreningens revisorer ska vara närvarande vid ett styrelsemöte om revisorerna framställt erinringar och anmärkningar. I annat fall ska inte bostadsrättsföreningens revisorer närvara vid styrelsens möten.

Föreningens revisorer ska erbjudas att delta i den stadgeenliga besiktningen.

ARBETSFÖRDELNING INOM STYRELSEN

Ordföranden
Styrelsens ordförande ska:
  • Regelbundet följa bostadsrättsföreningens verksamhet och se till att rapporteringen till övriga styrelseledamöter är tillfredsställande och att de får den information som behövs.
  • Genom kontakter med förvaltare/vicevärd följa föreningens verksamhet.
  • Se till att styrelsens beslut blir verkställda.
  • Se till att styrelsen sammanträder och kalla styrelseledamöter samt alltid även suppleanter.
  • På begäran av enskild styrelseledamot sammankalla styrelsen.
  • Ansvara för att beslut inte fattas utan att, såvitt möjligt, samtliga styrelseledamöter fått tillfälle att delta i ärendets behandling och fått tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet.
  • Se till att styrelseprotokoll (ska förvaras betryggande!) förs och att dessa justeras.
  • Ansvara för att Bolagsverket får anmälan om ändringar i styrelsens sammansättning eller i föreningens stadgar.
  • Se till att föreningsmedlemmar får aktuell information om vad som händer i bostadsrättsföreningen och om kommande, större underhållsåtgärder.
  • Se till att förvaltningen av föreningens fastigheter löpande bedrivs på ett effektivt sätt och att relevant lagstiftning och förordningar efterlevs.
  • Ansvara för att årlig, stadgeenlig besiktning genomförs.
  • Se till att det finns arbetsordning.
  • Se till att det finns avtalspärm.
  • Vara ordförande på styrelsemötena.
Vice ordförande
Styrelsens vice ordförande ska när som helst kunna träda i ordförandens ställe vid dennes förfall. Detta betyder att han/hon fortlöpande måste hålla sig underrättad om föreningens verksamhet.

Sekreterare
Styrelsens sekreterare ska föra protokoll vid styrelsens möten samt översända protokollen till ordförande och justeringsman för justering.
  • Skriva protokoll under styrelsesammanträden och i regel även på stämmorna.
  • Hålla reda på vad som hänt på tidigare sammanträden, t ex vilka ärenden som är bordlagda och vilka som är pågående (renovering, ombyggnad, etc).
  • Bistå ordföranden i bevakningen av att styrelsens beslut blir verkställda.
  • Ansvara för medlemsinformation.
Övriga ledamöter
Övriga ledamöter ska kontinuerligt hålla sig informerade och ajour om föreningens verksamhet och händelser av väsentlig betydelse. Styrelsen kan därutöver besluta om att fördela vissa arbetsuppgifter mellan styrelseledamöterna. Detta är vanligt om föreningen inte har någon vicevärd.

Studieorganisatör
Enligt stadgarna ska styrelsen utse en person som ansvarar för föreningens studie- och fritidsverksamhet. Denna kan i sin tur utse studieorganisatör. Studieorganisatören (behöver ej ingå i styrelsen) är styrelsens kontaktperson för den studie- och fritidskommitté som finns i en del föreningar.


Suppleanter
Styrelsens suppleanter är ersättare till styrelseledamöter.


Revisorer
• Kontrollera föreningens interna kontroll.
• Kontrollera föreningens inkomster.
• Kontrollera föreningens årsredovisning.
• Kontrollera föreningens förvaltning
• Kontrollera föreningens styrelseprotokoll och stämmoprotokoll (beslut genomförda?)
För mer detaljerad information se; Revisorernas program för löpande granskning i brf

Revisorerna är föreningens kontrollanter. Lekmannarevisorerna väljs av medlemmarna i bostadsrättsföreningen på föreningsstämman för att kontrollera hur styrelsen sköter föreningens ekonomi och bokföring samt sin övriga verksamhet. Revisorerna tar med andra ord tillvara föreningsmedlemmarnas intressen. Men revisorerna är inte bara kontrollanter. Revisorerna kan genom sitt arbete regelbundet ge styrelsen besked om hur de - och indirekt medlemmarna i föreningen - ser på styrelsens arbete. Revisorerna är alltså till nytta för styrelsen i dess vardagliga arbete. En bostadsrättsförening som är medlem i HSB ska dessutom alltid ha en revisor utsedd av HSB Riksförbund.

