Motion #44 - Valberedningens uppgifter & regler
Styrelsen bryter mot lagen

År 2007 (och 2006) skrev jag en motion enligt följande;

Motion 17-2 - Policy för valberedningen

Det är bra att föreningen har en valberedning, men det hade kanske varit ännu bättre om alla - valberedning såväl som styrelse och medlemmar - vet vad som egentligen ingår i valberedningens uppgifter (i stället för som idag där varken valberedning eller medlemmar vet detta).

Jag föreslår därför - för att säkra föreningens framtid - att nedanstående specifikation av valberedningens uppgifter bestäms, med styrelsens tillhörande skyldigheter (tillsammans med stämmans ev. tilläggsförslag).

Aktiv valberedning

En aktiv valberedning ska eftersträvas av förening såväl som av styrelse.

Sammankallande i valberedning

Vem som är sammankallande utses på stämman när valberedning väljs (även vid omval).

Om den som är sammankallande i valberedningen hoppar av utser övriga i valberedningen en sammankallande inom sig (vilket medlemmarna omedelbart informeras om).

Arvode för valberedning

Om arvode ska utgå till valberedning så bestäms storleken på detta arvode i samband med val av valberedning (även vid omval).

Valberedningen får sitt arvode i efterskott.

Den som hoppar av valberedningen får arvode endast för den tid som personen varit aktiv i valberedningen.

Budget för valberedning

Om valberedningen ska ha en budget för sin verksamhet så bestäms storleken på denna budget i samband med val av valberedning (även vid omval). I samband med detta definieras vad budgeten kan och får användas till.

Hur dessa pengar använts redovisas sedan i detalj i årsredovisningen.

Vem får ingå i en valberedning?

Endast medlem som fysiskt bor i föreningen får ingå i valberedningen.

De som ingår i en valberedning får inte ha några kopplingar till styrelsen (familj eller släkt) eller själv inneha något annat förtroendeuppdrag i föreningen.

En valberedning tillsätts (och avsätts) av medlemmarna (aldrig av styrelsen) på stämma.

Hur ska valberedningen arbeta?

En valberedning får inte samarbeta med styrelsen i val av medlemmar till olika förtroendeposter. Valberedningen ska arbeta helt självständigt och fristående från styrelsen!

En styrelse får aldrig ges någon förhandsinformation från valberedningen. Det valberedningen har att berätta måste de göra samtidigt för alla medlemmar.

Valberedningen får aldrig under några omständigheter exkludera något förslag som kommit till valberedningen. Alla förslag på medlemmar till olika förtroendeposter, som kommit till valberedningen skriftligt eller muntligt ska ovillkorligen redovisas av valberedningen för medlemmarna. Det får inte förekomma något hemlighetsmakeri.

Valberedningen får inte lägga något personligt tyckande i sin redovisning till medlemmarna av de förslag som kommit in. Valberedningen får enbart redovisa rena fakta!

En valberednings uppgift är inte att behandla information och ge sina personliga åsikter, utan valberedningen ska enbart förmedla information i form av fakta och sanningar.

Valberedningen tar kontakt med alla nyinflyttade medlemmar (med stöd av löpande information från styrelsen om vilka som flyttar in) för att undersöka om nyinflyttade skulle kunna tänka sig en förtroendepost inom föreningen.

Valberedningen ska, före stämma där val ska förekomma, skriftligt till alla medlemmar redovisa alla förslag som kommit in till valberedningen.

Det är inte meningen att valberedningen ska hemlighålla några uppgifter, utan det som valberedningen fått kännedom om är information som samtliga medlemmar måste få ta del av i oredigerad form. Valberedningen får under inga omständigheter bli ännu en maktfaktor i föreningen (som då i så fall bara skapar mer problem och mindre demokrati).

När ska valberedningen vara verksam?

Valberedningen är verksam under hela året (och alltså inte t.ex. bara en viss period före stämma).

Vilka poster ska valberedning hitta personer till?

