Vicevärdens uppgifter

ARBETSBESKRIVNING FÖR VICEVÄRD (VV)

Har din förening en vicevärd som är kapabel att utföra nedanstående uppgifter?
Har din styrelse tydligt informerat alla medlemmar om vilka vicevärdens arbetsuppgifter är?
Har din styrelse gjort en komplett arbetsbeskrivning för vicevärden, och har medlemmarna fått ta del av denna arbetsbeskrivning?


Ordförande bevakar att VV utför det arbete som styrelsen bestämt och ansvarar för att VV får de uppgifter han behöver i sitt arbete.

1. "Administrativa underlag mm"
  1. Vicevärden ansvarar för diverse administrativa rutiner, t.ex. fakturaunderlag, nyckelhantering, korrespondens, rapporter, etc.
  2. Vicevärden upprätthåller en löpande uppdaterad medlemsförteckning, elektroniskt lagrad. Ev. kan VV göra detta manuellt, men löpande redovisa förändringar till styrelsen där sedan ansvarig person i styrelsen löpande uppdaterar den elektroniska versionen.
  3. Vicevärden samlar in, redovisar och meddelar de uppgifter (via HSB, om så krävs) som myndighet eller organisation erfordrar (i samråd med styrelsen).
  4. Med hänsyn till styrelsens svårighet att på ordinarie arbetstid sköta muntliga kontakter med HSB, entreprenörer, konsulter etc. är en viktig uppgift för VV att hantera de muntliga kontakter (vilka delegeras av styrelsen) som krävs under tidsperioden 08.00-17.00.
Här kan det vara bra om styrelsen redan nu specificerar upp så många administrativa uppgifter som möjligt, samt föreslår hur dessa rent praktiskt ska fungera.

2. Ekonomi och redovisning & Fastighetsförvaltning - resultatansvar / budgetansvar
  1. *Vicevärden deltar i budgetprocessen i sin helhet, samt gör kvartalsvisa uppföljningar och avstämningar.
  2. Vicevärden bedömer budgetförslag med beaktande av erforderliga fondavsättningar.
  3. Vicevärden tar fram underlag till budgetering, budgetuppföljning och bokslut.
  4. Vicevärden följer upp budgeten mot saldobalanser (och dagboksrapporter).
  5. Vicevärden ska vara väl insatt i den ekonomiska och likvida ställningen, samt följa kostnadsutvecklingen, och i tid föreslå erforderliga åtgärder.
  6. Vicevärden tar fram underlag för kontroll av bokföring.
  7. Vicevärden upprättar i samarbete med styrelsen förslag till verksamhetsberättelse.
  8. Vicevärden lämnar kompletterande information till styrelsens årsredovisning (dvs tar fram utkast till årsredovisning).
  9. Vicevärden granskar förslag till bokslut, budget och andra redovisningshandlingar.
  10. Vicevärden sammanställer och till HSB lämnar erforderligt material för upprättande av bokslut (dvs tar fram underlag för bokslut).
  11. Vicevärden granskar redovisningshandlingar som erhålls från HSB-föreningen.
  12. Vicevärden upprättar förslag till driftskostnadsbudget.
  13. Vicevärden bistår styrelsen med stöd för att upprätta underhållsplan, och följer upp underhållskostnader.
  14. Vicevärden bevakar att utbetalning för entreprenadarbeten sker på sätt som styrelsen beslutat eller i förhållande till utfört arbete.
  15. Vicevärden bevakar kontinuerligt att beslutade avgifter (ex. årsavgifter), avtalade hyror och andra inbetalningar till föreningen debiteras och betalas med rätt belopp, och i rätt tid.
  16. Vicevärden rapporterar regelbundet till styrelsen avgiftsredovisningar med eventuella restantier, och i samråd med styrelsen och HSB handlägger ärenden rörande restantier.
  17. Vicevärden handlägger uppbörds- och kravverksamhet enligt fastställd rutin.
  18. Vicevärden administrerar uttag från fond för inre underhåll (som är avvecklad i denna förening, men där vissa medlemmar fortfarande har pengar innestående).
Vicevärden ansvarar för att de olika handkassorna redovisas korrekt och att erforderliga medel finns i respektive handkassa.
Går det kanske att konkretisera ovanstående ytterligare?