Revisorerna skriver varje år tillsammans en revisionsberättelse som bifogas årsredovisningen. I revisionsberättelsen redogör revisorerna för hur de anser att styrelsen skött bokföring och förvaltning under det gångna verksamhetsåret och föreslår också där om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet eller inte.

INFORMATION OCH TYSTNADSPLIKT

Information till medlemmar
Styrelsen ska i samband med varje beslut fastställa i vilken omfattning och hur föreningens medlemmar ska informeras om innehållet i beslutet.

Styrelsen är skyldig att på bästa sätt hålla medlemmarna informerade om styrelsens planer och de beslut som tas i föreningen av styrelsen.

Tystnadsplikt finns ej i en bostadsrättsförening
Tystnadsplikt existerar inte i en brf (och ska ej heller göra detta). Dock kan det uttryckas som att en ledamot i styrelsen ska iakttaga tystlåtenhet avseende den information som kommer styrelsen till del och som uppfyller följande;
En styrelseledamot ska inte till någon person utanför styrelsen yppa information som ledamoten får genom sitt styrelseuppdrag och som kan skada föreningen eller medlem i föreningen. Detta gäller inte information som är allmänt känd, och avser alltså enbart information som kan vara till skada och/eller kränkande för medlem. Detta gäller under den tid som styrelseuppdraget varar och även för tid därefter (även för suppleant).

Se även bl a;

Tystnadsplikt och offentliga protokoll

Tystnadsplikt/sekretess gentemot medlemmar

- Grundfel i bostadsrättslagen, eller dess tolkning? - Del 1
- Grundfel i bostadsrättslagen, eller dess tolkning? - Del 2

Revisors tystnadsplikt och offentliga handlingar

Tystnadsplikt för styrelseledamot?

Har revisorn i en brf tystnadsplikt?
Tystnadsplikt fastighetsskötare från Riksbyggen

Om tystnadsplikt - Är detta ett skämt?

Styrelse, arbetsutskott, tystnadsplikt i brf

Valberedningens bibel i brf
Valberedning, tystnadsplikt

Har HSB-ledamoten tystnadsplikt?

HSB-ledamoten - styrelsebeslut - ingen tystnadsplikt (motion)

En oberoende granskning av Riksbyggen

Utdrag från styrelseprotokoll (motion)
Offentliga styrelseprotokoll, vad bör censureras?
Styrelseprotokoll och protokollens offentlighet
Sekretess på styrelseprotokoll?
Styrelseprotokoll - Rätt att ta del av?

Offentliga styrelseprotokoll (motion)
Offentliga styrelseprotokoll (motion till HSB)

Offentliga styrelseprotokoll
Tystnadsplikt, vårdplikt, lydnadsplikt, lojalitetsplikt
Styrelsen, tystnadsplikt gäller ej!


MEDLEMSKAP

En ansökan om medlemskap i bostadsrättsföreningen ska avgöras snarast, dock senast inom en månad från det att den inkom till styrelsen. Skriftlig bekräftelse på beviljat medlemskap ska omedelbart efter beslut om detta tillsändas den som ansöker om medlemskap.
Styrelsen ska fastställa en policy för beviljande av medlemskap. Denna ska fastställas på nytt vid styrelsens första ordinarie sammanträde varje år och revideras när det behövs (se bilaga).

ANDRAHANDSUPPLÅTELSE

En ansökan om tillstånd att få upplåta en lägenhet i andra hand ska avgöras snarast, dock senast inom en månad från det att den inkom till styrelsen.
Styrelsen ska fastställa en policy för tillstånd till andrahandsupplåtelse. Denna ska fastställas på nytt vid styrelsens första ordinarie sammanträde varje år och revideras när det behövs (se bilaga).

