Dagordning vid konstituerande styrelsemöte - MALL bostadsrättsförening

[Admin]

Förslag till dagordning vid konstituerande styrelsemöte

1. Styrelsemötet öppnas

2. Val av ordförande vid styrelsemötet

3. Val av sekreterare vid styrelsemötet (se kommentar)

4. Beslut om att godkänna upprättad dagordning

5. Val av en ledamot i styrelsen att jämte ordföranden justera protokollet (se kommentar)

6. Beslut om fördelning av arvoden (se kommentar)

7. Konstituering av styrelsen (se kommentar)
a) Val av ordförande
b) Val av vice ordförande (eventuellt, ej obligatoriskt)
c) Val av sekreterare
d) Val av organisatör för studie- och fritidsverksamheten

8. Beslut om delegering av uppdrag (t ex bevilja medlemskap) och om vem som är föredragande inom respektive område. T ex inom medlemsinformation, IT/webb, ekonomi, miljö, brandskydd och fastighetsskötsel. (se kommentar)

9. Beslut om styrelsens arbetsordning (se kommentar)

10. Beslut om utbildningsplan (se kommentar)

11. Val av innehavare av attesträtt och beslut om eventuella attestregler (t ex om vicevärden har egen attesträtt upp till visst belopp, uttag ur inre fond) (se kommentar)

12. Val av firmatecknare (se kommentar)

13. Val av fullmäktig till HSB jämte suppleant (se kommentar)

14. Beslut om att bostadsrättsföreningen ska ta ut överlåtelse- och pantsättningsavgift samt till vilket belopp avgifterna ska uttas (se kommentar)

15. Kalendarium för styrelsemöten under det kommande året fastställs

16. Ansvarig (normalt sekreteraren) utses för att snarast anmäla ändringar till Bolagsverket och att alla nödvändiga blanketter fylls i och lämnas in (se kommentar)

17. Ansvarig (normalt sekreteraren) utses för att se till så att kontaktvägar till alla förtroendevalda informeras om (se kommentar)

18. Rutin för hur ordföranden ska kalla ledamöter och suppleanter till möten fastställs

19. Övrigt, t ex utkvittering av nycklar (se kommentar)

20. Styrelsemötet avslutas




KOMMENTARER TILL MALL FÖR DAGORDNING VID KONSTITUERING AV STYRELSE I BRF

Punkt 3
Det är viktigt att känna till att protokollet från det konstituerande sammanträdet för styrelsen måste vara utskrivet, justerat och klart i princip omedelbart (Lagen om Ekonomiska Föreningar 6 kap 15 §). Företrädesvis senast dagen efter det konstituerande mötet för styrelsen.

Eftersom detta protokoll är av så stor vikt för föreningen rekommenderas att kopia av det justerade styrelseprotokollet genast delas ut till samtliga förtroendevalda (alltså även valberedning och revisorer).

Punkt 5
Ordföranden och justeraren ska signera varje sida i styrelseprotokollet.
Bäst kontroll och säkerhet får man i en brf om alla ledamöter i styrelsen alltid signerar varje sida i varje styrelseprotokoll.

Punkt 6
Vilket arvode de olika ledamöterna och suppleanterna ska ha (om inte särskilt beslut tagits på föreningsstämman om enskilda ledamöters och suppleanters arvoden).

Här understryks att inga arvoden eller ersättningar får tas ut av förtroendevalda utöver det som fastställts av föreningsstämman.

Punkt 7
HSB-ledamot utses i samråd mellan styrelsen i föreningen och HSB.

HBS-ledamotens roll i styrelsen klargörs och HSB överlämnar skriftligt HSB-ledamotens uppdragsavtal till styrelsen i föreningen.

HSB-ledamoten ska skriftligt redogöra för alla styrelseledamöter hur policy ser ut för HSB-ledamoten avseende röstning (på styrelsemöten och stämma) i föreningens enskilda angelägenheter.
Denna fråga är dessutom av stor betydelse på föreningens årsstämma i dagordningen där antalet styrelseledamöter bestäms (eftersom ett udda antal ledamöter kan vara att föredra).

Det är viktigt, av naturliga skäl, att HSB-ledamoten inte väljs till något särskilt uppdrag i föreningen.

Under denna punkt utses även vicevärd i föreningen, om ej anställd finns för dessa uppgifter (styrelseledamot som vicevärd rekommenderas normalt inte).
Vicevärdens uppgifter fastställs.

Vem får vara styrelseledamot i en brf?

