Här nedan följer en mall för hur styrelsens arbetsordning kan utformas, baserat på HSB:s certifiering.
STYRELSENS ARBETSORDNING
FÖR BOSTADSRÄTTSFÖRENINGEN GOAGUBBAR
Styrelsen i Bostadsrättsföreningen GoaGubbar har upprättat denna arbetsordning för att utgöra ett komplement till bestämmelserna i
bostadsrättslagen och Föreningens stadgar.
ARBETSORDNING
ALLMÄNT
Denna arbetsordning har antagits av Föreningens styrelse den 2xxx-xx-xx. Den skall fastställas på nytt vid
styrelsens första ordinarie sammanträde varje år och revideras när det behövs.
STYRELSENS SAMMANKOMSTER
Tid och plats för styrelsemöten
Styrelsen fastställer gemensamt tid och plats för styrelsemöten.
Ordförande kallar till styrelsemöten med beaktande av vad som har beslutats vid det konstituerande mötet.
Konstituerande styrelsemöte
Omedelbart efter den ordinarie föreningsstämman skall styrelsen hålla ett konstituerande sammanträde.
| Vid detta möte skall följande ärenden förekomma: |
- Val av ordförande för mötet
- Val av sekreterare för mötet
- Val av justerare för mötet
- Val av ordförande för styrelsen
- Val av vice ordförande för styrelsen
- Val av sekreterare för styrelsen
- Val av vicevärd för föreningen
- Val av andra funktionärer i föreningen
- Firmatecknare utses
- Fastställande av attestordning
- Attesträttsinnehavare utses
- Upprättande av fullmakter
- Eventuella delegationer
- Principer för fördelning av ev arvode
|
|
|
|
Ordinarie styrelsemöten
Antal styrelsemöten
Styrelsens första ordinarie sammanträde inträffar efter konstituerande sammanträde. Styrelsen skall normalt hålla 10 möten per år,
utöver det konstituerande mötet, budgetmötet och den stadgeenliga besiktningen.
Återkommande ärenden
Vid varje ordinarie styrelsemöte skall följande ärenden behandlas;
· Anmälan av styrelsens protokoll från föregående möte
· Verksamhetsrapport
· Ekonomisk rapport
· Övriga förekommande frågor som styrelsen skall besluta om.
Första ordinarie styrelsemöte
Vid första ordinarie styrelsemöte ska följande ärenden förekomma:
· Genomgång av styrelsens arbetsordning
· Genomgång och översyn av rutiner och policys
· Fastställande av datum för fastighetsbesiktning samt genomgång och fasställande av underhållsplan
· Genomgång av stämmobeslut för vidare handläggning
· Utkvittering av nycklar
Bokslut
Vid ett styrelsemöte under räkenskapsårets första tre månader skall, utöver de återkommande föredragningspunkterna, även behandlas:
· Godkännande av årsredovisning
· Förslag till disposition av Föreningens vinst eller förlust
· Genomgång av revisorsrapport
· Fastställande av tid för ordinarie föreningsstämma
Utvärdering
Vid minst ett styrelsemöte under året skall också förekomma:
· Utvärdering av styrelsens arbetsformer och beslutsrutiner med genomgång och fastställande av arbetsordning (med instruktion för
arbetsfördelning mellan styrelsen och vicevärd samt instruktion för ekonomisk rapportering.)
Extra möten Styrelsemöte kan hållas vid ett annat tillfälle om överläggning och beslut i ett ärende inte kan anstå till nästa
ordinarie möte.
Former för styrelsemöten Styrelsemöte kan hållas per telefon.
Protokoll skall då föras på vanligt sätt. Styrelsemöte kan även ske per capsulam, dvs genom att ett protokoll med förslag till beslut
cirkuleras eller utsänds till var och en av ledamöterna. Protokollet undertecknas av de ordinarie styrelseledamöterna.
En förutsättning för möte per capsulam är att samtliga styrelseledamöter biträder de beslut som fattas.
Kallelse och underlag Samtliga styrelseledamöter skall kallas till styrelsemötena.
Kallelse med dagordning och skriftligt underlag för beslut samt rapporter skall om möjligt utsändas senast till helgen före
styrelsemötet. Om extra styrelsemöte måste hållas i ärende som inte kan anstå till nästa ordinarie sammanträde, skall styrelsens
ledamöter om möjligt tillställas skriftligt underlag med förslag till beslut senast två dagar före det extra styrelsemötet.
Protokoll
Vid varje styrelsemöte skall föras protokoll.
