Hur skriver man en motion?
Hur skriver jag en motion? Beståndsdelarna i motionen är i det optimala fallet:|
Motion till nästkommande stämma/årsstämma i Brf Hotpot. MOTION #1 – INFORMATIVARE ÅRSREDOVISNING BAKGRUND: BESKRIVNING AV ÄRENDET (forts.): BEDÖMNING:
5) Förslag till beslut, dvs vad exakt ska beslutas enligt Din rekommendation? Bilagor / Referenser: Grundläggande förutsättningar för motion Motionen är i sin helhet, inkl. yrkanden, direkt ställd till föreningsstämman (alltså inte till styrelsen) för behandling/beslut. Samtliga föreningsmedlemmar, alltså även styrelsen, har naturligtvis rätt att på stämman avge kommentarer med anledning av motionen. Om styrelsen anser att något är oklart i motionen ombedes styrelsen att innan stämman kontakta motionär för förtydligande (vilket också resulterar i en effektivare och snabbare genomförd stämma). Styrelsens enda skyldighet för motioner är att se till att motionerna distribueras till medlemmarna i lagstadgad tid - företrädesvis långt tidigare - till alla medlemmar. Det finns inget krav i något regelverk för styrelsen att bemöta motionen innan stämman eftersom motionen inte är riktad till styrelsen. Om styrelsen har synpunkter på motionen så kan och bör styrelsen - på lika villkor som alla övriga medlemmar, och i fullt demokratisk ordning - bemöta motionen på stämman. Om denna text ligger kvar till stämman så innebär detta att styrelsen ej diskuterat motionen med motionär. Motionen saknar frågor. Yrkandena i motionen är ej att betrakta som uppfyllda varför styrelsen naturligtvis varken har att "söka ge svar" eller föreslå stämman att "motionen ska anses besvarad". Några "svar" finns det alltså ej för styrelsen att avlämna. 7) Avsluta med medlemsnummer, epost eller namn, samt datum. När du uppger datum för motion och avsändare kan du lägga in detta i en sidfot enl. följande exempel: Demokrati - rättvisa - öppenhet - insyn - information - engagemang - medlemsinflytande - medlemskontroll - ärlighet - moral - etik - ansvar - respekt – civilkurage |
Mall skriva motion 
Instruktioner (PDF)
En väl fungerande organisation har en elektroniskt lagrad mall - flexibelt utformad - som kan användas för de som så önskar, där man direkt i mallen (pdf) fyller i sin text, och sedan bara klickar på en knapp för att skicka in.
Tips för att skriva en motion
- Det finns inget regelverk någonstans för hur motioner ska skrivas och formuleras, (vilket delvis är bra eftersom det inte får finnas något som hämmar medlemmar från att författa motioner och det får inte finnas regelverk som kan missbrukas för att inte ta upp motioner på stämmor), men om du vill få igenom din motion - dvs att stämman ska bifalla din motion - så finns det några punkter som är viktiga att tänka på enligt följande.
- Om du har flera motioner så numrera dina motioner från 1 och uppåt.
Placera motioner som mer eller mindre hör ihop tillsammans med varandra. - De motioner du tror lättast går igenom ska komma först.
Säkra dig genom att i motionen skriva att styrelsen inte får ändra om ordningen på de motioner du skrivit. - Börja med att skriva en tydlig rubrik i fetstil på en rad (max två rader) som på bästa möjliga sätt sammanfattar din motion.
- Inled sedan med att skriva en bakgrund till din motion, dvs;
- anledningen till att du skriver motionen
- problemställningen,
- vilka fördelar som kan uppnås,
- konkreta exempel gör det lättare att sätta sig in i motionen,
- etc. - Skriv frågor i motionen angående det du motionerar om, direkt riktad till styrelsen.
- Frågorna ska vara enkelt uppställda i en punktlista.
- Frågorna ska vara numrerade.
- De ska tydligt visa att det är frågor och
- det ska tydligt framgå att du vill ha konkreta svar från styrelsen på dina frågor. - Avsluta motionen med att konkret formulera ditt förslag.
- Dela gärna upp ditt förslag i mindre delförslag (detta gör det svårare att avslå motionen bara pga att det finns en liten del som stämman inte vill godkänna).
- Ge alternativa förslag. Om det första förslaget avslås kanske du har ett alternativ som är nästan lika bra, som stämman kanske godkänner i stället.
- Vad som är särskilt viktigt är att tänka ett eller ett par steg i förväg.
Vilka argument kan styrelsen tänkas använda för att motionen ska avslås?
Förbered dig genom att redan i motionen täcka upp dessa argument med dina tungt vägande motargument. - Det kanske viktigaste av allt;
För varje motion du skriver, lägg in en tidpunkt (t.ex. "inom tre månader") som motionen ska vara genomförd.
Kräv också att styrelsen ska redovisa resultatet för alla medlemmar så fort det du motionerar om genomförts (alternativt löpande under processens gång).