OMBYGGNAD

Styrelsen ska fastställa en policy för ombyggnad av bostadsrättsföreningens lägenheter. Denna ska fastställas på nytt vid styrelsens första ordinarie sammanträde varje år och revideras när det behövs (se bilaga).

UNDERHÅLLSPLAN

Styrelsen ska upprätta underhållsplan för underhållet av bostadsrättsföreningens fastighet/hus. Den ska (efter fastighetsbesiktning) fastställas på nytt vid styrelsens sammanträde varje år och revideras när det behövs.

UPPHANDLING

Styrelsen ska fastställa en policy för upphandling av varor och tjänster. Denna ska fastställas på nytt vid styrelsens första ordinarie sammanträde varje år och revideras när det behövs (se bilaga).
Vid upphandling av varor och tjänster, med ett värde som överstiger två basbelopp, ska styrelsen inhämta anbud från minst tre olika leverantörer om så är möjligt. Styrelsen ska före upphandlingen besluta vilka kriterier som ska ligga till grund för utvärderingen av anbuden. Utvärdering ska ske med beaktande av de kriterier som uppställts före anbudsinhämtandet. Referenser ska, om det bedöms lämpligt, inhämtas. Protokoll ska upprättas över utvärderingen och biläggas styrelseprotokollet.

Mall för anbudsprotokoll

MEDLEMSINFORMATION

All information till medlemmarna ska dateras. Frågor från medlemmarna ska besvaras utan onödig fördröjning. För mejl som inkommer till styrelsen ska styrelsen snarast skicka mottagningsbekräftelse. I kommunikation via mejl ska skrivelser aldrig undertecknas med enbart "Styrelsen", utan den i styrelsen som skickar mejl ska undantagslöst underteckna med sitt namn. Ansvarig för medlemsinformation är också ansvarig för att medlemmarnas frågor besvaras på bästa och snabbast möjliga sätt.
Styrelsen ska ha en policy för information till medlemmarna. Denna ska fastställas på nytt vid styrelsens första ordinarie sammanträde varje år och revideras när det behövs.

MILJÖ

Styrelsen ska i sina beslut ta hänsyn till miljömässiga faktorer och verka för lägsta möjliga miljöbelastning. Vid anbudsprövning eller val av leverantörer ska ett av urvalskriterierna utgöras av leverantörens miljöengagemang.

STYRELSEN

Allmänt

Organisation och rutiner
Styrelsen ansvarar för och ska se till att bostadsrättsföreningens organisation är ändamålsenlig.
Styrelsen ska därför fortlöpande utvärdera föreningens handläggningsrutiner, riktlinjer för förvaltning och placering av bostadsrättsföreningens medel.

Målsättningar
Styrelsen ska fastställa målsättningar för bostadsrättsföreningen samt fortlöpande övervaka såväl efterlevnaden av dessa som att de blir föremål för uppdatering och översyn.

EKONOMISKA RAPPORTER

Ordinarie styrelsemöten
Ordföranden ser till att, tillsammans med föredragande inom ekonomi, förbereda och framlägga en resultatrapport och en likviditetsöversikt vid varje styrelsemöte och en saldoförteckning samt en månadsrapport.

Särskild rapportering
Ordföranden ska tillställa styrelsens ledamöter särskilda rapporter enligt följande:
a) Senast en vecka före det styrelsemöte vid vilket budget ska behandlas; förslag till budget för nästa räkenskapsår.
b) Senast en vecka före det styrelsemöte (dvs bokslutsmöte) vid vilket årsredovisning för föregående år ska behandlas; förslag till årsredovisning.

Kvalitetssäkring
Ordföranden ska fortlöpande tillställa styrelsen det underlag som erfordras för att styrelsen ska kunna uppfylla sitt kvalitetssäkrande ansvar.

REVISORERNAS RAPPORT

Styrelsen ska varje år i samband med genomgången av årsredovisningen behandla revisorernas rapport. Av rapporten ska bl a framgå huruvida föreningens organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och föreningens ekonomiska förhållanden i övrigt kan kontrolleras på ett betryggande sätt.


