Motion #96 - Löpande uppdaterad informationspärm

Jag har sedan 2003/2004 motionerat om att föreningen ska ha en löpande uppdaterad informationspärm för medlemmarna. Detta är en av de ytterst få motioner som styrelsen någonsin instämt i. Dock skulle det ta tre år innan styrelsen fick tummarna loss och genomförde stämmans beslut.

Tyvärr blev resultatet kanske inte det bästa. Som jag skrev i min första motion om detta så avsågs en ständigt uppdaterad informationspärm. Inte bara en informationspärm med engångsinformation (som dessutom till vissa delar redan från start var inaktuell, och nästan enbart bestående av allmänna färdigtryckta informationsblad från HSB).

Styrelsens första svar på denna motion år 2004 var;
"Motionärens önskemål om ständigt uppdaterad informationspärm till medlemmarna kommer styrelsen att försöka leva upp till under kommande verksamhetsår".

Inget hände och mina motioner i frågan återkom enligt nedan;
Motion 17-25 - Informationspärm

Jag föreslår att styrelsen tar fram en informationspärm till medlemmarna.

Styrelsens svar år 2006 på denna motion (17-25)
Styrelsen delar motionärens framställan och kommer att verkställa detta under kommande verksamhetsår.

Styrelsen anser därmed motionen besvarad.
Styrelsen protokollförde beslutet så som styrelsen formulerat svaret till motionen inför årsstämman, med tillägget "Stämman: Bifaller".

Mina kommentarer till styrelsens svar (17-25) med förslag

Återigen svarar styrelsen att stämmans beslut kommer att genomföras under kommande verksamhetsår (vad det nu innebär?).

Not. Men någon informationspärm fick vi inte, trots löftet om detta.

Väldigt unikt att styrelsen instämmer med en motion, så det får bli ett kryss i taket här.

Men hur har styrelsen tänkt att denna informationspärm ska fungera;
- Vem ska den delas ut till (även löpande till nytillkomna medlemmar?)?
- Vad ska den innehålla?
- Vem ska ta fram informationen för denna pärm?
- Hur kommer medlemmarna att få bli delaktiga i vad pärmen ska innehålla?
- Hur ska den uppdateras?
- Etc?

Jag föreslår att styrelsen redogör för vad som gäller avseende informationspärmen, och att alla medlemmar får en informationspärm.

HSB Malmös svar åt styrelsen år 2007 på motion 17-25

Styrelsen har i sitt svar på motionen till ordinarie föreningsstämma den 14 februari 2006 angivit att styrelsen kommer att verkställa att medlemmarna får en informationspärm under kommande verksamhetsår. Föreningsstämman har beslutat i enlighet med motionen och styrelsens förslag.

Styrelsen är skyldig att verkställa föreningsstämmans beslut och kommer att göra det så snart arbetsbelastningen för styrelsen medger detta.

Om föreningsstämman inte givit styrelsen uttryckliga direktiv, bestämmer styrelsen själv på vilket sätt och när ett beslut på en föreningsstämma närmare kan verkställas.

Styrelsen kommer att i möjligaste mån närmare redogöra för informationspärmen på föreningsstämman.

Mina kommentarer till styrelsens svar 2007 (17-25)

Jag kan åt styrelsen här redogöra för i alla fall innehållet i informationspärmen som delades ut i december 2006-februari 2007

"Boendepärmen" innehöll;
  1. Ett papper med en mening om kontorets öppettider, dessutom ej komplett information om öppettiderna, daterat 2005-06-22.
  2. Ett papper med ett par meningar för dem som vill ställa sig i kö till parkeringsplats, utan ens någon information om regelverket.
  3. Ett papper med instruktion till brandvarnaren som föreningen installerat i lägenheterna, utan ens information om ansvarsfördelningen här.

  4. Ett papper med del av första sidan på den ej uppdaterade webbplatsen för föreningen (med nästan otydbara bilder), daterat 2005-07-25
  5. Ett papper från föreningens webbplats med kort info om felanmälan, daterat 050725.

  6. Ett papper med kopia av "Ordningsföreskrifter för tvättstugor" (?), daterat 050825.

  7. Ett ex av inaktuella stadgar.

  8. HSB:s informationsblad "Vem äger bostadsrätten" (2006-03).
  9. HSB:s informationsblad "Hur går det för vår bostadsrättsförening" (2006-01).
  10. HSB:s informationsblad "Här ska vi trivas" (2004-01).
  11. HSB:s informationsblad "Välkommen till HSB" (2004-01).

  12. Ett papper med en patetisk text om "Allmänna bestämmelser". Se motion #23.
Det måste ha tagit styrelsen säkert 10-15 minuter att ta fram detta material.