VAR, NÄR, HUR och AV VEM är alltid viktigt i motioner! - Lägg gärna in i motionen att du förutsätter att styrelsen kontaktar dig för att diskutera motionen och skriv att du ser fram emot en kontakt med styrelsen samt att om det finns några frågor om motioner så vill du gärna att styrelsen tar kontakt med dig.
- Om motionen är förenad med kostnader kan det vara en fördel att lägga in i motionen att du förutsätter att styrelsen tagit fram ett preliminärt kostnadsförslag redan i sitt svar på din motion (ännu bättre om du dessutom kan göra detta själv).
- Undvik att ta upp olika ämnen i en och samma motion.
- Var tydlig!
Använd inte färger för att markera texter om du inte med säkerhet vet att styrelsen kommer att skicka ut motionerna i färg (görs normalt aldrig).
Använd fetstil där så behövs. I undantagsfall använd kursiv stil för kortare texter, normalt endast för citat (kursiv text gör texten mer svårläst).
Det ska vara "luft" i dokumentet, dvs kortare stycken med mellanrum mellan styckena så blir det lättare att läsa och förstå vad som hör ihop med vad. - Det ska definitivt vara rättstavat (kör en stavningskontroll).
- Ju mer kortfattad och konkret du är, desto troligare att motionen går igenom (många tycks tyvärr lida av såväl läsproblem som bristande intresse, och orkar inte läsa många rader text).
Går det inte att göra motionen kortfattad (max en halv A4-sida) så skriv en sammanfattning under rubriken (i fetstil) "Sammanfattning" omedelbart före dina konkreta förslag i motionen till stämman.
- Om motionen är lite längre, lägg in korta och tydliga delrubriker för varje stycke i texten.
- Låt gärna en eller flera läsa igenom din motion och ge sina synpunkter.
- Gå gärna ihop med fler medlemmar om dina motioner. Ju fler som står som ansvariga för motionen, desto svårare blir det för styrelsen att föreslå stämman att avslå motionen.
- Avsluta med att skriva ditt namn eller medlemsnummer (du bör i brevet/mailet till styrelsen ange alla kontaktvägar till dig, men du behöver inte göra det i motionen. Styrelsen måste kunna nå dig för att ges möjlighet att diskutera motionen.
Du behöver inte skriva under motionen med din namnteckning eftersom det inte finns något regelverk för detta, men du rekommenderas att göra detta ändå.
HSB Malmös styrelse gick bara ett par veckor innan deadline för motionerna till årsstämman 2008 ut med ett nytt krav om underskrift av motionen. Vad HSB Malmö inte förstått - eftersom de inte befinner sig i den moderna teknikvärlden - är att de flesta lär få svårt att underteckna digitalt inskickade motioner.
- Lägg in datum i din motion för när du lämnat in din motion.
- Lämna in din motion i tid (ej efter sista datum för inlämnandet av motioner).
- En liten finess med motioner som nästan ingen upptäckt är att man med motioner kan få fram sina åsikter skriftligt, även om de inte är direkt kopplade till själva motionen.
Utnyttja denna möjlighet !!!
Du kan i din motion lägga in de åsikter och synpunkter som du vill att stämman ska få kännedom om (se exempel 2 nedan).
OBS! Notera att du kan motionera om precis vad du vill. Det finns inga begränsningar. Men stämman kan bara ta beslut i frågor som är inom stämmans kompetensområde. Vad detta innebär är att stämman t.ex. inte kan ta beslut om att höja akassa-avgiften eller om något som står i strid med lagen. Men allt annat, inom föreningen, går alldeles utmärkt att motionera och besluta om (även om det tyvärr finns mindre vetandes medlemmar och HSB-anställda som hävdar annat).
- Även om jag rekommenderar att vara så konkret som möjligt i motionen så kan det i vissa fall vara ett taktiskt smart drag att utelämna viss information i motionen.
Du tar i stället upp denna information muntligen på själva stämman.
OBS!
Du har på stämman alltid full rätt att såväl tala för din motion, som att förklara närmare hur du tänkt dig och att utveckla motionen samt att förändra densamma. - I många motioner kan du lägga till att det snarast (före redovisningsårets slut) ska föras in i stadgarna vad du motionerat om.
- Kräv mottagningsbevis, dvs bekräftelse på att motionen mottagits och registrerats.
- På stämman;
Tänk på att om styrelsen vill att en motion inte ska gå igenom så kommer styrelsen att försöka se till så att motionen behandlas så snabbt på stämman att ingen hinner reagera förrän beslutet är klubbat.
Ett annat vanligt trick är att se till så att motionären inte kan göra sig hörd. T.ex. genom att inte ge denne en mikrofon.
