Styrelsemöte - Hur ofta?

[Eliza-Izabell]

Vår styrelse har styrelsemöte varannan vecka. Jag upplever det som för ofta. Finns det någon bestämmelse eller riktlinje hur ofta eller hur sällan styrelsen ska sammanträden? Vad räknas som optimalt?

[Admin]

"Normalt" är 1 gång per månad i en förening av din storlek (med 2 månaders "sommarsemester"), men det förutsätter arbete mellan styrelsemötena, och väl förberedda möten.
Dock är antalet styrelsemöten beroende på vad som behöver göras i föreningen. Det kan finnas behov under en viss period med mer frekventa styrelsemöten än en gång/månad.

Jag tror 12-15 styrelsemöten per år är vad man ska försöka rikta in sig mot.

[totiki]

Det står ibland i stadgarna hur många som skall hållas per år.

[Trötter]

Jag är med Admin enig, 12 till 15 väl dokumenterade sammanträden per år bör räcka. Ett sammanträde behöver inte ta mer än 1 till 2 timmar i anspråk.

Styrelsens sammanträden blir kvalitativt mycket bättre om det finns en tydlig agenda som inriktas på det uppdrag som styrelsen har. Enligt mig så är styrelsens uppdrag inriktat på att förvalta föreningens tillgångar med medlemmarnas ekonomiska intresse som den enda punkt på denna agenda.

Att upprätta ett schema för styrelsens arbete kan vara ett bra sätt att effektivisera uppdraget för ledamöterna i styrelsen. Som te.x. att arbtet fördelas lika mellan ledamöterna i styrelsen och grundas på den kompetens som finns inom styrelsen. Att det finns en fastställd dagordning som tillämpas vid varje sammanträde och att man håller sig till sakfrågan vid sammanträdena.

[Eliza-Izabell]

Vår bostadsrättsförening har blivit ombildad från hyresrätter. Eftersom inte alla som bor i fastigheten har köpt sina lägenheter, har vi flera hyreslägenheter kvar. Åt dessa hyresgäster behöver vi agera som hyresvärd. Vid en fuktmätning i fastigheten visade sig att flera av badrummen har större eller mindre fuktskador. Eftersom styrelsen är ansvarig för hela fastigheten, behöver vi renovera badrummen åt våra drabbade hyresgäster. Planeringen inför renoveringsarbetet tar mycket tid i anspråk på styrelsemötena.
Trots att vi träffas varannan vecka är våra möten oftast 2,5-3 timmar långa.
Man planerar från hur många lägenheter som ska renoveras per gång, till vilka entreprenörer vi ska anlita samt allt däremellan. Jag är inte alls säker på att det är sånt vi behöver ägna oss åt. Kanske vi borde lämna en del av det arbetet till vår tekniska förvaltare ...

[Trötter]

Ursprungligen skrivet av Eliza-Izabell

Vår bostadsrättsförening har blivit ombildad från hyresrätter. Eftersom inte alla som bor i fastigheten har köpt sina lägenheter, har vi flera hyreslägenheter kvar. Åt dessa hyresgäster behöver vi agera som hyresvärd. Vid en fuktmätning i fastigheten visade sig att flera av badrummen har större eller mindre fuktskador. Eftersom styrelsen är ansvarig för hela fastigheten, behöver vi renovera badrummen åt våra drabbade hyresgäster. Planeringen inför renoveringsarbetet tar mycket tid i anspråk på styrelsemötena.
Trots att vi träffas varannan vecka är våra möten oftast 2,5-3 timmar långa.
Man planerar från hur många lägenheter som ska renoveras per gång, till vilka entreprenörer vi ska anlita samt allt däremellan. Jag är inte alls säker på att det är sånt vi behöver ägna oss åt. Kanske vi borde lämna en del av det arbetet till vår tekniska förvaltare ...

Att styrelsen ska planera och utföra en större entreprenad kan vara olämpligt om det inte finns kompetens inom styrelsen för att driva och planera ett större projekt.

Vid större entreprenader kan det vara bra att anlita en byggkonsult som bär ansvaret för renoveringarna. En byggkonsult har ofta erforderlig kompetens vad gäller kostnader, kvalitetsnivå, tidsåtgång och vad som behöver göras för att uppnå ett gott resultat.

[Pensionär]

Ursprungligen skrivet av Trötter

Styrelsens sammanträden blir kvalitativt mycket bättre om det finns en tydlig agenda som inriktas på det uppdrag som styrelsen har. Enligt mig så är styrelsens uppdrag inriktat på att förvalta föreningens tillgångar med medlemmarnas ekonomiska intresse som den enda punkt på denna agenda.