Styrelsen skriver;
"Om föreningsstämman inte givit styrelsen uttryckliga direktiv, bestämmer styrelsen själv på vilket sätt och när ett beslut på en föreningsstämma närmare kan verkställas".
Ja, nu är det så att ett stämmobeslut ska genomföras av styrelsen under det innevarande verksamhetsåret om inget annat uttryckligen angivits, men om styrelsen lever i tron att styrelsen kan göra precis som den vill, så är det viktigt att delägarna förstår att de måste börja ställa krav på styrelsen.

I varje beslut som stämman tar så måste stämman klart och tydligt fastställa att beslutet ska genomföras innan motionstiden gått ut till nästa årsstämma.

Styrelsen skriver;
"och kommer att göra det så snart arbetsbelastningen för styrelsen medger detta".
Men det var inte vad stämman beslutade! Styrelsen begår lagbrott utan att ens skämmas.

Styrelsen skriver;
"Styrelsen kommer att i möjligaste mån närmare redogöra för informationspärmen på föreningsstämman".
Kanske inte helt oväntat så blev det ingen dylik redogörelse.

Jag har tidigare, även i andra motioner, tagit upp problemet med den bristande medlemsinformationen i föreningen, enligt följande utdrag;

MEDLEMSINFORMATION (motion #23)

På årsmötet 2003 bestämdes det att skriftlig information (vad händer i föreningen just nu, vilken status är det på arbetet med att reda ut värme- och ventilationsproblemen, vad är på gång framöver, tips, tankar, förslag, etc) skulle delas ut till medlemmarna minst 4 ggr per år.

Under alla tidigare år har medlemmarna fråntagits sin rättighet att involveras i föreningens framtid och utveckling genom att praktiskt taget ingen som helst information delgivits medlemmarna (vilket också är en av de främsta orsakerna till att det kunnat fortgå som det gjort i föreningen). Detta är förvisso kanske inte en helt ovanlig metod för styrelser att dölja sin inkompetens, men det är inte en metod som kan anses vara acceptabel i vår förening.

Information till medlemmarna är ett måste för att en förening inte ska kollapsa. Jag hoppas att dagens styrelse har för avsikt att följa det som utlovats på stämman.

Jag föreslår att;

A) Det skrivs in i stadgarna att styrelsen måste göra regelbundna direktutskick till medlemmarna om såväl allmänna tips, som om allt som händer och är på gång i föreningen, och annat som kan vara av intresse eller på något sätt värdefullt för medlemmarna att ta del av i samband med vårt boende. Dessa utskick ska göras minst 4 ggr per år (med jämn periodicitet), och verkligen motsvara det som styrelsen arbetar med och för.

Medlemmarna ges därmed möjlighet att inte bara få en inblick i hur våra pengar utnyttjas, utan delägarna får då även möjlighet att kontrollera att styrelsen ägnar sig åt rätt saker och att inget viktigt glöms bort.

Naturligtvis är det här viktigt att föreningens medlemmar vaknar upp ur sin dvala och bidrar på det sätt var och en kan, så att informationen blir så bra som möjligt. En styrelse behöver medlemmarnas stöd, och medlemmarna behöver en styrelse som både engagerar sig i sina medlemmar och som har kontakt med de boende och verkligheten.

Information innan det är för sent
Det är vikigt att känna till att om det skulle vara så att en styrelse inte klarar av sitt uppdrag så är det för sent för medlemmarna att få reda på detta efter ett år. Med löpande information till medlemmarna får medlemmarna en inblick i hur styrelsearbetet fortskrider och möjlighet ges att ingripa i ett tidigare skede och styra upp det som då eventuellt behöver styras upp.
Styrelsens svar på ovanstående motion var tyvärr lika obegripligt som irrelevant så jag återger inte styrelsens svar här. Naturligtvis brydde sig heller inte styrelsen om att följa stämmans beslut om att skriftlig medlemsinformation skulle delas ut minst fyra gånger per år. Det resulterade i en uppföljande motion nästa år, enligt nedan.

Under föregående verksamhetsår (2003-2004) fick medlemmarna endast ett informationsutskick (ett ytterst kortfattat sådant) från styrelsen. Detta utskick var fyllt med många direkta felaktigheter och brister. T.ex.
- att förbrukningen skulle öka med 1000 kWh/år om toastolen läcker,
- att medlemmarna skulle kontakta ComHem för att få TV4+,
- felaktig information om balkonginglasning,
- etc.
Dessutom informerade styrelsen enbart om vissa, av styrelsen utvalda, förslag från medlemmarna på vad "mattpiskningsrummen" skulle användas till.
Av styrelsens 10 korta informationspunkter var i princip alla fel, och ingenstans fanns den information som var av betydelse för medlemmarna.

Jag påpekade dessa felaktigheter för styrelsen, men fick inte ens något svar.
Styrelsen brydde sig inte heller om att gå ut med någon rättelse till medlemmarna efter mina påpekanden.

I detta perspektiv känns det ganska osäkert om denna oerfarna och till synes oengagerade styrelse, utan kunskap inom området, är kapabel att skapa en informationspärm eller något annat som hör till informationsområdet.


