Lagring av medlems och föreningsspecifik information

[metscore]

Hej,

Jag har blivit tillfrågad av vår nuvarande styrelse hur de ska tänka när det gäller lagring av information som rör föreningen. I dagsläget verkar de ha ett antal Wordfiler, Excelfiler etc som är lagrade på lite olika hårddiskar.
Som mjukvaruutvecklare så reser sig nackhåren när man får höra något dylikt och naturligtvis måste det åtgärdas.

Jag tänkte därför höra om ni andra har någon erfarenhet av hur viktig information lagras i era föreningar.
Utan att vara expert så tänker jag mig att man vill lagra uppgifter såsom tex.

• Andelstal
• Pantbrevsinformation
• Ägandeförhållanden (Historik och inte bara nuvarande)
• Inventarier (Tvättmaskiner, gräsklippare etc.)
• Parkeringskö
• etc etc....

(Tar gärna emot tips på ytterligare saker)

Ett system av Excel ark låter i mina öron lite tokigt (men rätta mig gärna om jag har fel)
Visst, man kan säkert börja designa diverse system med databaser i någon molnbaserad lösning, men som med alla "hemmaknåpade" saker så måste de ju underhållas över tid och vem vet som bor i föreningen om 5 - 10 år.

Dessutom vill man troligtvis helst inte ha systemet knutet till någon speciell fysisk maskin som det "måste vara installerat på"
Självklart så ska systemet vara säkert för intrång från obehöriga.

Så frågan är hur ni andra lagrar förenings- samt medlems-specifik information ? Går ert system att integrera med systemet för avgifter ? Eller använder till och med ert bokföringssystem till ovanstående ? (Vilket system använder ni i sådant fall?)

Har ni tips på lösningar eller metodiker så är jag evigt tacksam !

Mvh
Magnus

[Harald]

Säljare.

[0Xb]

Har du sökt på nätet något?

Det finns massor med system och oftast hanteras de av den ekonomiska förvaltningen.

men visst, det finns massor att bygga på, gärna kring Low-Coding-appar som typ Zapier eller Integromat. Några är:
- google sheets (funkar bra som databas,med viss spårbarhet),
- Airtable
- Knack
- RowShare

Ursprungligen skrivet av Harald

Säljare.

Inte helt orimligt..

[metscore]

Säljare.

Lite oklart vad som avses? Skulle jag vara en säljare för att jag ställer en fråga?
Får man sådana kommentarer slängda i ansiktet på sina frågor så uppfattar jag det som ett forum för relativt inskränkta personer vilket förhoppningsvis inte är sant.

Har du sökt på nätet något?

Klart att jag har sökt på nätet, men det var ju för att få tips som jag vände mig hit. Verkar mer och mer som ett misstag.

Nå, tack för några uppslag...

...och nej, jag är ju inte säljare men det hade man ju vetat om man läst mitt inlägg...

[Harald]

Lite oklart vad som avses? Skulle jag vara en säljare för att jag ställer en fråga?

Ok du har rätt till en chans.

Vilken förening kommer du ifrån? Hur jobbar ni idag? Vart har ni sett problem? Vilka problem behöver metoden lösa?

[metscore]

Ursprungligen skrivet av Harald

Ok du har rätt till en chans.

Är det här jag förväntas stå med mössan i hand och vara tacksam för att jag får ställa frågan?

Ursprungligen skrivet av Harald

Vilken förening kommer du ifrån?

Vad spelar det för roll? Det finns väl självklart ingen anledning för mig att hänga ut min förening.

Ursprungligen skrivet av Harald

Hur jobbar ni idag? Vart har ni sett problem? Vilka problem behöver metoden lösa?

Var i det jag skrev tappade jag bort dig? Att lösa Excel ark inte är en bra idé?
Självklart vill man centralisera informationslagringen. Det var systemaspekten samt val av verktyg som jag var intresserad av.
Om man inte har en förvaltare utan är intresserad av om det finns verktyg och metodiker för en BRF med c:a 200 lägenheter att hålla koll på tex följande:

• Ange ägarförhållande (med personuppgifter etc.) på varje lägenhet.
• Pantbrev
• Arkiv kopplat till lägenheterna (tidigare ägare, pantbrev och ärenden t.ex.)
• Andelstal
• Lägenhetens storlek
• Hantera månadsavgiften
• Hantera elavgiften
• Hantera elförbrukningen
• Hantera avgifterna för TV och Bredband.
• Ange om innehavaren betalar vi autogiro.
• Ange om innehavaren har parkering
• Ange om innehavaren har överlåtit lägenheten i andra hand (då ska vi även kunna lägga in vem som hyr och under vilken period)
• Nyckelregister
• Ärendehantering (klagomål, reparationer, osv)

Det var liksom sådana systemfrågor med punkter enligt ovan som jag i min enfald trodde detta var ett forum för, men jag missuppfattade det uppenbarligen.
Här verkar helt andra värderingar råda och en ganska trist "hoppa på" mentalitet. Eller måste man bara bevisa något som en slags hangaround innan man räknas som "värdig" medlem.
Säg det i sådant fall så slipper jag slösa min tid.