Styrelsen kommer också att ha en grupp styrelsetrogna som arbetar för styrelsen med som mål att störa stämman så mycket som möjligt, i stället för att konkret bemöta motionen. Dessa "styrelseslavar" är ett av de största problemen för att lyckas få igenom vettiga motioner. Deras enda mål är att ställa in sig hos styrelsen, och de bryr sig inte ett dugg om vad motionen behandlar.
Det som mest effektivt stoppar dem är att aldrig låta dem få sista ordet!
Bemöt varje angrepp från dem (ej aggressivt), och acceptera aldrig om mötesordföranden inte vill låta dig göra detta.
Var också beredd på att de flesta på en stämma är fega och resonerar enligt devisen; "Bättre sitta ner än att ställa sig upp och falla".
Dvs de som håller med dig om motionen sitter bara tysta, medan de som är emot din motion är desto ljudligare.
Då kan det vara bra om man redan före stämman gått ihop med andra för att kunna göra sig hörd.
Personangrepp är inte helt ovanligt förekommande. Speciellt de styrelsetrogna ägnar sig åt denna teknik. Vid varje personangrepp ska du bara omedelbart avbryta den som kränker dig och ropa "Ordningsfråga", varefter du kräver att mötesordföranden styr upp stämman. Det är mötesordförandens skyldighet att göra detta (utan din uppmaning), och sker ej detta kan stämman klandras.
- OBS! Även om stämman bifaller din motion så kan det hända att den inte genomförs av styrelsen trots att det är i strid med lagen. Detta pga att protokollföraren, som alltid är på styrelsens sida mot medlemmarna, mixtrar med formuleringen i protokollet. Protokollföraren lägger in en luddig formulering i protokollet som kan tolkas fritt, vilket sedan utnyttjas av inte helt ärliga styrelser.
HSB Malmö utnyttjar sig nästan uteslutande av denna teknik.
Det är alltså därför extremt viktigt att du i såväl motion som på stämman särskilt säkrar dig från att detta ska hända.
Skriv i motionen att formuleringen i protokollet ska överensstämma med motionen fullt ut.
På stämman kan du sedan särskilt begära att avvikelser från din motion ska föras in i protokollet och att det ska stå att motionen i övrigt antagits i sin helhet. - En annan vanlig teknik från styrelsen för att stoppa motioner från att genomföras är att rekommendera att en utredningsgrupp eller liknande tillsätts för att behandla motionen. I detta läge har du direkt förlorat kontrollen över din motion och stämman tas ifrån sin lagstadgade beslutsrätt (som regel).
Därför måste du med alla medel se till att ett beslut med anledning av din motion verkligen tas på stämman, om det inte verkligen är befogat med en utredning.
Stämman måste fatta ett konkret beslut, och ett beslut som verkligen leder till något.
Om det inte finns någon annan möjlighet, och beslutet blir att någon form av utredningsgrupp tillsätts med anledning av din motion så är följande två punkter av yttersta vikt;
a) Kräv att det i protokollet ska föras in att på ett bestämt datum (eller inom viss tidsperiod) ska stämman (extrastämma) ta beslut i frågan, efter att utredningen är klar.
b) Kräv att det ska föras in i protokollet att du (och övriga medlemmar) löpande ska informeras (och vara delaktig) i utredningsarbetet.
Att styrelsen ska "beakta" det du motionerar om är helt utan värde, och en sådan formulering är oacceptabel.
Vilket regelverk gäller för motioner? Hur hanteras motioner?
Det enda kravet är att motionen ska innehålla ett yrkande (och ett ursprung). Allt annat är ett plus.Styrelsen må i detta högst orättvisa och odemokratiska system ha sista ordet till motionen innan den kommer medlemmarna till del, men på stämman talar man för sin sak.
På stämman;
- argumenterar man emot vad styrelsen invänt mot till motionen.
- ifrågasätter motionären vad styrelsen bemött motionen med.
- försöker man på alla sätt tillgängliga göra medlemmarna införstådda med de fördelar motionens yrkande skulle medföra för föreningen.
- kan man modifiera sina yrkanden efter styrelsens invändningar.
Styrelsen bestämmer inte resultatet av motionen. Det är alltid föreningens högsta beslutande organ, föreningsstämman, som avgör om en motion ska bifallas eller ej.
Det går t.o.m. utmärkt att lägga tilläggsyrkanden till sin motion som styrelsen inte beretts möjlighet att sabotera innan stämman (så länge yrkandet är kopplat till motionen).
I de flesta fall fastställs sista datum för inlämnande av motioner i stadgarna (dvs inför specifikt årsstämman).
Om så ej är fallet kan motioner lämnas in så sent som i princip dagen innan kallelse går ut om föreningsstämma.
Motioner kan lämnas till såväl ordinarie årsstämma som till extrastämma. Därav att man i sina motioner lämpligen uppger att motionen är till nästkommande föreningsstämma (för då måste motionen tas upp till behandling på extrastämma om det kommer en föreningsstämma innan årsstämman).
Tipsa en vän
Senaste inlägg