Föreningslagen

4 § Verkställande direktören och minst halva antalet styrelseledamöter ska vara bosatta inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer i särskilda fall tillåter annat. Den som är underårig eller i konkurs eller har förvaltare enligt 11 kap. 7 § föräldrabalken kan inte vara styrelseledamot eller verkställande direktör. Att detsamma gäller den som är underkastad näringsförbud följer av 6 § lagen (1986:436) om näringsförbud.
Styrelseledamöterna ska vara medlemmar i föreningen, om inte stadgarna i särskilt angivna fall tillåter annat. Den som enligt lag är ställföreträdare för en medlem eller, om en juridisk person är medlem, den som är ledamot av styrelsen för den juridiska personen eller delägare i denna får dock vara styrelseledamot utan att vara medlem i föreningen, även om stadgarna saknar föreskrift om det.

En juridisk person kan inte vara styrelseledamot. Lag (2008:15).

Styrelsen ska under denna punkt fastställa att inga hinder enligt ovan föreligger för någon ledamot i styrelsen (kan göras genom att alla ledamöter skriver under på detta).

Dessutom ska styrelsen fastställa att ingen jävsituation råder (t ex inom styrelsen eller mellan styrelseledamot och revisor).

Här är det viktigt att understryka att även om uppdrag delegeras i styrelsen så får ingen ledamot på något sätt begränsas i sin inyn i vad som händer i föreningen eller i vilka beslut som tagits.

Punkt 8
Ju bättre förberedande arbete som gjorts av valberedningen i föreningen desto lättare blir denna punkt att beta av, och desto bättre resultat i fördelningen av arbetsuppgifter. Det är viktigt att styrelsen själv tar initiativ till att informera valberedningen om hur styrelsen delegerat uppdragen i styrelsen.

Punkt 9
För att underlätta styrelsearbetet bör ledamöterna dela upp arbetsuppgifterna mellan sig.
Observera att styrelsens alla ledamöter i princip har lika stort ansvar.
Vid lika röstetal gäller den mening ordföranden biträder.
I ordförandens uppgifter ingår att leda och sammankalla (även suppleanter) till styrelsemötena samt öppna föreningsstämman.
I sekreterarens uppgift ingår i huvudsak att skriva styrelsens protokoll (varför det är särskilt viktigt att sekreteraren behärskar detta område).

Fastställande av i vilken turordning suppleanter träder in (om detta ej beslutats av stämman).

Klargörande av suppleantens roll och skyldigheter. Särskilt viktigt är att styrelsen bestämmer ett arbetssätt så att suppleant har möjlighet att hoppa in vid frånvaro av styrelseledamot.

Suppleanterna måste också göras medvetna om vikten att närvara på alla styrelsemöten (det är vad de blivit valda av stämman för).
I årsredovisning ska närvaro på styrelsemöten redovisas för alla medlemmar i bostadsrättsföreningen (särskilt viktig info för valberedning).

Här är det också viktigt att styrelsen själv tar initiativ till att informera valberedningen om hur styrelsen delat upp arbetsuppgifterna.

Punkt 10
Med en utbildningsplan säkerställs styrelsens kompetens och utbildningsbehov.
Det är bra om styrelsens ledamöter tidigt går igenom vilka utbildningar och områden ledamöterna vill förkovra sig i.

Punkt 11
Om styrelsen har en handkassa måste rutiner fastställas för hur denna ska kunna utnyttjas på ett säkert sätt med i varje stund full kontroll och insyn av alla ledamöter, samt av vem.
Policy för redovisning av uttag från handkassa ska finnas (liksom för kreditkort, om föreningen har dylika).

Punkt 12
Styrelsen väljer fyra personer, varav minst två styrelseledamöter, att två tillsammans teckna föreningens firma enligt § 27 i 2003 års stadgar;

Konstituering och firmateckning
§ 27
Styrelsen utser inom sig ordförande, vice ordförande och sekreterare.
Styrelsen utser också organisatör för studie- och fritidsverksamheten inom föreningen.
Styrelsen utser fyra personer, varav minst två styrelseledamöter, att två tillsammans teckna föreningens firma.

Firman tecknas även av styrelsen.

Not.
"Om utbetalning ska ske av arvode/lön/ersättning till den som själv attesterat underlaget krävs ytterligare en persons attest för utbetalning", skriver HSB. HSBs kommentar lämnar fritt för tolkning, men förhoppningsvis kan varje brf formulera detta på ett bättre sätt, så att största möjliga säkerhet uppnås.