Valberedningen ska hitta personer till;
  • Styrelseledamöter
  • Suppleanter till styrelsen
  • Revisorer
  • Revisorsuppleant
  • Representant för föreningen till HSB fullmäktige samt suppleant för denne
  • Valberedning (alltså föreslå ersättare till sig själva, som sedan utses av medlemmarna)
  • Alla övriga förtroendeposter som hör till föreningen
  • Medlemmar som ska ingå i olika projekt (dvs projektgrupper)
Valberedningen ska söka medlemmar främst till;
  • De poster där avhopp skett under året från ovanstående poster
  • De ledamöter som står i tur att avgå i styrelsen och för revisor (och på andra poster)
men detta är inte något hinder för att även förslag kommer in på redan tillsatta poster. Dessa förslag måste naturligtvis också redovisas av valberedningen.

Likväl som att ledamöter kan hoppa av när de vill så kan naturligtvis medlemmarna t.ex. avbryta ledamöters uppdrag i styrelsen, om medlemmarna inte är nöjda med styrelsens prestation. Detta alltså oavsett hur lång tid en ledamot sitter på i styrelsen.

Löpande information till medlemmarna

Valberedningen måste några gånger under året redovisa för medlemmarna hur arbetet fortskrider med aktuell status.

Valberedningens kontakt med styrelse

Ett par gånger om året (2 till 4 gånger) är valberedning och styrelsens alla ledamöter (helst även med samtliga suppleanter) skyldiga att träffas personligen och i grupp för att diskutera om ledamöterna är nöjda med hur arbetet i styrelsen fortlöper och om samarbetet mellan ledamöterna fungerar. Styrelsens ordförande är sammankallande till dessa möten (vilket kan ske på uppmaning av den som är sammankallande i valberedningen, då styrelsen är skyldig att följa denna uppmaning).

Valberedningen har också rätt att vid behov ta kontakt personligen med enskilda ledamöter och suppleanter för att utröna om allt fungerar som det ska i styrelsen. Utfallet från dessa möten och kontakter ska snarast via valberedningen informeras medlemmarna skriftligen.

Om valberedningen misstänker att styrelsearbetet inte fungerar riktigt som det ska så är valberedningen skyldig att detaljerat informera medlemmarna om detta skriftligen.

Styrelsens skyldigheter

Styrelsen är skyldig att underlätta valberedningens arbete med t.ex. utskrifter av flygblad, upplåta lokal för möten, ge omedelbar information om vem som flyttat in i föreningen, o.dyl.

Det är styrelsens uppgift att tydligt, på alla sätt som är möjliga, se till så att alla medlemmar vet vem som ingår i valberedningen (via anslagstavlor, webbsajt, informationsutskick, etc) och hur valberedningen kontaktas.

Det valberedningen har att informera om måste styrelsen upplåta plats för på styrelsens webbsajt (styrelsen får avgöra om styrelsen själv - då utan fördröjning - ska lägga ut informationen eller om de vill överlåta detta till valberedningen).

Styrelsen får inte censurera någon information från valberedningen.

Om en styrelseledamot, eller någon på en annan förtroendepost i föreningen, avser att inte fortsätta efter nästa val så meddelar i första hand (i andra hand gör styrelsen detta) denna person sitt beslut till valberedningen, som i sin tur ser till att detta snarast kommer medlemmarna till kännedom.

Det är viktigt att styrelsen (via mötesordförande) noga informerar medlemmarna om att vilken medlem som helst kan föreslå sig själv eller vilken annan medlem som helst på stämman, och man behöver inte gå via valberedningen om man inte vill.
Valberedningen är endast en samordnande enhet med som mål att underlätta.

Informera om avhopp/förändringar i valberedning

Om förändringar till nästa ordinarie stämma sker i valberedningens konstitution, eller om valberedningen avbryter sitt arbete, eller andra viktiga förändringar inträffar här, är i första hand valberedningen skyldig att informera medlemmarna om det inträffade. I andra hand är styrelsen skyldig att snarast tillse att medlemmarna får informationen.

Information om avhopp från andra förtroendeposter

Det är i första hand styrelsens uppgift att informera om varje förändring som sker bland de förtroendeposter som finns i föreningen, men valberedningen måste också komplettera denna information till medlemmarna, eftersom det påverkar valberedningens arbete.

Kontakt mellan medlemmar och valberedning

Precis som på stämman så kan enskilda medlemmar föreslå andra medlemmar till vilken förtroendepost som helst i föreningen. Man behöver alltså inte föreslå just sig själv.