Protokollet skall ange:
· Fattade beslut
· Det underlag, muntligt eller skriftligt, som kan bedömas ha varit av betydelse för beslutet
Protokollet skall undertecknas av sekreteraren och justeras, snarast möjligt efter upprättandet, av den som varit ordförande vid mötet
och den ytterligare ledamot som utsetts härtill vid mötet. Protokoll skall föras i nummerordning med löpande numrering under
räkenskapsåret. Varje beslut skall anges under egen paragraf och paragrafnumrering skall vara löpande under räkenskapsåret.
Styrelsens beslutförhet
Styrelsen är beslutför om mer än hälften av hela antalet styrelseledamöter är närvarande.
Vid bedömningen av om styrelsen är beslutför skall styrelseledamöter som är jäviga anses som inte närvarande.
Beslut får inte fattas i ett ärende om inte, såvitt det är möjligt, samtliga styrelseledamöter;
· har fått tillfälle att delta i ärendets behandling och
· har fått ett tillfredsställande underlag att avgöra ärendet.
Majoritetskrav vid styrelsebeslut
Som styrelsens beslut gäller den mening som mer än hälften av de närvarande röstar för vid mötet
eller, vid lika röstetal, den mening som ordföranden biträder. Är styrelsen inte fulltalig skall de som röstar för beslutet dock
utgöra mer än en tredjedel av hela antalet styrelseledamöter.
När minsta antal ledamöter är närvarande krävs enhällighet för giltigt beslut.
Jäv för styrelseledamot En styrelseledamot får inte handlägga en fråga om:
· avtal mellan ledamoten och Föreningen
· avtal mellan Föreningen och en tredje man, om ledamoten i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot Föreningens
Ordförande vid styrelsemöten
Ordförande vid styrelsemötena är styrelsens ordförande. Skulle styrelsens ordförande ha förfall, skall styrelsens vice ordförande
inträda som ordförande vid mötet. Skulle även vice ordförande ha förfall skall mötet ledas av den styrelsen bestämmer.
Suppleanter Det ankommer på en styrelseledamot som inte kan komma att anmäla detta till ordföranden som skall tillse att en
suppleant ges tillfälle att träda in i den frånvarande styrelseledamotens ställe. Suppleanterna skall inträda i den ordning som de
valts av föreningsstämman. Suppleanterna har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsens möten.
En suppleant deltar inte i styrelsens beslut i annat fall än då han trätt i stället för en ordinarie styrelseledamot.
För det fall suppleanter är närvarande vid styrelsemöte eller en suppleant trätt i stället för en ordinarie ledamot, skall detta
antecknas i protokollet.
Revisors närvaro
Styrelsen kan besluta att Föreningens revisorer skall vara närvarande vid ett
styrelsemöte om det behövs för bedömning av Föreningens ställning eller i samband med godkännande och underskrift av Föreningens
årsredovisning, Föreningens revisorer ska dessutom erbjudas att delta i den stadgeenliga besiktningen.
I annat fall skall Föreningens revisorer inte närvara vid styrelsens möten.
ARBETSFÖRDELNING INOM STYRELSEN
Ordföranden
Styrelsens ordförande skall:
· Genom kontakter med förvaltare/vicevärd följa Föreningens verksamhet
· Tillse att styrelsens ledamöter fortlöpande får den information som behövs för att kunna följa Föreningens verksamhet
· Vara ordförande på styrelsemötena
Vice ordförande
Styrelsens vice ordförande skall träda i ordförandens ställe vid dennes förfall.
Sekreterare
Styrelsens sekreterare skall föra protokoll vid styrelsens möten samt översända protokollen till ordförande och justeringsman för justering.
INFORMATION OCH TYSTNADSPLIKT
Information till medlemmar Styrelsen skall i samband med varje beslut fastställa i vilken omfattning och hur Föreningens medlemmar skall informeras om innehållet i beslutet.
Tystnadsplikt
En styrelseledamot får inte till någon person utanför styrelsen yppa information som ledamoten får genom sitt styrelseuppdrag och som kan skada Föreningen, medlem i Föreningen eller annan fysisk eller juridisk person. Tystnadsplikten gäller inte information som är allmänt känd. Tystnadsplikten gäller under den tid som styrelseuppdraget varar och även för tid därefter. Tystnadsplikten gäller även för en suppleant.
MEDLEMSKAP En ansökan om medlemskap i Föreningen skall prövas inom en månad från det att den inkom. Styrelsen skall fastställa en policy för beviljande av medlemskap. Denna skall fastställas på nytt vid styrelsens första ordinarie sammanträde varje år och revideras när det behövs.