Fler tips på arbetsordning för styrelse

Arbetsordning

I styrelsens arbetsordning kan du bl a se vad styrelsen (de enskilda ledamöterna) har att göra under året och vilket ansvarsområde som vilar på respektive ledamot.

INLEDNING

Detta PM sammanfattar arbetsordningen för styrelsen i Brf _______________ och beskriver arbetsfördelningen inom styrelsen.

PM:et uppdateras efter varje årsstämma och ska finnas hos varje styrelseledamot, hos revisor samt i en pärm i föreningens förråd. Ansvaret för att uppdatering sker ligger hos ordföranden som distribuerar det färdiga PM:et. Ett utdrag av arbetsordningen delas ut till samtliga medlemmar.

Bostadsrättslagen och Föreningslagen finns tillgängliga på Internet, Lagar och stadgar för brf (http://hotpot.se/lag-stadgar/).

ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN

Kallelse
Dagordningen är kallelse till styrelsemöte och bör delas ut till styrelseledamöterna senast en vecka före ordinarie möte. Beslutsunderlag eller annat som ska diskuteras på styrelsemötet, bifogas dagordningen. Styrelseledamot ska anmäla ärenden till ordföranden i god tid, men sent uppkomna frågor kan naturligtvis läggas till dagordningen vid styrelsemötet och behandlas på mötet.

Mötesdatum
Styrelsen har 9 ordinarie sammanträden/år. Datum för styrelsemöte beslutas för ett halvår i taget. Styrelseledamot som får förhinder ska snarast meddela ordföranden samt suppleant.

Delegationsbeslut
Alla beslut tas av styrelsen gemensamt, men styrelsen kan besluta om att styrelseledamot har delegation att utföra vissa arbetsuppgifter eller beställa/inköpa vissa tjänster utan styrelsebeslut. Delegationen ska vara tydligt beskriven när det gäller arbetsuppgift och kostnadsnivå samt vara protokollförd.

Styrelsen ska vara överens om inköp. Vid större inköp eller upphandling av tjänster ska prisuppgift/offert tas in från minst tre olika källor.

Firmatecknare
Firmatecknare utses på det konstituerande styrelsemötet och ska vara två av styrelsens ledamöter i förening.

Attesträtt
Attesträtt beslutas på det konstituerande styrelsemötet. Styrelsen upprättar och underhåller en attestinstruktion för föreningen.

STYRELSENS ANSVAR
Att vara styrelseledamot i föreningen innebär ett stort ansvar, men även möjlighet att påverka vårt boende för allas bästa. Styrelsens arbete ska syfta framåt mot förbättringar. Styrelsen ska också verka för god ekonomi för föreningen.

Nyvalda styrelseledamöter ska genomgå HSB regionavdelnings utbildning eller motsvarande. Annan utbildning som styrelseledamot vill genomgå ska diskuteras i styrelsen och uppmuntras. Eventuella kostnader ska godkännas av styrelsen.

Styrelseledamot ska delta i den årliga fastighetsbesiktningen.

Styrelsen har ett gemensamt ansvar för hela bostadsrättsföreningens verksamhet. Det innebär att samtliga styrelseledamöter har ansvar även för delegerade uppgifter.
För övrigt regleras styrelsens arbete av
• Föreningens stadgar
• Lagen om ekonomiska föreningar
• Bostadsrättslagen
• Hyreslagen
• Bokföringslagen
• Årsredovisningslagen samt
• Aktuell skattelagstiftning.

Sekretess
Styrelsens protokoll/diskussioner är offentliga för andra än styrelseledamöter och revisorer utom i de fall protokoll innehåller specifika uppgifter om enskilda medlemmar som kan vara känsliga eller kränkande. Styrelsen ska iaktta tystlåtenhet om allt som rör den enskilde medlemmen.

Arvoden
Styrelsens arvoden beslutas på den ordinarie föreningsstämman och fördelningen görs på det konstituerande mötet. Revisors arvode beslutas på stämman.