[Harald]

Det var liksom sådana systemfrågor med punkter enligt ovan som jag i min enfald trodde detta var ett forum för, men jag missuppfattade det uppenbarligen.
Här verkar helt andra värderingar råda och en ganska trist "hoppa på" mentalitet. Eller måste man bara bevisa något som en slags hangaround innan man räknas som "värdig" medlem.
Säg det i sådant fall så slipper jag slösa min tid.

En svaghet med Brf är att föreningarna (som ju många gånger är rätt stora företag sett till omsättning) drivs av lekmän. Detta faktum uppmärksammas titt som tätt av olika aktörer som tassar runt fastighetsbranschen och som har svårt för att få snurr på sin affärsidé.

Anledningen till att affärerna går knackigt är antingen att man är en oseriös aktör eller att man har en dålig produkt. Så när allmännyttan eller privata fastighetsägare inte köper så söker man sig istället till - BRF: rna.

Ett exempel är mätning för varmvatten och värme. Ett annat är olika onödiga administrativa system för "kommunikation och dokumentation".

Jag trodde du sålde ett sådant system. Och efter att svarat som du gör på mina frågor tror jag fortfarande att du säljer ett sådant system.

[metscore]

Ursprungligen skrivet av Harald

En svaghet med Brf är att föreningarna (som ju många gånger är rätt stora företag sett till omsättning) drivs av lekmän. Detta faktum uppmärksammas titt som tätt av olika aktörer som tassar runt fastighetsbranschen och som har svårt för att få snurr på sin affärsidé.

Snacka om att kasta sten i glashus. Om jag inte läser helt fel så beskriver du dig själv i termer som

Driver förvaltnings- och konsultbolag som säljer tjänster till bostadsrättsföreningar.

Hoppsan... Är man inte säljare (eller i ditt fall kanske nasare passar bättre?) så vet jag inte vad. Vad berättigar en nasare som dig en plats i detta forum undrar man ju nyfiket? Eller du kanske helt enkelt "tassar runt" och rekommenderar din egen förträffliga firma till intet ont anande forumbesökare?

Nä, stackars den HSB förening som verkar ha en så genuint otrevlig person som förvaltare ("...förening som jag själv förvaltar.")

Jag anande rätt tidigt att jag hade med en idiot att göra, och efter att du svarat som du gör på mina frågor så tror jag inte det längre. Nu vet jag.

Jag har 25 år i min bransch men det skulle aldrig falla mig in att behandla andra frågeställare i ett forum på det sätt som sker här. (Tro mig - i min bransch besöker man väldigt många olika forum)
Att epitetet "Goa Göteborgare" fick sig en törn kan väl så vara för innerst inne vet man ju att det alltid finns minst ett ruttet äpple i leveransen även om leverantören påstår sig ha "utbildning" och "10 år i branschen".

Jag kan bespara dig energin som du nu kanske tänkte lägga på att svara. Jag kommer inte att besöka ett forum där det finns svagbegåvade individer som "tassar runt."

[Harald]

Jag kommer inte att besöka ett forum där det finns svagbegåvade individer som "tassar runt."

Utmärkt!

Forumet är tänkt som ett stöd- och frågeforum för bostadsrättsinnehavare.

För nasare finns allehanda mässor att betala för sin plats på.

[kluringen]

Börja med att samla allt som finns utspritt som samma hårddisk i en arkivmapp. "Utforskaren" är ett lättanvänt och bra verktyg för strukturering av information.

I nästa steg kan ni fundera över åtkomstbehörigheter och hur ni vill bygga vidare på en hemsida. Fördelen jämfört med diverse molntjänsterår att föreningen får full koll då de äger både information och verktygen för hanteringen. Eftersträva enkelhet. Utomstående företag som säljer system kan ju försvinna. Kompetensför underhållet om det saknas bland medlemmarna kan köpa.

Läs vad vi har gjort: http://www.lavetten11.se/hemsidan.php

Vi använder Loopia, det finns flera andra. Företagspaketet är en ringa årlig kostnad i sammanhandet.