3. "Försäkringsfrågor / skadehantering"
  1. *Vicevärden ansvarar för hantering av försäkringsskador och handläggning av försäkringsfall enligt fastställd rutin, samt sköter kontakter med försäkringsbolag, skadeansvarig, den drabbade, etc. (och håller styrelsen löpande informerad).
  2. Vicevärden ska bevaka att föreningens egendom är betryggande försäkrad och bereda frågor till styrelsen avseende tecknande av nya försäkringsavtal, vilket innebär att hålla sig löpande uppdaterad om erbjudanden, bl.a. via HSB, likväl som att hålla styrelsen löpande informerad i försäkringsfrågor.


4. Fastighetsförvaltning - Kalkylering och beräkning av entreprenader
  1. *Vicevärden tar fram underlag och beräknar entreprenader inom fastighetsskötsel, lokalvård, markskötsel och alla övriga entreprenadarbeten, samt tar fram tillhörande arbetsbeskrivningar (och skriftligt presenterar allt för styrelsen).
  2. Vicevärden svarar för att material- och arbetsbeskrivningar för större underhållsarbeten och nyanläggningar upprättas.
  3. Vicevärden kostnadsberäknar fastigheternas underhållsbehov.
  4. Vicevärden är delaktig i kontakterna med av föreningen anlitade konsulter.
  5. Vicevärden företar regelbundna besiktningar av föreningens fastigheter, installationer och allmänna utrymmen, och upprättar besiktningsprotokoll (i samråd med styrelsen).
Här måste man vara medveten om riskerna ifall styrelsen anlitar en icke objektiv person (anställd av HSB) att utföra ett arbete som mycket lätt kan vinklas till HSB:s fördel, och där styrelsen ej kan vara garanterade att uppgifter inte "läcker" till HSB.
Om en person som styrelsen anlitar från HSB ska tillåtas arbeta med ärenden som HSB på något sätt är involverad i med sina tjänster blir vicevärden omedelbart jävig, och styrelsen måste ansvara för att vicevärden ej erhåller mer uppgifter än vad han absolut måste (han får t.ex. ej vara med vid öppning av anbud).
Dessutom borde kanske "beräkna" i meningen ovan (punkt a) ersättas med en tydligare arbetsbeskrivning.

5. Adm. & Fastighetsförvaltning - Upphandling av underhållsarbeten / entreprenader
  1. Vicevärden svarar för att för förvaltningen erforderliga avtal upprättas.
  2. *Vicevärden upprättar förfrågningsunderlag vid anbud, begär in anbud samt ombesörjer upphandlingar av mindre underhållsarbeten, enligt direktiv från, och i samråd med, styrelsen (för vilken resultatet presenteras skriftligt).
  3. Vicevärden ansvarar för att erforderliga entreprenad- och anbudshandlingar upprättas vid större underhållsarbeten.