Valberedningen fungerar som en kompletterande mellanhand mellan medlemmarna och styrelsen varför medlemmarna kan framföra sina synpunkter till valberedningen, som sedan tar upp detta på sina möten med styrelsen.

Redovisning

Valberedningen redovisar på stämman;
  • hur valberedningen arbetat under året,
  • vad resultatet blivit.
Denna redovisning sker i början av varje punkt i stämmans dagordning för val av medlemmar på förtroendeposter.

Förhoppningsvis förstår styrelsen vikten av ovanstående så att styrelsen inte (i vanlig ordning) föreslår avslag på denna motion. Men om styrelsen trots allt skulle föreslå avslag - då i så fall styrelsen naturligtvis måste skriva ett eget förslag - så är det viktigt att medlemmarna själva tänker till och tar ett enhetligt beslut om att ovanstående regler ska gälla framöver. Det är medlemmarna som bestämmer, och dessa regler är enbart för allas bästa!

Det är också viktigt att detta beslut inte skjuts fram till kommande stämma (extrastämma eller årsstämma), utan beslut tas nu! Det finns inga skäl för att avvakta. Om någon medlem har förslag på förändringar av ovanstående regler så tas eventuella beslut på justeringar under denna årsstämma!

ÖVRIGT:
Se webbsidan http://hotpot.se/hsb-valberedning-brf.htm för mer information om valberedningens uppgifter.

Styrelsens svar år 2006 på denna motion (17-2)

Styrelsen vill ge följande svar till motionen.
Styrelsen ämnar förelägga medlemmarna förslag till nya stadgar under förhoppningsvis våren 2006. I samband med detta ser styrelsen det viktigt att därutöver diskutera andra saker typ regelverk åt tex valberedningen.

Styrelsen anser därmed motionen besvarad.
Styrelsen protokollförde beslutet så som styrelsen formulerat svaret till motionen inför årsstämman, med tillägget "Stämman: Bifaller".

Mina kommentarer till styrelsens svar (17-2) med förslag

Våren 2006 kom och gick, utan något förslag till regelverk för valberedningen från styrelsen, trots löftet om detta.
Och inga förslag till nya stadgar blev det heller.


Nya stadgar kanske till våren 2006?
Stadgarna skulle ha förnyats för fyra år sedan! Inte ens nu kan styrelsen ge ett klart besked på när styrelsen kommer att ta tag i detta!

Vad har stadgar med valberedningen att göra?
Varför försöker styrelsen skjuta beslutet fram i tiden? Jag visste i och för sig att styrelsen skulle göra detta (av denna anledning skrev jag in i min motion att det var viktigt att beslut togs till årsstämman i stället för att fortsätta att utan anledning skjuta detta framför sig). Men man kan bara hoppas att medlemmarna förstår att beslut nu ska tas till stämman.

Inget svar på motionen
Precis som för de flesta andra motioner så har styrelsen ej gett något svar på motionen.

Lättlurad
Stämman (inkl. jag själv) var väldigt lättlurad här. Som en medlem påpekade under stämman så fanns det ju ett färdigt förslag på valberedningspolicy i min motion. Det var bara att ta ställning till om detta förslag kunde antas som det var eller om det fanns något önskemål från något håll på justering.

Jag föreslår att beslut tas att mitt förslag till riktlinjer för valberedningen ska gälla, eller om någon justering behöver göras, och i så fall vilken, innan beslut tas på stämman (utan att skjuta detta längre på framtiden).

Styrelsens svar år 2007 på motion 17-2

Valberedningen är stämmans och medlemmarnas organ.

Styrelsen anser det därmed viktigt att man gör en noggrann utredning av valberedningens uppgifter innan beslut tas, där medlemmarna får framföra sina synpunkter.

Styrelsen föreslår därför att en arbetsgrupp tillsätts för att närmare utreda riktlinjerna för valberedningen.

Styrelsen anser sig härmed ha besvarat motionen och föreslår att föreningsstämman beslutar tillsätta en arbetsgrupp för att utreda riktlinjerna för valberedningen. Utredningen skall komma att redovisas på kommande föreningsstämma.

