Motion #68 - Upphandling, trädgårdsskötsel

Upphandlingar måste genomföras professionellt
En av de största kostnader en styrelse kan åsamka medlemmarna i onödan är dåligt skötta upphandlingar. Från vad vi kunnat konstatera så har upphandlingarna i denna förening skötts antingen väldigt dåligt eller inte alls av styrelsen.

Trädgårdsskötseln är en av de högsta driftskostnaderna i föreningen, och därför finns det bara av denna anledning skäl att se till så att denna kostnad hålls på en rimlig nivå.

Till årsstämman 2004 skrev jag en motion i detta ämne enligt nedan.
MOTION 4 TRÄDGÅRDSSKÖTSELAVTAL – ARBETSBESKRIVNING & BRYTNING AV AVTAL

När det gäller trädgårdsavtalet så har fg styrelse (före årsmötet 2003) låst in oss i ett på flera sätt synnerligen oförmånligt avtal, så i dagsläget kanske det inte är mycket annat att göra än att försöka se till så att trädgårdsskötseln utförs på bästa sätt med utgångspunkt från den ytterst bristfälliga arbetsbeskrivning som finns idag.

Fg styrelse (före 2003) har (enligt den information styrelsen har att tillgå) inte följt reglerna och gjort varken en utredning av behov eller upphandling. Man har bara låtit avtalet löpa på. Därför sitter vi i den sits vi sitter idag med kostnader för trädgårdsskötseln på drygt 200 000 kr per år. För mig känns detta som ganska mycket pengar för några få korta besök per år.

Fg styrelse tecknade ett orimligt långt avtal på 3 år med start i slutet av 2002. Dock hoppas jag styrelsen ser över möjligheterna att bryta detta avtal. Med tanke på omständigheterna är det kanske troligt att anse att avtalet inte kan anses som giltigt.

Min motion avser således följande;
1. Styrelsen ser över möjligheterna att bryta avtalet med dagens leverantör för att sedan på ett korrekt sätt göra en upphandling utifrån de verkliga och aktuella behov föreningen har.
2. Styrelsen utarbetar en ordentlig arbetsbeskrivning för trädgårdsskötseln (vilket otroligt nog i princip helt saknats under alla tidigare år).
Som svar från styrelsen hoppas jag slippa intetsägande formuleringar i stil med;
"Styrelsen har ansvaret för föreningens löpande förvaltning och skötsel avseende de områden som anges i motionen. Styrelsen prövar fortlöpande vilket som är det för föreningen mest fördelaktiga sättet att bedriva förvaltning och skötsel av föreningen. Styrelsen följer naturligtvis också upp hur olika kostnadsslag, förbrukning etc utvecklas över tid".

Dylika svar är bara blaha, blaha, och är bara ett försök av styrelsen, i samarbete med HSB, att ta från stämman dess rättigheter och skyldigheter.


Jag yrkar att;
  1. Styrelsen ska för medlemmarna redovisa den senaste upphandlingen av trädgårdsskötsel;
    1. Vilka gick anbudsförfrågan ut till?
    2. Vem utformade anbudsförfrågan?
    3. Hur gick upphandlingen till?
    4. Vilka svar kom in från vem och till vilka priser?
    5. Vad ingår övergripande i trädgårdsavtalet?
    6. Vad var det som gjorde att styrelsen beslutade sig för den som styrelsen beslutade sig för?

    Styrelsen lär i vanlig ordning inte besvara dessa frågor, men det innebär bara att medlemmarna tvingas att utkräva detaljerade svar på stämman. Styrelsen belastar därmed stämman med onödig tid, och enbart i syfte att försöka skydda sig själv, inte för föreningens bästa.

  2. Styrelsen ska alltid ta in anbud från minst 4 aktörer.

  3. Stämman ska ställa krav på att avtal med trädgårdsskötsel tecknas på max 2 år och att resultatet från varje upphandling av trädgårdsskötsel redovisas medlemmarna i årsredovisningen, så att medlemmarna kan känna sig trygga i att detta sköts på rätt sätt.

  4. Det underlag som ingår i anbudsförfrågan för trädgårdsskötsel ska presenteras skriftligt för alla medlemmar så att varje medlem vet vad som ingår i arbetsbeskrivningen för den trädgårdsskötsel som görs.
lgh 47 - 2010-07-14 - Forum för bostadsrätter: http://hotpot.se/forum
Sammanställning av motioner: http://hotpot.se/motion/hsb-motion-brf-2010.htm
Demokrati - öppenhet - insyn - information - engagemang - medlemsinflytande - medlemskontroll - ärlighet - moral/etik - ansvar - respekt
Är Du inte en del av lösningen så är Du en del av problemet!