Övriga ersättningar
Arbetsuppgifter som ligger utanför det egentliga styrelseuppdraget ersätts av föreningen enligt stämmans beslut. Även bilersättning för transporter för föreningens räkning ersätts, enligt stämmobeslut. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst (max 1000 kr) kan utgå om ersättningen ryms inom det belopp som beslutats på stämman. Överenskommelse om all ersättning ska ha gjorts på förhand. Inga ersättningar får överstiga av stämman beslutade nivåer.


STYRELSELEDAMÖTERNAS UPPGIFTER
För samtliga styrelseledamöter gäller att verka för att andemening och krav i föreningens stadgar följs samt att medlemmarnas intressen tillvaratas på för föreningen bästa tänkbara sätt.

Ordförande
Ordföranden leder styrelsen arbete och har därmed det övergripande ansvaret för att styrelsens beslut verkställs, samt att stadgar och lagar efterlevs. Ordföranden ska dessutom:
• vara föreningens ansikte utåt och bistå medlemmarna i frågor som rör föreningen
• se till att styrelsesammanträde hålls då så är nödvändigt samt justera styrelsens protokoll
• vid eventuella tvister i styrelse eller förening, inta en samlande ställning
• kontinuerligt följa verksamheten samt samarbeta med ekonomiförvaltning och HSB-förvaltning
• tillsammans med ekonomiförvaltningen analysera föreningens ekonomiska ställning och tillgångar
• tillsammans med styrelsen upprätta budget samt bedöma erforderliga fondavsättningar
• följa upp budgeten mot dagboksrapporter och saldobalansen i samråd med den ekonomiska förvaltningen
• hålla pärmen med ekonomisk rapport, dvs dagboken, huvudboken och saldobalansen uppdaterad och tillgänglig
• vara föredragande inför styrelsen av den ekonomiska rapporteringen och budgetuppföljningen under verksamhetsåret
• föreslå och förbereda bokslut inför årsstämman
• bevaka att det kommer en granskningsrapport från revisorerna
• på föreningsstämman kunna informera medlemmarna om föreningens ekonomi/bokslut
• följa likviditetsutvecklingen, upprätta likviditetsbudget och föreslå bästa placering av föreningens likvida medel
• följa upp föreningens lån och föreslå bästa placering samt bevaka räntebidragen för dessa
• kontrollera föreningens deklarationer och skatter
• ansvara för att fastighetsbesiktning utförs årligen
• ansvara för att underhållsplanen uppdateras varje år samt att stor revidering görs vart femte år
• ta in anbud vid behov
• ansvara för att entreprenadjuridiska krav tillgodoses vid upphandlingar
• ansvara för att verksamhetsberättelse upprättas i god tid inför ordinarie årsstämma
• efter styrelsebeslut uppdatera Arbetsordning för ...
• ansvara för programvaran i föreningens PC

Vice ordförande
• är ordförandens ställföreträdare

Sekreterare
Sekreteraren ska:
• föra noggranna protokollsanteckningar vid styrelsesammanträde och styrelsekonferenser
• hålla reda på vad som tagits upp och beslutats på tidigare sammanträden, bl a genom att uppdatera aktivitetslistan
• se till att protokoll från föregående styrelsemöte tillsammans med den uppdaterade aktivitetslistan är utdelat till ledamöterna senast 2 veckor innan nästa styrelsemöte. Protokollet justeras på nästa ordinarie styrelsemöte
• bevaka bordlagda ärenden samt att fattade beslut i princip- och sakfrågor beaktas och verkställs
• samla föreningens korrespondens i särskild pärm. Samtliga styrelseledamöter som skriver i något ärende lämnar en kopia till ordföranden och sekreteraren
• förvara föreningens avtal och kontrakt i särskild pärm och bevaka dessa avseende tider, kostnader och uppsägningsdatum
• samla föreningens handlingar
• ansvara för föreningens kopiator, byte av färgpatron, pappersinköp mm.
• protokollföra fastighetsbesiktningen
• vid behov uppdatera underhållsplanen
• ta in anbud vid behov
• göra sammanställning för mötes- och förtroendearvoden så att dessa kan utbetalas senast 1 mars varje år