Punkt 13
1 fullmäktig och 1 suppleant utses för varje påbörjat 300-tal medlemmar.
Mandattiden är 1 år eller till dess att nästa ordinarie föreningsstämma hållits.
Exempel:
001-300 medlemmar = 1 fullmäktige och 1 suppleant
301-600 medlemmar = 2 fullmäktige och 2 suppleanter
601-900 medlemmar = 3 fullmäktige och 3 suppleanter
901 medlemmar och däröver = 4 fullmäktige och 4 suppleanter

Fullmäktigeledamot kan ha utsetts av föreningsstämman och behöver inte vara styrelseledamot (även om HSB vill lobba för detta).
Det kan vara en fördel att någon utanför styrelsen utses som fullmäktige för att minska belastningen på styrelsen. Det är mycket viktigt att den som utses är engagerad och beredd att lägga tid på att aktivt arbeta för medlemmarna på bästa sätt (inte minst genom att skriva motioner till HSB).

Fullmäktigeledamotens roll klargörs (särskilt den uppgift fullmäktige har på HSB:s fullmäktigestämma) och HSB överlämnar till styrelsen en skriftlig beskrivning över detta uppdrag, där det tydligt framgår att fullmäktigeledamoten ska bevaka och arbeta i medlemmarnas intresse.

Punkt 14
Enligt § 32 i 2003 års normalstadgar för HSB;

Avgifter till föreningen
§ 32
Upplåtelseavgift, överlåtelseavgift och pantsättningsavgift kan tas ut efter beslut av styrelsen.
För arbete vid övergång av bostadsrätt får av bostadsrättshavaren uttas överlåtelseavgift
med belopp motsvarande högst 2,5% av prisbasbeloppet enligt lagen (1962:381) om allmän
försäkring vid tidpunkten för ansökan om medlemskap.
För arbete vid pantsättning av bostadsrätt får av bostadsrättshavaren uttas pantsättningsavgift
med högst 1% av prisbasbeloppet vid tidpunkten för underrättelse om pantsättning.
Föreningen får i övrigt inte ta ut särskilda avgifter för åtgärder som föreningen skall vidta med
anledning av lag eller författning.

Överlåtelseavgift = högst 2,5 % av prisbasbeloppet.
Pantsättningsavgift = högst 1 % av prisbasbeloppet.
Om högsta belopp tas ut anges procentsatserna ovan i protokollet, i annat fall det belopp som tas ut.
Överlåtelseavgift tas alltid ut av köparen.
Pantsättningsavgiften tas ut av befintlig bostadsrättshavare som tar nya lån, i annat fall av köparen i likhet med överlåtelseavgiften.

Under denna punkt klargörs hur stor del av överlåtelsavgift och pantsättningsavgift som går till HSB, i det fall HSB är förvaltare i föreningen.

Punkt 16
Fyll i blanketter.
Gör helst ändringarna på ifylld blankett ”Lista över uppdragshavare” och komplettera med e-postadresser och mobilnummer.
Blanketterna;
- Ändringsanmälan till Bolagsverket
- Namnteckningsprov för attestberättigade
fylls i och signeras.
- Återrapport till HSB efter stämman, fylls i och signeras.

Punkt 17
Kontaktvägar till förtroendevalda delas skriftligen ut till alla medlemmar alternativt sätts upp på föreningens anslagstavlor.
Detta görs normalt senast dagen efter årsstämman.

Punkt 19
För kompletterande information se Forum för alla i bostadsrätt (http://hotpot.se/forum).


Det finns många förslag på hur en dagordning för styrelsens konstituerande styrelsemöte ska se ut. Ovanstående är ett exempel från HSB (med förbättringar av mig) där denna mall (ev. med mindre justeringar) kan användas för alla typer av bostadsrättsföreningar oavsett organisationstillhörighet.

Det kan här noteras att HSB efter nästan 100 år fortfarade inte lyckats ta fram någon särskilt bra mall för dagordning vid konstituering av styrelse, inte ens en mall som innehåller alla nödvändiga delar vid det konstituerande mötet. Mallen för dagordning här ovan kanske inte är perfekt, men den är bra mycket bättre än den HSB använder sig av. Något glömt här? Något som kan uttryckas bättre? Kommentera gärna i tråden; Konstituerande styrelsemöte.



CHECKLISTA FÖR NY STYRELSE I EN BRF

Konstituera styrelsen
Bestäm vem som ska vara ordförande och sekreterare, hur föreningens firma ska tecknas och vilka attestregler gäller.
Fyll i ändringsanmälan och skicka in till Bolagsverket för registrering. Blanketten finns på www.bolagsverket.se och kan fyllas i direkt på nätet.
• Bestäm vilka ansvarsområden styrelseledamöterna ska ha och fördela tidigare dokumentation till dem som berörs.
Placera gärna originalavtal i bankfack och notera vem som har tillträde till bankfacket.