Styrelsens svar, skrivet av HSB, på motsvarande motion 2009 (kom ej medlemmarna till del):
Motion nr 68 om upphandling trädgårdsskötsel

Styrelsen vill med anledning av motionen avge följande svar:

Styrelsen har ingen skyldighet att besvara frågor från motionären i sitt svar på motionen.
Min kommentar (?): Skrämmande! Ett svar som styrelsen upprepar i de flesta motioner!

Medlemmar har möjlighet att ställa frågor på en föreningsstämma, och styrelsen är då skyldig att lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av föreningens årsredovisning och dess ställning i övrigt eller av ett ärende på stämman, om det kan ske utan väsentlig nackdel för föreningen.
Kan en begärd upplysning lämnas endast med stöd av uppgifter som inte är tillgängliga på stämman, ska upplysningen inom två veckor därefter hållas skriftligen tillgänglig hos föreningen för medlemmarna samt översändas till varje medlem som har begärt upplysningen. Styrelsen kommer att följa denna upplysningsplikt.

I sitt uppdrag är styrelsen skyldig att följa lagar, stadgar och stämmobeslut och är väl medveten om att infordrande av anbud om trädgårdsskötsel i föreningen kräver att minst tre aktörer på marknaden lämnar offerter.

När det blir aktuellt att säga upp avtalet för trädgårdsskötsel, kommer styrelsen, om missnöje finns med nuvarande aktör, att infordra anbud från minst tre aktörer på marknaden. Styrelsen kommer att välja den aktör som till ett bra pris är bäst lämpad.
Min kommentar (2): Av styrelsens svar framgår den stora betydelsen av att stämman bifaller denna motion. Den här lekmannastyrelsen tror att upphandling bara ska göras om styrelsen personligen upplever något missnöje med aktören. Förhoppningsvis begriper i alla fall alla andra att anbud alltid ska begäras in, oavsett hur nöjd man är med aktören.

Styrelsen kommer att teckna avtal med aktören för trädgårdsskötsel på en lämplig avtalstid, informera medlemmarna om aktuell aktör samt kontinuerligt arbeta med att följa upp resultatet.
Min kommentar (2-3): Detta svar har ingen betydelse för något. Att styrelsen kommer att teckna avtal för trädgårdsskötsel med vem styrelsen vill på en tid som styrelsen personligen känner för utan motivering vet vi redan. Att styrelsen kontinuerligt skulle arbeta med att följa upp resultatet är något styrelsen upprepar hela tiden som som ingen medlem kan se det minsta tecken på att så verkligen görs. Tvärtom, vilket vi bl.a. kan konstatera av styrelsens svar till motionerna och inte minst i samband med hur styrelsen hanterat uppföljningen av tomträttsavgiften. Det finns ingen kontinuerlig uppföljning i styrelsen.

När går avtalet för trädgårdsskötseln ut och för hur lång tid tecknades detta på?

Hur och när menar styrelsen att styrelsen kommer att informera medlemmarna om aktuell aktör, och vad om denna aktör kommer styrelsen att informera om?
Det har styrelsen aldrig någonsin tidigare gjort!


Någon anledning att ställa krav på avtalstiden och på att resultatet av upphandlingen redovisas medlemmarna i årsredovisningen finns därmed inte. Inte heller finns det skäl att presentera underlaget för anbudsförfrågan.
Min kommentar (1,4): Självklart finns det anledning till detta. De medlemmar som inte är intresserade behöver inte läsa detta, men de som bryr sig om sin egen ekonomi och vill veta vad som händer bakom styrelsens lyckta dörrar ska inte förhindras att få information. Alternativet är att frågor om detta ställs på stämman, vilket kan komma att uppta väldigt lång tid helt i onödan.

Styrelsen och HSB får INTE ta ifrån stämman dess roll som föreningens högsta beslutande organ!


Styrelsen anser sig härmed ha besvarat motionen och föreslår att föreningsstämman avslår motionen.
Övriga motioner


Tipsa en vän

FORUM

Vad fungerar bra/dåligt i din förening?

Om du har några synpunkter om din brf, om din bostadsorganisation (HSB, SBC, Riksbyggen) eller frågor om att bo i bostadsrätt, dela gärna med dig av dessa genom att klicka här! (Index)
Sedan finns det även en enklare gästbok.