Fastighets-/verksamhetsansvarig
Fastighets-/verksamhetsansvarig ska:
• tillsammans med styrelsen planera utbildningsverksamheten
• aktivt stödja och utveckla verksamheten i föreningen
• se till att städdagar arrangeras vår och höst
• stimulera till gemensamma aktiviteter i föreningen, t ex glöggträff till jul
• skapa förutsättningar för bra kontakter mellan medlemmar och att samhörigheten inom föreningen stärks
• upprätta och revidera föreningens inventarieförteckning för lösa inventarier
• ansvara för att de praktiska årsmötesförberedelserna (lokal, valberedning mm) sätts igång
• sköta föreningens förråd av elsäkringar, filter, lampglas, energilampor till trapphusen mm, samt göra nybeställningar
• fortlöpande inspektera föreningens fastigheter och rapportera till styrelsen
• ha kontakt med fastighetsskötaren angående ev reparationer mm
• rapportera förbrukningen av vatten och el vid varje styrelsemöte

Vicevärd
Vicevärdens arbetsuppgifter

HSB:s styrelserepresentant
• Ska vara föreningens stöd från HSB gällande HSB-specifika frågor.

Valberedningen
Valberedningen utses på föreningsstämman. En av ledamöterna ska utses till sammankallande.
Valberedningen ska
• bestå av minst två boende i föreningen
• träffas senast i november för att förbereda valen inför årsstämman
• ta reda på vilka styrelseledamöter som står i tur att avgå och ej vill ställa upp för omval
• kontrollera att föreslagna kandidater är tillfrågade och villiga att ställa upp
• redogöra för valberedningens förslag på stämman.

Se; Valberedningens bibel i brf och Instruktion för valberedningen
HJÄLP VID PROTOKOLLFÖRING
  • Styrelseprotokollen ska numreras i löpande följd från verksamhetsårets början.

  • Protokollet ska följa dagordningen.

  • Protokollet kan vara ett beslutsprotokoll, dock alltid en fördel om så mycket som möjligt är med och vissa ärenden kan kräva att en diskussion protokollförs.

  • I protokollet ska tagna beslut klart framgå.

  • Delegerade uppdrag ska protokollföras, eventuell budgeterad kostnad för uppdraget samt vem som fått delegationen. Uppdraget ska dessutom föras på aktivitetslistan.

  • Vid anbudsförfrågan ska samtliga anbud protokollföras. Uppföljning av anbuden ska noteras i protokollet.

  • Resultatet av den årliga besiktningen ska protokollföras.

  • Lägenhetsöverlåtelser ska alltid redovisas i protokoll. Styrelsen ska bevilja säljaren utträde och köparen inträde i föreningen.

  • Styrelsens ledamöter ska ha föregående protokoll för genomläsning senast en vecka innan nästa ordinarie möte.

  • Protokollet ska justeras av sekreteraren, ordföranden samt en av styrelseledamöterna.

  • Protokollet gås igenom på nästa möte.

  • Föreningens stämmoprotokoll ska numreras för sig.

  • Av protokollet från årsstämman ska mandatperioden för samtliga val klart framgå.

  • Stämmoprotokollet ska delas ut till samtliga medlemmar.

Forum för alla i bostadsrätt Tipsa en vän

FORUM

Vad tycker du ska ingå i styrelsens arbetsordning?

Vad fungerar bra/dåligt i din förening?