Fullmakter
Gör klart med protokollsutdrag och uppdatera fullmakter med aktuella namn, samt uteslut ledamöter som avgått.
Fullmakter kan finnas hos banken för konton, krediter och bankfack. Andra fullmakter kan finnas hos Posten, låssmeden och den ekonomiske förvaltaren för pantförskrivning av medlemmarnas bostadsrätter.

Nycklar
Ta kontroll över utlämnade nycklar och över låssystemet.
Begär en genomgång av utlämnade nycklar från den tidigare styrelsen.

Adressändra
Adressändra posten hos leverantörer om föreningen inte har en egen postlåda.
Skapa rutiner för vem som tömmer föreningens postlåda, även under semestrar.

Kontaktnäten
Ta över den tidigare styrelsens avtal och externa kontakter, t ex fastighetsskötare, hissjour, hantverkare och leverantörer av förbrukningsmaterial.
• Finns några juridiska tvister som föreningen är inblandad i och har föreningen någon jurist som ombud till sin hjälp?
• Ändra kontaktpersoner hos ekonomiska och tekniska förvaltare samt be om en genomgång av vilka rutiner som gäller.
• Kontakta den revisor stämman valde och skicka stämmoprotokoll till alla revisorer.
• Ta kontakt med grannföreningen och hör om de har några värdefulla erfarenheter att dela med sig av.

Planering
Inventera statusen på fastighetens underhållsplan. Är några offerter intagna och är arbeten beställda?
• Finns det en upprättad budget och hur ser föreningens ekonomiska status ut?
• Vem är kontaktperson på banken och vilka rutiner gäller för avisering av föreningens medlemmar och hyresgäster, samt betalning av fakturor och lån?
• Tala om för medlemmarna, genom t ex portanslag och hemsida, vilka som har fått de olika styrelsebefattningarna.
• Försök att skapa ett bra klimat i styrelsearbetet, gör telefon-, adress- och e-postlistor och upprätta gärna ett sammanträdeskalendarium så att alla vet när styrelsemöten ska hållas.



För mer information om val av styrelse och konstituering av styrelse i en brf, se bl a;

Ny styrelse, konstituerande styrelsemöte - Vad innebär konstituerande styrelsemöte? Separat möte? Suppleanter med? Vad är praxis för suppleanter i övrigt?

Hur väljs styrelse rent praktiskt i en bostadsrättsförening? - Val på stämma

Extrastämma för val av ny styrelse - Tips att tänka på inför stämman i en bostadsrättsförening där ny ordförande/styrelse ska väljas

Kan styrelse konstituera om sig så att ledamot blir suppleant? - Krävs stämma för att bli av med ledamot och välja ny styrelse? Förening har unika stadgar för att avsätta ledamot i styrelsen och begära skadestånd

Konstituera om styrelsen i en brf - Utse ny ordförande inom styrelsen. Paragraf i stadgar om hur styrelse utses i föreningen.

Vad gör man om ingen vill vara ordförande vid konstituering av styrelse? - Kompetensområden inom styrelsen. Vad krävs av en ordförande?
Om ingen vill vara ordförande, vad gör man då? - Konstituera om styrelsen. Anlita extern ordförande. Ordförande måste finnas i styrelse enligt lag

Protokoll fört vid konstituerande stämma i en bostadsrättsförening - Mall enligt Bolagsverkets förslag på hur protokoll ska utformas vid stämma där konstituering sker av styrelse, suppleanter och revisorer

Protokoll från konstituerande styrelsemöte ej färdigt inom lagstadgad tid

Konstituerande styrelsemöte ajournerades pga att ingen vill ställa upp som ordförande - Stämmoprotokoll skrivet innan stämma, måste stämma göras om?

Två stämmovalda styrelseledamöter har ej kallats till möte för att konstituera styrelse - Ingen registrering av nya ledamöter gjord på Bolagsverket sedan flera år tillbaka

Fyllnadsval till styrelse - Styrelse kallar till extrastämma för att tillsätta nya ledamöter efter avhopp där styrelsen ej blev beslutsför. På hur lång tid ska ledamöter väljas vid fyllnadsval? Punkten "Godkännande av dagordning" har missats i dagordningen

Val av ny styrelse pga avhopp, förslag på kallelse med dagordning till extra stämma - Förslag på kandidater ej med i kallelsen till stämman

Krävs extrastämma för att välja ny ordförande? - Kan suppleant vid omkonstituering av styrelsen utses av styrelsen som ordförande? När är styrelsen beslutsför? Hur väljer man in suppleanter/ersättare i styrelsen? Suppleanter väljs inte som styrelseledamöter eller ens tänkta sådana. Krävs styrelsebeslut för att suppleant ska kunna hoppa in temporärt som ledamot? Många komplicerade frågor om styrelse/suppleant diskuteras här
Är det nödvändigt med stämma för att ersätta ledamot i styrelsen? - Adjungera till styrelsen?
Kan styrelsen i en brf själv besluta att utöka antalet ledamöter genom att styrelsen väljer in en suppleant?
Måste beslut om utökning av antalet ledamöter i styrelsen tas på stämma? - Finns det relation mellan antal ledamöter och antal suppleanter?