Mina kommentarer till styrelsens svar 2007 (17-2)

"Styrelsen anser det därmed viktigt att man gör en noggrann utredning av valberedningens uppgifter innan beslut tas, där medlemmarna får framföra sina synpunkter", skriver styrelsen.
Styrelsen nu haft några år på sig att se till så att denna utredning utförts.
Medlemmarna har haft ett par år på sig att fundera på detta
Beslut kan nu tas på årsstämman 2007.

"Styrelsen föreslår därför att en arbetsgrupp tillsätts för att närmare utreda riktlinjerna för valberedningen", skriver styrelsen.
Styrelsen har beretts möjlighet att ge sina svar. Ingen arbetsgrupp behövs. Beslut ska nu tas.

"Utredningen skall komma att redovisas på kommande föreningsstämma", skriver styrelsen.
Ingen mer förhalning från styrelsen av denna fråga!


Jag yrkar att;
  1. Styrelsen har både 2006 och 2007 lovat ta tag i denna fråga (enligt vad som redogjorts för i denna motion). Då vi nu 5 år senare kan se att styrelsen gör som för praktiskt taget alla andra stämmobeslut och struntar i stämmobesluten - ingen arbetsgrupp tillsattes, ingen utredning gjordes, enligt styrelsens löften - måste stämman här och nu besluta att mitt förslag till riktlinjer för valberedningen ska antagas.
Admin, lgh 47 - 2010-07-20 - Forum för bostadsrätter: http://hotpot.se/forum
Sammanställning av motioner: http://hotpot.se/motion/hsb-motion-brf-2010.htm
Demokrati - öppenhet - insyn - information - engagemang - medlemsinflytande - medlemskontroll - ärlighet - moral/etik - ansvar - respekt

Läs mer om valberedningen i en brf;
Valberedningens bibel i brf

Intervjufrågor i brf - Vilka frågor ska valberedningen ställa?

Förslag på första skrivelse från valberedning till medlemmar - Mall
Valberedning - förslag på valberedningsskrivelse

Valberedningsinstruktion, mall - Handledning för valberedning - (Faktabanken)
Riktlinjer för valberedning
Valberedningens uppgifter och regelverk för valberedning
Riktlinjer för valberedningen i föreningens stadgar
Grundfel i bostadsrättslagen, eller dess tolkning? Tillägg

Valberedningens arbetsuppgifter?
Valberedningens befogenheter
Valberedningens rättigheter och skyldigheter i en brf?
Får valberedningen begära att läsa styrelseprotokoll?
Hjälp mig att utreda valberedningens/styrelsens funktion
Valberedningens ansvar

Intervju med styrelsen i föreningen
Frågor från valberedning till styrelse
Styrelsen ska inte försvåra för valberedningen

Vilka frågor bör ställas av valberedning till de kandidater som intervjuas av valberedning?

Ska valberedning välja bort kandidater?
Måste alla bli tillfrågade vid val till styrelse?

Ledamot uppe för omval - Valberedning fråga om ledamöter vill sitta kvar?

Ska valberedningen lägga fram arvoden och nivå? + mandattid för styrelsesuppleant

Valberedning föreslår sig själva
Kan medlem i valberedning föreslå sig själv?

Relationen valberedning/styrelse
Valberedningen och styrelseordförande
Styrelse vill styra valberedning
Ordförande och valberedning?
Påverka valberedningen
Kan suppleant i styrelsen gå in som valberedning?
Styrelseledamöter som är släkt med varandra

Avsätta ledamot i valberedning

Hela valberedningen har avgått
Valberedning saknas
Hur göra om valberedningen avgår under mandatperioden?

Välja in frånvarande medlem på årsstämma

Valberedning väljer att inte ta med nuvarande styrelse
Valberedningen föreslår nya ledamöter i styrelsen
Valberedning som gjort ett uselt arbete
Valberedningens objektivitet i brf

I delforumet Motioner, årsredovisning, årsstämma, extrastämma finns ett antal trådar om valberedningen.
Övriga motioner


Tipsa en vän

FORUM

Vad fungerar bra/dåligt i din förening?

Om du har några synpunkter om din brf, om din bostadsorganisation (HSB, SBC, Riksbyggen) eller frågor om att bo i bostadsrätt, dela gärna med dig av dessa genom att klicka här! (Index)
Sedan finns det även en enklare gästbok.