Om du har några synpunkter om din brf, om din bostadsorganisation (HSB, Riksbyggen, SBC) eller frågor om att bo i bostadsrätt, dela gärna med dig av dessa genom att klicka här!
Forum för alla i bostadsrättSenaste inlägg
(rss-reader för Google Chrome)







FAKTABANKEN - FORUM FÖR ALLA I BOSTADSRÄTT
Störningar i BRF A 01
Avgifter i BRF A 02
Underhåll bostadsrätt, Ansvarsfördelning, Förändring av lägenhet A 03
El, Värme och Vatten i BRF A 04
Balkong och Uteplats, Utemiljö, Parkering & Garage i BRF A 05
Styrelse, Styrelsemöte, Protokoll, Tystnadsplikt, Dagordning A 06
Bostadsorganisation - Förvaltare A 07
Likhetsprincipen - Likabehandlingsprincipen A 08
Jäv A 09
Särskild granskning, Medrevisor, Revisor & Revisorssuppleant A 10
Hyresnämnden - Bostadsrätt A 11
Regelverk för bostadsrätt A 12
Avhysning, Uppsägning, Förverkande, Avsägelse, Tillträde bostadsrätt A 13
Andrahandsuthyrning i BRF B 01
Andelstal och Mätning bostadsyta B 02
Kapitaltillskott, Insatshöjning, Förändring av insats bostadsrätt B 03
Överlåtelse, Köp av bostadsrätt, Mäklare, Medlemskap B 04
Vattenledningsskada och Vattenskada i bostadsrätt B 05
Ekonomisk plan bostadsrättsförening B 06
Lägenhetsförteckning, Medlemsförteckning B 07
Föreningsstämma, Röstning, Ansvarsfrihet, Motioner i BRF & Arvoden B 08
Valberedning i BRF B 09
Ändring av stadgar i BRF B 10
Självförvaltning i BRF B 11
Sambolag bostadsrätt B 12
PUL BRF B 13
Väsentlig förändring av fastighet B 14
Likvidering av bostadsrättsförening, Fusion, Överlåtelse av hus i BRF B 15
Utvidgning av verksamhet i BRF B 16
Statistik bostadsrätter B 17
   FAKTABANKEN
   Gå direkt till Faktabanken i Forum för alla i bostadsrätt



  " LÄNKAR TILL WEBBSIDOR OM HSB & BRF "  
Huvudsida
HSB:s normalstadgar - enbart för att skydda HSB och styrelse?   Vad innebär det att inte bevilja styrelsen ansvarsfrihet?
Sveriges bästa brf-stadgar   Vad får styrelsen besluta om?
NY FÖRENINGSLAG!   Arbetsordning för styrelse
Länkar till lagar och föreskrifter   Budord för styrelsen
Utträde ur HSB   Vilken kompetens behövs i en styrelse?
Anmälan till hyresnämnden   Valberedning
Andrahandsuthyrning   Hur skriver man en motion?
Överlåtelse av bostadsrätt   Exempel på motioner till ett årsmöte
Försäljning av bostadsrätt   Motioner HSB 2009
Vad gäller avseende vattenledningsskada?   HSB Malmös årsstämma 2009
Utdrag ur lägenhetsregister   Klander HSB årsstämma 2008
Vem ansvarar för vad?   Information till medlemmarna
Vad gäller avseende p-plats?   Offert badrumsrenovering
Vem får närvara på stämman?   Certifiering av bostadsrätt
Stämma, närvarostatistik   Länkar till bostadsrättsföreningar
Årsredovisningen   SDS om bostadsrätter
Arvode brf-styrelse - Per lgh   Håll koll på styrelsen - DN Bostad
Arvode HSB Malmö   Samarbete är nödvändigt - DN Bostad
Vicevärdens uppgifter   Talibanstyre & maktlösa medlemmar -SvD
BoRevision - en fara för din förening   Föreningar tar ut pengar från HSB - SDS
Värme och ventilation   HSB Malmö skandalen
Styrelsen varnar !!!   Frågor till HSB/Riksbyggen
Exempel på hur medlemmar behandlas   Hur HSB i Sverige svarar på frågor
Exempel på protokoll från årsmöte   HSB Riksförbund
Justering av ovanstående protokoll   Vilka är de ansvariga?
Vår Bostad   Vad är HSB bra för?
Dagordning - lagbrott   Föreningar som censurerar bort kritik
Byte av stamrör   Hur en årsstämma kan gå till
 

Om boendet i en brf   -   Bo i brf

Riksbyggen
Se länkar ovan


© 2012 - Uppdaterad 2014-06-23 Stockholm • Göteborg • Malmö / Skåne