Vad är minsta antalet ledamöter som får finnas i en styrelse i en bostadsrättsförening? - Vad händer om ingen ställer upp till styrelse?

Brf utan styrelse

Fyra av fem ordinarie styrelseledamöter måste ersättas, hur går man tillväga? - Kan blivande medlemmar väljas in i styrelsen?
Två ordinarie styrelsledamöter och alla tre suppleanter avgår, vad händer? - Måste det kallas till ny stämma? Vem är skyldig att kalla till stämma?

En suppleant ska aldrig anmälas till Bolagsverket som ledamot när suppleanten träder in som ersättare för styrelseledamot som hoppat av!

Ledamot avgick, hur ska styrelsen hantera detta? - Träder suppleant in per automatik?
Krävs extrastämma för att ersätta avhoppad ledamot i styrelsen? - Kan styrelsen välja in ersättare/ny suppleant för avhoppad suppleant utan stämmobeslut? Hur länge kan man sitta i styrelsen i en brf?
Kan suppleant inträda som ledamot för att uppnå kravet på minsta antalet ledamöter? - Är det ett stämmobeslut att suppleant blir ledamot?
Suppleant som träder in för att uppnå minsta antal ledamöter - Lagen säger; "Om en styrelseledamot inte kan komma och det finns en suppleant som skall träda in i hans ställe, skall suppleanten ges tillfälle till det."
Vilken suppleant ersätter vilken ledamot? - Har Riksbyggen rösträtt i frågan om vilken suppleant som ska träda in för ledamot?

Hur gör man för att avsäga sig styrelseuppdrag? - Avsägelse av styrelseuppdrag. Avgående styrelseledamot, suppleant går in som ersättare
Utträde ur styrelsen följt av återinträde i styrelsen fem dagar senare
Hur/när avgår ledamot i styrelsen om valberedning saknas?
Måste ledamot som avgår sitta kvar till nästa stämma? - Räknas muntligt utträde ur styrelsen? 6:e kapitlet i Lagen om ekonomiska föreningar reglerar föreningens ledning
Måste en ledamots avhopp från styrelsen protokollföras?

Kan styrelsens ordförande i föreningen misstroendeförklaras med krav på utredning av ordföranden?
Kan styrelsens ordförande avsättas via styrelsebeslut?
Ordförande i styrelsen tar egna beslut, vad göra? - Styrelsens ordförande ändrar i protokoll och följer inte beslutsordningen. Alla övriga i styrelsen vill avgå. Hur kan man lösa detta problem? Måste styrelsen kalla till extrastämma? Om minsta antal ledamöter ej uppnås är styrelsen inte beslutför
Kan styrelseledamot med hälsoproblem uteslutas ur styrelsen?

Får en som inte är medlem i föreningen ingå i styrelsen i en brf?
Kan man sitta i en styrelse i en brf utan att bo i bostadsrättsföreningen? - Kan man sitta i flera brf-styrelser? Förtroendeman i styrelsen har 150.000 kr i arvode.
Extern styrelseledamot i brf - Hur hittar man externa ledamöter till styrelsen i en bostadsrättsförening?

Man och hustru från samma hushåll sitter i styrelsen i bostadsrättsföreningen, är det förenligt med lag? - Närstående i styrelse tillåtet?

Felaktig röstredovisning, ej korrekt styrelse - Vad gör man om det tillkommit en ledamot i styrelsen som ej valts på regelrätt sätt?

Får ledamot med betalningsanmärkning sitta i styrelsen i en bostadsrättsförening?

Kaos i styrelse - interimstyrelse utan beslutsrätt? - Av stämman vald person vill inte "samarbeta". Exempel på hur illa det kan gå om dåligt genomfört valberedningsarbete

Styrelse kan omkonstituera sig under året för att växla ordförande - Låta fler prova på ordförandeskapet i styrelsen


Förslag till arbetsordning för styrelsen i en brf - Styrelsens arbete och organisation
Om styrelsen - dess konstitution, skyldigheter, etc - Faktabanken
Guide för styrelsen efterlyses - Tips på grunderna i styrelsens arbete