ANDRAHANDSUPPLÅTELSE
En ansökan om tillstånd att få upplåta en lägenhet i andra hand skall prövas inom en månad från det att den inkom. Styrelsen skall fastställa en policy för tillstånd till andrahandsupplåtelse. Denna skall fastställas på nytt vid styrelsens första ordinarie sammanträde varje år och revideras när det behövs.
UNDERHÅLLSPLAN Styrelsen skall upprätta underhållsplan för underhållet av Föreningens hus. Den skall efter fastighetsbesiktning fastställas på nytt vid styrelsens sammanträde varje år och revideras när det behövs.
UPPHANDLING
Vid upphandling av varor och tjänster, med ett värde som överstiger två basbelopp, skall styrelsen inhämta anbud från minst tre olika leverantörer om så är möjligt. Styrelsen skall före upphandlingen besluta vilka kriterier som skall ligga till grund för utvärderingen av anbuden. Utvärdering skall ske med beaktande av de kriterier som uppställts före anbudsinhämtandet. Referenser skall, om det bedöms lämpligt, inhämtas. Protokoll skall upprättas över utvärderingen och biläggas styrelseprotokollet.
MILJÖ Styrelsen skall i sina beslut ta hänsyn till miljömässiga faktorer och verka för lägsta möjliga miljöbelastning. Vid anbudsprövning och eller val av leverantörer skall ett av urvalskriterierna utgöras av leverantörens miljöengagemang.
STYRELSEN
Allmänt
Organisation och rutiner
Styrelsen skall tillse att Föreningens organisation är ändamålsenlig. Styrelsen skall därför fortlöpande utvärdera Föreningens handläggningsrutiner, riktlinjer för förvaltning och placering av Föreningens medel.
Målsättningar
Styrelsen skall fastställa målsättningar för Föreningen samt fortlöpande övervaka såväl efterlevnaden av dessa som att de blir föremål för uppdatering och översyn.
EKONOMISKA RAPPORTER
Ordinarie styrelsemöten
Ordföranden ansvarar för att förbereda och framlägga en resultatrapport och en likviditetsrapport vid varje styrelsemöte.
Särskild rapportering
Ordföranden skall tillställa styrelsens ledamöter särskilda rapporter enligt följande:
a) Senast en vecka före det styrelsemöte vid vilket budget skall behandlas; förslag till budget för nästa räkenskapsår.
b) Senast en vecka före det styrelsemöte vid vilket årsredovisning för föregående år skall behandlas; förslag till årsredovisning.
Kvalitetssäkring
Ordföranden skall fortlöpande tillställa styrelsen det underlag som erfordras för att styrelsen skall kunna uppfylla
sitt kvalitetssäkrande ansvar.
REVISORERNAS RAPPORT
Styrelsen skall varje år i samband med genomgången av årsredovisningen behandla revisorernas rapport.
Av rapporten skall bl a framgå huruvida Föreningens organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och Föreningens
ekonomiska förhållanden i övrigt kan kontrolleras på ett betryggande sätt.
Exempel 2
Arbetsordning
I styrelsens arbetsordning kan du bl a se vad styrelsen har att göra under året och vilket ansvarsområde som vilar på resp ledamot.
INLEDNING
Detta PM sammanfattar arbetsordningen för styrelsen i Brf _______________ och beskriver arbetsfördelningen inom styrelsen.
PM:et uppdateras efter varje årsstämma och skall finnas hos varje styrelseledamot, hos revisor samt i en pärm i föreningens förråd. Ansvaret för att uppdatering sker ligger hos ordföranden som distribuerar det färdiga PM:et. Ett utdrag av arbetsordningen delas ut till samtliga medlemmar.
Bostadsrättslagen och Föreningslagen finns tillgängliga på Internet, www.notisum.se.
ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN
Kallelse
Dagordningen är kallelse till styrelsemöte och bör delas ut till styrelseledamöterna senast en vecka före ordinarie möte. Beslutsunderlag eller annat som skall diskuteras, bifogas dagordningen. Styrelseledamot skall anmäla ärenden till ordföranden i god tid, men sent uppkomna frågor kan naturligtvis läggas till dagordningen vid styrelsemötet och behandlas på mötet.
Mötesdatum
Styrelsen har 9 ordinarie sammanträden/år och datum för styrelsemöte beslutas för ett halvår i taget. Styrelseledamot som får förhinder skall snarast meddela ordföranden samt suppleant.
Delegationsbeslut
Styrelsen kan besluta om att styrelseledamot har delegation att utföra vissa arbetsuppgifter eller beställa/inköpa vissa tjänster utan styrelsebeslut. Delegationen skall vara tydligt beskriven när det gäller arbetsuppgift och kostnadsnivå samt vara protokollförd.