Här känns det som att en liten diskussion kunde få plats. Denna enda punkt?
Har den några delmängder i sig?
T ex stöd och uppmuntran av övriga medlemmars vilja till medverkan och engagemang?
Informationssatsningar- t ex utförligt skrivna protokoll eller ej?
Utbildningsinsatser, som syftar till inskolning och förberedelser för nya krafter i styrelse och andra grupper?
Rena trivselfrågor
Eller menar du bokstavligt vad du skriver, -ekonomi direkt och rakt av?
Om inte diskussion, så i alla fall en förklaring

[Trötter]

Ursprungligen skrivet av Pensionär

Här känns det som att en liten diskussion kunde få plats.

• Denna enda punkt?

• Har den några delmängder i sig?

• T ex stöd och uppmuntran av övriga medlemmars vilja till medverkan och engagemang?

• Informationssatsningar- t ex utförligt skrivna protokoll eller ej?

• Utbildningsinsatser, som syftar till inskolning och förberedelser för nya krafter i styrelse och andra grupper?

• Rena trivselfrågor

• Eller menar du bokstavligt vad du skriver, -ekonomi direkt och rakt av?

Om inte diskussion, så i alla fall en förklaring

Jag diskuterar med nöje detta ämne, och jag har upprättat en liten förklaring med hänsyn på min argumentation. Det finns säkert mer att tillägga i detta ämne

• Att styrelsen har andra punkter på sin agenda än teknisk och ekonomiförvaltning ser jag som ej önskvärda i sammanhanget. EX på ej önskvärda engagemang i föreningar där styrelsen är inblandad, är enligt mig deltagande i bostadsrättsorganisationer, bedriva kafé/näringsverksamhet, upprätta rekreationslokaler eller dylikt som ej nyttjas av en kvalificerad majoritet i föreningen, mm

• Jag vet inte riktigt vad du syftar på när det gäller delmängder. För att genomföra ett bra uppdrag som styrelse så är det viktigt att ledamöterna har en förmåga att jobba i grupp och kan sätta upp olika förvaltningsdelar i projektform

• Att engagera sig i föreningens administration kräver en del förkunskaper och även en vis förmåga att skaffa information om uppdraget. Att en sittande styrelse engagerar sig i nya ledamöter och tilltänkta ledamöter är en förutsättning för att styrelsens sammansättning ska vara av bra kvalité. Styrelsen bör även alltid svara på medlemmars frågor på ett klart och tydligt sätt. Jag är övertygad om att engagemanget i en förening speglar utbildningsnivån på de medlemmar som engagerar sig i föreningens ekonomiska välbefinnande och framtid.

• Den punkt i din diskussion är av yttersta vikt. Att det sitter ledamöter i styrelser som knappt är läs och skrivkunniga, är ett problem som jag har erfarenhet av. Det behöver inte sitta lingvistiska experter i en styrelse, men det är ju önskvärt att dessa har förmåga att läsa och förstå textmassor. Styrelsen bör kunna föra en tydlig dokumentation på de arbete som genomförs, samt att de beslut som fattas inom styrelsen dokumenteras så att alla i styrelsen kan förstå och biträda besluten.

• Utbildning! Att utbilda styrelseledamöter och tilltänkta ledamöter i en förening, är enligt mig helt onödigt om kompetens finns inom föreningen. Att föreningar som är anslutna till organisationer genomför utbildningsprogram i dessas regi ser jag som ytterst olämpligt. Anledning är att nivån på dessa utbildningarna är mycket begränsade och riktade för att inte sprida relevant kunskap för verksamhetens bästa.

• Trivselfrågor. Detta är inget som en styrelse ska fatta beslut om eller ska ha på sin agenda. Min åsikt är att dessa beslut fattas av föreningens högsta beslutande organ och verkställs av styrelsen rent administrativt.

• Jag menar vad jag skriver. Styrelsens roll och uppgift i en brf är att värna medlemmarnas ekonomiska intressen. Hur detta görs är enligt min mening upp till varje förening att utforma. För att få lyckat resultat av arbetet som styrelsen utför, där är min åsikt att detta arbetet bör grundas på fastlagda rutiner som samtliga ledamöter i styrelsen skall lära sig och förstå. Att styrelsen bedriver sitt arbete på ett seriöst och transparent sätt, där medlemmar har en god insyn i styrelsens arbetet är också ett sätt att få en förtroendeingivande styrelse.