Jag yrkar att;
  1. Styrelsen ska redogöra för informationspärmen/boendepärmen;
    - Vem ska den delas ut till (löpande till nya medlemmar)?
    - Vad ska den innehålla?
    - Vad kommer att tillföras, enligt styrelsens planering?
    - Vem tar fram informationen för denna pärm?
    - Vilka ledamöter har utsetts av styrelsen som ansvariga för pärmen?
    - Hur kommer medlemmarna bli delaktiga i vad pärmen ska innehålla?
    - Hur ska informationspärmen uppdateras?
    - Vad ska målet vara med denna informationspärm?
    - Etc?

  2. Informationspärmen ska årligen uppdateras.

  3. Skriftlig medlemsinformation (vad är på gång, vad har gjorts, tips, enkäter, etc) delas ut minst 4 ggr per år, med jämn periodicitet.
lgh 47 - 2010-07-14 - Forum för bostadsrätter: http://hotpot.se/forum
Sammanställning av motioner: http://hotpot.se/motion/hsb-motion-brf-2010.htm
Demokrati - öppenhet - insyn - information - engagemang - medlemsinflytande - medlemskontroll - ärlighet - moral/etik - ansvar - respekt
Det krävs ett helt nytt sätt att tänka för att lösa de problem vi skapat med det gamla sättet att tänka.

Styrelsens svar via HSB på motsvarande motion 2009 (som ej kom medlemmarna till del):
Motion nr 38 om plan för bättre information och engagemang, nr 77 om medlemsenkät om information, nr 81 om kommunikation, dialog och samverkan och nr 96 om löpande uppdaterad informationspärm

Styrelsen vill med anledning av motionerna avge följande svar:

Styrelsen anser att man fortlöpande håller medlemmar informerade om sådant som kan vara av betydelse för medlemmarna. Information ges bl.a. på föreningsstämmor, informationsmöten och på anslagstavlor.
Min kommentar: Detta svar från styrelsen/HSB blir ganska komiskt dels med tanke på att inga informationsmöten någonsin hållits i denna förening och dels eftersom styrelsen inte med ett ord informerat medlemmarna under det största underhållsarbete som en brf kan göra (stambyte).

På dessa sätt verkar styrelsen också för kommunikation och dialog med medlemmarna.
Min kommentar: En "kommunikation" och "dialog" som vi alla medlemmar tyvärr kan konstatera helt och hållet saknas.

Något skäl för att tillsätta en arbetsgrupp för att ta fram en plan för bättre information och mer engagemang eller för att gå ut med en enkät finns därmed inte.
Min kommentar: Just eftersom det inte finns någon "kommunikation" eller "dialog" är behovet stort av en arbetsgrupp för att ta fram den plan för bättre information som styrelsen inte vill/kan ta fram.

Styrelsen och HSB får INTE ta ifrån stämman dess roll som föreningens högsta beslutande organ!

När HSB skriver sina svar åt styrelsen i föreningen så finns det ingen koppling i svaren till hur verkligheten ser ut i föreningen.


Inte heller finns det någon anledning att dela ut medlemsinformation.
Min kommentar (3): Det finns alltid anledning att agera som en normal förening och dela ut medlemsinformation. Men det är intressant att styrelsen/HSB här skriver svart på vitt att styrelsen inte anser att medlemsinformation behövs (högst anmärkningsvärt att även HSB anser att medlemmarna inte ska få någon information).

Styrelsen och HSB får INTE ta ifrån stämman dess roll som föreningens högsta beslutande organ!


Medlemmar har möjlighet att ställa frågor på en föreningsstämma, och styrelsen är då skyldig att lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av föreningens årsredovisning och dess ställning i övrigt eller av ett ärende på stämman, om det kan ske utan väsentlig nackdel för föreningen.

Kan en begärd upplysning lämnas endast med stöd av uppgifter som inte är tillgängliga på stämman, ska upplysningen inom två veckor därefter hållas skriftligen tillgänglig hos föreningen för medlemmarna samt översändas till varje medlem som har begärt upplysningen. Styrelsen kommer att följa denna upplysningsplikt.


Styrelsen kommer att se till att informationspärmen uppdateras kontinuerligt.
Min kommentar (2): Det har vi hört förut, men ändå blir det inte så. Alltså är ett stämmobeslut om detta av kritisk vikt.

Min kommentar (1): Styrelsen har inte bemött yrkande #1.

Styrelsen anser sig härmed ha besvarat motionerna och föreslår att föreningsstämman avslår motionerna.
Övriga motioner


Tipsa en vän

FORUM

Vad fungerar bra/dåligt i din förening?

Om du har några synpunkter om din brf, om din bostadsorganisation (HSB, SBC, Riksbyggen) eller frågor om att bo i bostadsrätt, dela gärna med dig av dessa genom att klicka här! (Index)
Sedan finns det även en enklare gästbok.