Styrelsen skall vara överens om inköp. Vid större inköp eller upphandling av tjänster bör prisuppgift/offert tas in från minst tre olika källor.
Firmatecknare
Firmatecknare utses på det konstituerande styrelsemötet och skall vara två av styrelsens ledamöter i förening.
Attesträtt
Attesträtt beslutas på det konstituerande styrelsemötet. Styrelsen upprättar och underhåller en attestinstruktion för föreningen.
STYRELSENS ANSVAR
Att vara styrelseledamot i föreningen innebär ett stort ansvar, men även möjlighet att påverka vårt boende för allas bästa. Styrelsens arbete skall syfta framåt mot förbättringar. Styrelsen skall också verka för god ekonomi för föreningen.
Nyvalda styrelseledamöter skall genomgå HSB regionavdelnings utbildning eller motsvarande. Annan utbildning som styrelseledamot vill genomgå skall diskuteras i styrelsen och uppmuntras. Eventuella kostnader skall godkännas av styrelsen.
Styrelseledamot skall delta i den årliga fastighetsbesiktningen.
Styrelsen har ett gemensamt ansvar för hela bostadsrättsföreningens verksamhet. Det innebär att samtliga styrelseledamöter har ansvar även för delegerade uppgifter.
För övrigt regleras styrelsens arbete av
• Föreningens stadgar
• Lagen om ekonomiska föreningar
• Bostadsrättslagen
• Hyreslagen
• Bokföringslagen
. Årsredovisningslagen samt
. Aktuell skattelagstifning.
Sekretess
Styrelsens protokoll/diskussioner är ej offentliga för andra än nuvarande styrelseledamöter och revisorer. Styrelsen har tystnadsplikt om allt som rör den enskilde medlemmen.
Arvoden
Styrelsens arvoden beslutas på den ordinarie föreningsstämman och fördelningen görs på det konstituerande mötet. Revisors arvode beslutas på stämman.
Övriga ersättningar
Arbetsuppgifter som ligger utanför det egentliga styrelseuppdraget ersätts av föreningen. Även bilersättning för transporter för föreningens räkning ersätts. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst (max 1000:-) kan utgå om ersättningen ryms inom det belopp som beslutats på stämman. Överenskommelse om all ersättning skall ha gjorts på förhand. Inga ersättningar får överstiga av stämman beslutade nivåer.
Exempel 3
STYRELSELEDAMÖTERNAS UPPGIFTER
För samtliga styrelseledamöter gäller att verka för att andemening och krav i föreningens stadgar följs samt att medlemmarnas intressen tillvaratas på för föreningen bästa tänkbara sätt.
Ordförande
Ordföranden leder styrelsen arbete och har därmed det övergripande ansvaret för att styrelsens beslut verkställs, samt att stadgar och lagar efterlevs. Ordföranden skall dessutom:
• vara föreningens ansikte utåt och bistå medlemmarna i frågor som rör föreningen
• se till att styrelsesammanträde hålls då så är nödvändigt samt justera styrelsens protokoll
• vid eventuella tvister i styrelse eller förening, inta en samlande ställning
• kontinuerligt följa verksamheten samt samarbeta med ekonomiförvaltning och HSB-förvaltning
•tillsammans med ekonomiförvaltningen analysera föreningens ekonomiska ställning och tillgångar
•tillsammans med styrelsen upprätta budget samt bedöma erforderliga fondavsättningar
•följa upp budgeten mot dagboksrapporter och saldobalansen i samråd med den ekonomiska förvaltningen
•hålla pärmen med ekonomisk rapport, dvs dagboken, huvudboken och saldobalansen uppdaterad och tillgänglig
•vara föredragande inför styrelsen av den ekonomiska rapporteringen och budgetuppföljningen under verksamhetsåret
•föreslå och förbereda bokslut inför årsstämman
•bevaka att det kommer en granskningsrapport från revisorerna
•på föreningsstämman kunna informera medlemmarna om föreningens ekonomi/bokslut
•följa likviditetsutvecklingen, upprätta likviditetsbudget och föreslå bästa placering av föreningens likvida medel
•följa upp föreningens lån och föreslå bästa placering samt bevaka räntebidragen för dessa
•kontrollera föreningens deklarationer och skatter
•ansvara för att fastighetsbesiktning utförs årligen
•ansvara för att underhållsplanen uppdateras varje år samt att stor revidering görs vart femte år
•ta in anbud vid behov
•ansvara för att entreprenadjuridiska krav tillgodoses vid upphandlingar
•ansvara för att verksamhetsberättelse upprättas i god tid inför ordinarie årsstämma
•efter styrelsebeslut uppdatera Arbetsordning för ...