6. Administration & Fastighetsförvaltning - Planering / handläggning
  1. *Vicevärden innehar ett delansvar för den övergripande planeringen, utförandet och handläggningen av tjänster ingående i avtal m.m. kopplat till fastighetsskötsel, markskötsel, lokalvård mm. Ansvaret gäller arbetsledning, schemaläggning och semesterupplägg för respektive kategori. Dessutom ingår all planering för snöberedskap.
  2. Vicevärden tillser att nödvändiga och löpande underhållsåtgärder blir utförda på ett korrekt sätt, och övervakar beställda arbeten.
  3. Vicevärden övervakar beställda arbeten, ser till att de utförs enligt arbetsbeskrivning och/eller lämnade anvisningar, och svarar för att uppgjorda avtal fullgörs på ett korrekt sätt.
  4. Vicevärden bevakar att rättigheter och skyldigheter fullgörs enligt växlade avtal.
  5. Vicevärden bereder frågor till styrelsen avseende tecknande av nya avtal för drift, etc.
  6. Vicevärden svarar för att det finns en god planering för de arbetsuppgifter som finns i föreningen, och ska därför ha en god framförhållning.
  7. Vicevärden svarar för att fastighetsskötseln bedrivs på ett sådant sätt att ordning och trivsel upprätthålls i föreningen.
  8. Vicevärden fungerar som arbetsledare för fastighetsskötaren och svarar för att (i samråd med styrelse och, i förekommande fall, med HSB) upprätta arbetsinstruktioner, samt fungerar tillsammans med ordförande som kontaktperson mellan styrelse och FS.
  9. Vicevärden fungerar som kontakt mellan styrelse och entreprenörer/övriga anlitade tjänster. i) Vicevärden ska tillse att föreningens gemensamma utrymmen hålls rena och i vårdat skick.


7. Administration & Fastighetsförvaltning - Styrelsefrågor
  1. Vicevärden ska fungera som styrelsens förlängda arm.
  2. Det åligger vicevärden att ta initiativ i frågor som ska bli föremål för styrelsebehandling.
  3. Vicevärden redovisar löpande till styrelsen om sina arbetsuppgifter (och arbetstider).
  4. *Vicevärden bereder styrelsesammanträden (dvs förbereder av styrelsen utvalda styrelsesammanträdesärenden), lämnar skriftliga rapporter vid styrelsesammanträden, är vid behov föredragande i vissa frågor, o verkställer av styrelsen fattade beslut kopplat till den löpande verksamheten.
  5. Vicevärden ska utföra löpande uppgifter, som blivit delegerade till honom.
  6. Vicevärden lägger fram förslag till erforderliga åtgärder, och lämnar styrelsen erforderliga rapporter.
  7. Vicevärden tar emot all inkommande post, märker upp dessa med ankomstdatum (på kuvert för oöppnad), och placerar inkommande post på för detta avsedd plats.
  8. Vicevärden ansvarar för att post, information och dylikt hämtas från och lämnas till HSB.
  9. Vicevärden anskaffar hyresgäster till föreningens lokaler och parkeringsplatser, och för turordningslista.
  10. Vicevärden upprättar hyresavtal (i samråd med styrelse och HSB).
  11. Vicevärden utför tillsyn (= besiktning) av bostadsrätter i samband med överlåtelser och för protokoll på för detta avsedda blanketter.
  12. Vicevärden ombesörjer att styrelsen föreläggs ansökningar om medlemskap och ansökningar om utträde, samt håller medlemsregistret aktuellt (se #1a), och bevakar att HSB får uppgifter om nya medlemmar.
  13. Vicevärden handlägger bostadsrättsöverlåtelser och upplåtelser enligt av HSB och styrelsen fastlagda rutiner.
  14. Vicevärden ansvarar för inköp, enligt beslut från styrelsen, av förbrukningsmaterial till kontor, fritidslokal o.dyl (samt för tvättstugor, lokalvård, etc., vid behov).
  15. Vicevärden ska upprätta, kontrollera och löpande föra inventarieförteckning i för detta avsedd inventariebok.

    Ovanstående låter bra på papperet, men vad innebär det egentligen i praktiken?
    1) "Bereda styrelsesammanträden"? Hur? Kan exempel ges? Har styrelsen förslag?
    2) "Föredragande i vissa frågor"? Det innebär alltså att vicevärden eventuellt kan vara föredragande i vissa frågor om det skulle vara så att tidigare skriftlig och muntlig information behöver mer kött på benen. Men dessa frågor är begränsade till det som står under punkt 1-6 i HSB:s "funktionsbeskrivning", eftersom HSB endast angivit dessa som arbetsuppgifter.
    3) "verkställa styrelsebeslut kopplat till den löpande verksamheten". Här undrar jag enbart vilken form av begränsning tillägget "kopplat till den löpande verksamheten" innebär?


