Numrering - styrelseprotokoll

[Mumien]

HSB Stadgar K2003-368-4, § 25 anger:
"Protokoll skall förvaras betryggande. Protokoll från styrelsemöte skall föras i nummerföljd."

LEF Kap 6, § 8 anger:
"Protokollen skall föras i nummerföljd och förvaras på betryggande sätt."

Vad betyder att protokollen ska föras i nummerföljd? Ska numrering ske från det att första styrelsemöte ägt rum efter t ex nyproduktion eller ombildning, eller ska numrering ske viss period t ex årsvis med numrering i protokoll efter varje möte under året?

"Betryggande" borde innebära livstids sparande men får gallring av styrelseprotokoll ske?

[Harald]

Det skall gå att följa protokollen och se om något fattas. Numrering kan då ske obrutet över åren, eller med omstart varje år samt med notering i ÅR att styrelsen hållit X antal protokollförda möten.

Gallring får ej göras. I princip skall protokoll bevaras för evigt.

[Mumien]

Ursprungligen skrivet av Harald

Det skall gå att följa protokollen och se om något fattas. Numrering kan då ske obrutet över åren, eller med omstart varje år samt med notering i ÅR att styrelsen hållit X antal protokollförda möten.

Gallring får ej göras. I princip skall protokoll bevaras för evigt.

Om styrelsen bestämmer att det sistnämnda ska gälla, innebär det att de inte behöver numrera protokoll för att de har angivit antal protokollförda möten i Årsredovisningen?

Hur ska möten som inte protokollförs behandlas?

[Harald]

Alla protokoll skall numreras.

Man kan numrera årsvis eller i en talserie som fortsätter över årsskiftena.

Alla träffar behöver inte protokollföras. Tas inga beslut eller om det är en mer informell träff behöver inget protokoll upprättas. Det är ju inte ovanligt att te x två ledamöter träffas privat och det blir en massa förenings snack. Sådana möten är bra för föreningen då det för arbetet framåt, men inga protokoll upprättas.

[0Xb]

Utövre det som harald säger så...


Tips är att namnge protokollen i texten, P0034, P0035 osv. Det gör dem mycket lätta att söka på i datorn exempelvis. Vilket har sina fördelar ofta.

(Inte P 0034, inte P99 och P100 utan börja på P0001 iaf..)

[Dia]

Talserie är alltid bäst. Om protokollen numreras med omstart varje räkenskapsår finns det alltid en möjlighet för styrelsen att gallra det sista protokollförda mötet innan årsredovisningen upprättas.

[Mumien]

Ursprungligen skrivet av Harald

Alla protokoll skall numreras.

Man kan numrera årsvis eller i en talserie som fortsätter över årsskiftena.

Alla träffar behöver inte protokollföras. Tas inga beslut eller om det är en mer informell träff behöver inget protokoll upprättas. Det är ju inte ovanligt att te x två ledamöter träffas privat och det blir en massa förenings snack. Sådana möten är bra för föreningen då det för arbetet framåt, men inga protokoll upprättas.

Ja, det står faktisk skall, inte kan och får som annars i stadga/lag. Numrering är alltså tvingande.

Två frågor till; var ska numrering anges i styrelseprotokoll? Är ett styrelseprotokoll giltigt som rättshandling utan numrering?

[Mumien]

Ursprungligen skrivet av Dia

Talserie är alltid bäst. Om protokollen numreras med omstart varje räkenskapsår finns det alltid en möjlighet för styrelsen att gallra det sista protokollförda mötet innan årsredovisningen upprättas.

. . . kan även finnas risk för efterkonstruktioner i protokoll. Det är angeläget att förhindra manipulationer i protokoll av de "förtroendevalda" i maffiaföreningar?

Ännu bättre, att varje styrelseledamot ger sin signatur på varje sida i dokumentet.

[Dia]

Ursprungligen skrivet av Mumien

LEF Kap 6, § 8 anger:
"Protokollen skall föras i nummerföljd och förvaras på betryggande sätt."

Börjar en numrering om efter varje nytt räkenskapsår är det en bruten nummerföljd.

Lagen ändrades om 2018.

Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar, 6 kapitlet 8§.
Utomståendes närvaro vid föreningsstämman
8 § Föreningsstämman får besluta att den som inte är medlem ska ha rätt att närvara eller på något annat sätt följa förhandlingarna vid föreningsstämman. Ett sådant beslut är giltigt endast om samtliga röstberättigade som är närvarande vid föreningsstämman röstar för det.

I stadgarna får det bestämmas att den som inte är medlem ska ha rätt att närvara eller på något annat sätt följa förhandlingarna vid föreningsstämman även om något beslut som anges i första stycket inte fattas.

Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar, 7 kapitlet 25§.
Styrelsens protokoll ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt.

[Sofie]

Ursprungligen skrivet av Mumien

Om styrelsen bestämmer att det sistnämnda ska gälla, innebär det att de inte behöver numrera protokoll för att de har angivit antal protokollförda möten i Årsredovisningen?

Enligt LEF 7:25 ska protokollen anges i nummerföljd. Finns det ingen nummerföljd finns det inget bevis på att beslut fattats i rätt ordning.

Det står inte att varje styrelsemöte ska protokollföras. Du anger lag om nummerföljd, frågar om man inte behöver numrera om man tar upp hur många protokollförda möten det finns i ÅR, vill veta om onumrerade protokoll kan användas som rättshandling, och sen skriver du att det är tvingande att numrera.

Du vill veta om onumrerade protokoll kan användas som en rättshandling och hur man kan försvåra manipulation genom att inte ha bruten nummerföljd?