•ansvara för programvaran i föreningens PC
Vice ordförande
•är ordförandens ställföreträdare
Sekreterare
Sekreteraren skall:
•föra noggranna protokollsanteckningar vid styrelsesammanträde och styrelsekonferenser
•hålla reda på vad som tagits upp och beslutats på tidigare sammanträden, bl a genom att uppdatera aktivitetslistan
•se till att protokoll från föregående styrelsemöte tillsammans med den uppdaterade aktivitetslistan är utdelat till ledamöterna senast 2 veckor innan nästa styrelsemöte. Protokollet justeras på nästa ordinarie styrelsemöte
•bevaka bordlagda ärenden samt att fattade beslut i princip- och sakfrågor beaktas och verkställs
•samla föreningens korrespondens i särskild pärm. Samtliga styrelseledamöter som skriver i något ärende lämnar en kopia till ordföranden och sekreteraren
•förvara föreningens avtal och kontrakt i särskild pärm och bevaka dessa avseende tider, kostnader och uppsägningsdatum
•samla föreningens handlingar
•ansvara för föreningens kopiator, byte av färgpatron, pappersinköp mm.
•protokollföra fastighetsbesiktningen
•vid behov uppdatera underhållsplanen
•ta in anbud vid behov
•göra sammanställning för mötes- och förtroendearvoden så att dessa kan utbetalas senast 1 mars varje år
Fastighets-/verksamhetsansvarig
Fastighets-/verksamhetsansvarig skall:
•tillsammans med styrelsen planera utbildningsverksamheten
•aktivt stödja och utveckla verksamheten i föreningen
•se till att städdagar arrangeras vår och höst
•stimulera till gemensamma aktiviteter i föreningen, t ex glöggträff till jul
•skapa förutsättningar för bra kontakter mellan medlemmar och att samhörigheten inom föreningen stärks
•upprätta och revidera föreningens inventarieförteckning för lösa inventarier
•ansvara för att de praktiska årsmötesförberedelserna (lokal, valberedning mm) sätts igång
•sköta föreningens förråd av elsäkringar, filter, lampglas, energilampor till trapphusen mm, samt göra nybeställningar
•fortlöpande inspektera föreningens fastigheter och rapportera till styrelsen
•ha kontakt med fastighetsskötaren angående ev reparationer mm
•rapportera förbrukningen av vatten och el vid varje styrelsemöte
HSB:s styrelserepresentant
•Skall vara föreningens stöd från HSB gällande HSB-specifika frågor.
Valberedningen
Valberedningen utses på föreningsstämman. En av ledamöterna skall utses till sammankallande.
Valberedningen skall
•bestå av minst två boende i föreningen
•träffas senast i november för att förbereda valen inför årsstämman
•ta reda på vilka styrelseledamöter som står i tur att avgå och ej vill ställa upp för omval
•kontrollera att föreslagna kandidater är tillfrågade och villiga att ställa upp
•redogöra för valberedningens förslag på stämman.
HJÄLP VID PROTOKOLLFÖRING
•Styrelseprotokollen skall numreras i löpande följd från verksamhetsårets början.
•Protokollet skall följa dagordningen.
•Protokollet skall vara ett beslutsprotokoll, dock kan vissa ärenden kräva att en diskussion protokollförs.
•I protokollet skall tagna beslut klart framgå.
•Delegerade uppdrag skall protokollföras, eventuell budgeterad kostnad för uppdraget samt vem som fått delegationen. Uppdraget skall dessutom föras på aktivitetslistan.
•Vid anbudsförfrågan skall samtliga anbud protokollföras. Uppföljning av anbuden skall noteras i protokollet.
•Resultatet av den årliga besiktningen skall protokollföras.
•Lägenhetsöverlåtelser skall alltid redovisas i protokoll. Styrelsen skall bevilja säljaren utträde och köparen inträde i föreningen.
•Styrelsens ledamöter skall ha föregående protokoll för genomläsning senast en vecka innan nästa ordinarie möte.
•Protokollet skall justeras av sekreteraren, ordföranden samt en av styrelseledamöterna.
•Protokollet justeras på nästa möte.
•Föreningens stämmoprotokoll skall numreras för sig.
•Av protokollet från årsstämman skall mandatperioden för samtliga val klart framgå.
•Stämmoprotokollet skall delas ut till samtliga medlemmar.
|
Tipsa en vän