8. Medlemstjänst och information
En viktig punkt som direkt måste läggas till i vicevärdens uppgifter är "medlemsfrågor", dvs öppettider för medlemskontakter.
  1. Vicevärden ska vara anträffbar för medlemmarna på regelbundna tider och befinna sig på för detta avsedd plats på de öppettider för vicevärd som fastställs av styrelsen.
  2. Vicevärden ser till att aktuellt kontor är väl anpassat för verksamheten, och att god ordning hålls.
  3. Vicevärden svarar för utrustning och inredning av kontor och personalutrymmen och det åligger vicevärden att se till att kontor är tillfredsställande ordnat i förhållande till verksamhetens omfattning.
    Hur ska det fungera rent praktiskt med vicevärdens öppettider?
    Hur frekvent och hur länge för vicevärds öppettider? Måste vara oftare än 1 timme var tredje vecka. Förslagsvis en timme varje vecka. Vilka tider? Förslagsvis varannan vecka mellan 18-19 och varannan vecka mellan 17-18.
    För detta behövs lokal och nycklar. Det bästa hade varit om vicevärd kan dela rum med fastighetsskötare!
    Här måste dessutom specificeras att vicevärden lyssnar av telefonsvarare.
    Ingår mobil och tillhörande nr i tjänsten, precis som för fastighetsskötare?

  4. Vicevärden ansvarar för uppsättning av information (framtagen av styrelsen) på anslagstavlor (t.ex. kallelser till stämmor), samt utdelning av information (framtagen och producerad av styrelsen) till medlemmarna.
  5. Vicevärden ser också till att anslagstavlorna innehåller enbart aktuell information och att det ser snyggt ut på anslagstavlorna.
  6. Vicevärden ser till att uppdaterade anslag om expeditionstider finns i fastigheterna.
  7. Vicevärden kontrolläser information från styrelsen till medlemmarna och ger löpande tips och idéer till medlemsinformation.


9. Föreningsverksamhet
  1. Ska formuleringen
    "Vicevärd ska vid behov deltaga i styrelsesammanträden, föreningsstämmor och andra av styrelsen arrangerade möten och sammanträden, när styrelsen så begär"
    läggas in helt eller delvis? Eller med annan formulering?

  2. Vicevärden ska förbereda och svara för alla praktiska arrangemang för föreningsstämma.
  3. Sedan styrelsen fastställt tid och plats för föreningsstämman ska vicevärden ombesörja att kallelse till stämma sker i stadgeenlig ordning och kallelser samt verksamhetsberättelser delas ut till samtliga berörda parter.

Vicevärdens arbetsordning

Vad gör vicevärden?

Vicevärd sökes

Styrelseledamot och vicevärd i brf

Vaktmästartjänst, arbetsbeskrivning
Fastighetsskötare, arbetsbeskrivning

Anställa vaktmästare i brf?

Vaktmästare i brf, vilket är bäst?


Forum för alla i bostadsrätt Tipsa en vän


Skriv till media ! NU !!!


FORUM

Hur fungerar det med vicevärd/vaktmästare i din bostadsrättsförening?

Vad fungerar bra/dåligt i din förening?

Om du har några synpunkter om din brf, om din bostadsorganisation (HSB, Riksbyggen, SBC) eller frågor om att bo i bostadsrätt, dela gärna med dig av dessa genom att klicka här!
Forum för alla i bostadsrättSenaste inlägg
(rss-reader för Google Chrome)




FAKTABANKEN - FORUM FÖR ALLA I BOSTADSRÄTT
Störningar i BRF A 01
Avgifter i BRF A 02
Underhåll bostadsrätt, Ansvarsfördelning, Förändring av lägenhet A 03
El, Värme och Vatten i BRF A 04
Balkong och Uteplats, Utemiljö, Parkering & Garage i BRF A 05
Styrelse, Styrelsemöte, Protokoll, Tystnadsplikt, Dagordning A 06
Bostadsorganisation - Förvaltare A 07
Likhetsprincipen - Likabehandlingsprincipen A 08
Jäv A 09
Särskild granskning, Medrevisor, Revisor & Revisorssuppleant A 10
Hyresnämnden - Bostadsrätt A 11
Regelverk för bostadsrätt A 12
Avhysning, Uppsägning, Förverkande, Avsägelse, Tillträde bostadsrätt A 13
Andrahandsuthyrning i BRF B 01
Andelstal och Mätning bostadsyta B 02
Kapitaltillskott, Insatshöjning, Förändring av insats bostadsrätt B 03
Överlåtelse, Köp av bostadsrätt, Mäklare, Medlemskap B 04
Vattenledningsskada och Vattenskada i bostadsrätt B 05
Ekonomisk plan bostadsrättsförening B 06
Lägenhetsförteckning, Medlemsförteckning B 07
Föreningsstämma, Röstning, Ansvarsfrihet, Motioner i BRF & Arvoden B 08
Valberedning i BRF B 09
Ändring av stadgar i BRF B 10
Självförvaltning i BRF B 11
Sambolag bostadsrätt B 12
PUL BRF B 13
Väsentlig förändring av fastighet B 14
Likvidering av bostadsrättsförening, Fusion, Överlåtelse av hus i BRF B 15
Utvidgning av verksamhet i BRF B 16
Statistik bostadsrätter B 17
   FAKTABANKEN
   Gå direkt till Faktabanken i Forum för alla i bostadsrätt



  " LÄNKAR TILL WEBBSIDOR OM HSB & BRF "  
Huvudsida
HSB:s normalstadgar - enbart för att skydda HSB och styrelse?   Vad innebär det att inte bevilja styrelsen ansvarsfrihet?
Sveriges bästa brf-stadgar   Vad får styrelsen besluta om?
NY FÖRENINGSLAG!   Arbetsordning för styrelse
Länkar till lagar och föreskrifter   Budord för styrelsen
Utträde ur HSB   Vilken kompetens behövs i en styrelse?
Anmälan till hyresnämnden   Valberedning
Andrahandsuthyrning   Hur skriver man en motion?
Överlåtelse av bostadsrätt   Exempel på motioner till ett årsmöte
Försäljning av bostadsrätt   Motioner HSB 2009
Vad gäller avseende vattenledningsskada?   HSB Malmös årsstämma 2009
Utdrag ur lägenhetsregister   Klander HSB årsstämma 2008
Vem ansvarar för vad?   Information till medlemmarna
Vad gäller avseende p-plats?   Offert badrumsrenovering
Vem får närvara på stämman?   Certifiering av bostadsrätt
Stämma, närvarostatistik   Länkar till bostadsrättsföreningar
Årsredovisningen   SDS om bostadsrätter
Arvode brf-styrelse - Per lgh   Håll koll på styrelsen - DN Bostad
Arvode HSB Malmö   Samarbete är nödvändigt - DN Bostad
Vicevärdens uppgifter   Talibanstyre & maktlösa medlemmar - SvD
BoRevision - en fara för din förening   Föreningar tar ut pengar från HSB - SDS
Värme och ventilation   HSB Malmö skandalen
Styrelsen varnar !!!   Frågor till HSB/Riksbyggen
Exempel på hur medlemmar behandlas   Hur HSB i Sverige svarar på frågor
Exempel på protokoll från årsmöte   HSB Riksförbund
Justering av ovanstående protokoll   Vilka är de ansvariga?
Vår Bostad   Vad är HSB bra för?
Dagordning - lagbrott   Föreningar som censurerar bort kritik
Byte av stamrör   Hur en årsstämma kan gå till
 

Om boendet i en brf   -   Bo i brf

Riksbyggen
Se länkar ovan

Bredband / ADSL - Sanningen om Sveriges internetleverantörer !


© 2009 - Uppdaterad 2014-06-29 Stockholm • Göteborg • Malmö / Skåne