Kallelse till föreningsstämma - rutiner bostadsrättsförening

[Admin]

Kallelse till föreningsstämma

Ordinarie föreningsstämma
Det är styrelsens uppgift att kalla till föreningsstämma. Kallelse får enligt lagens huvudregel utfärdas tidigast fyra veckor och senast två veckor före stämman.

Extra föreningsstämma
En kallelse till extra föreningsstämma ska utfärdas inom fjorton dagar från den dag begäran kom in till styrelsen. Om styrelsen inte kallar till extra föreningsstämma ska Bolagsverket på anmälan genast på föreningens bekostnad kalla till stämma. Kallelsen ska utfärdas senast en vecka före extra stämma om inte stadgarna föreskriver längre tid.

OBS!
Från den 1 november 2013 är det Bolagsverket som kallar till föreningsstämma och förordnar revisor, med- och minoritetsrevisor samt särskild granskare för föreningar, enligt ändring i Föreningslagen.
Se Särskild granskare och medrevisor i brf.

Hur ska kallelse ske till stämma?
Kallelse ska ske på det sätt stadgarna anger. För bostadsrättsföreningen sker detta normalt genom anslag på lämplig plats inom föreningens fastighet.

I vissa fall ska dock alltid skriftlig kallelse ske till varje medlem vars postadress är känd för föreningen.
Detta ska ske om
1. ordinarie föreningsstämma ska hållas på annan tid än som föreskrivs i stadgarna eller,
2. föreningsstämman ska behandla fråga om
· föreningens försättande i likvidation eller,
· föreningens uppgående i annan förening genom fusion.


Vad ska ingå i kallelsen?

Dagordning
I kallelsen ska tydligt anges tid, plats och de ärenden som ska förekomma. Även de ärenden som i stadgarna redovisas som obligatoriska, dagordningen, måste anges i kallelsen. Vissa ärenden är av särskild vikt för medlemmarna och kräver därför utförligare information i kallelsen.

Fusion, likvidation
Beträffande fusionsärenden och likvidation gäller att kallelsen ska ange förslaget och grunden för detta. Det kan givetvis endast bli fråga om att ange grunden helt kortfattat.

Stadgeändring
Ett stadgeändringsförslags huvudsakliga innehåll ska anges i kallelsen. Om det är möjligt bör förslaget till stadgeändring tas med i sin helhet. Detta kan ske genom att stadgeförslaget bifogas kallelsen. Om viss paragraf eller visst stycke i en paragraf tas bort är det inte tillräckligt att detta uppges. Paragrafens eller styckets huvudsakliga innehåll ska anges. Det bör i sammanhanget noteras att det fullständiga stadgeändringsförslaget dels ska hållas tillgängligt hos föreningen efter det att kallelsen utfärdats dels genast sändas till de medlemmar som begär det.


Vad händer om regelverk för kallelse ej följs?

En medlems möjlighet att på föreningsstämma utöva sina rättigheter är beroende av att bestämmelserna om kallelse följs. Följs inte reglerna om kallelse, kan detta medföra att ett stämmobeslut inte anses ha kommit till i behörig ordning. Beslutet kan klandras och upphävas. I vissa fall kan också beslutet vara ogiltigt.

Föreningslagen 7 kap
17 § Om ett beslut av föreningsstämman inte har kommit till i behörig ordning eller i övrigt strider mot denna lag eller mot stadgarna, kan talan mot föreningen om att beslutet ska upphävas eller ändras föras av föreningsmedlemmar, innehavare av förlagsandelar, styrelsen, styrelseledamöter eller verkställande direktören.
Talan ska väckas inom tre månader från dagen för beslutet. Väcks inte talan inom denna tid, är rätten till talan förlorad.
Talan får väckas senare än vad som sägs i andra stycket, när
1. beslutet är sådant att det inte lagligen kan fattas ens med alla medlemmarnas samtycke,
2. samtycke till beslutet krävs av alla eller vissa medlemmar och sådant samtycke inte har getts, eller
3. kallelse till stämman inte har skett eller de bestämmelser om kallelse som gäller för föreningen har eftersatts i något väsentligt avseende.



CHECKLISTA FÖR STYRELSEN INFÖR ÅRSMÖTET
Planering innan årsstämman

1. Datum och tid fastställs
2. Arbetsuppgifterna inför stämman fördelas
3. Tidsschema för mötet upprättas
4. Lokalerna bokas e) eventuell transport till möteslokalen ordnas
5. Eventuell föredragshållare kontaktas
6. Eventuell underhållning beställs
7. Årsredovisningen trycks upp
8. Kallelse sätts upp i trapphusen
9. Årsredovisningen delas ut
10. Fullmaktsblanketter tas fram

Mötesutrustning

1. Styrelsebord
2. Ordförandeklubba
3. Arbetsbord för medlemsavprickningen
4. Medlemförteckning
5. Stolar
6. Pennor, block
7. Fullmaktsblanketter
8. Röstkort
9. Röstsedlar
10. Extra exemplar av årsredovisningen
11. Bordsvatten, glas
12. Blädderblock med pennor
13. Projektor
14. PC
15. Filmduk
16. Pekpinne, ljuspil
17. Förlängningssladd/Skarvsladdar

Måltids- och festarrangemang

1. Antal måltider och deltagare
2. Tidsschema för arrangemangen (samling, servering, musik m m)
3. Trycksaker, program, visor och biljetter
4. Underhållning: musik, gästartister, dans
5. Lokaldekorationer och skyltning
6. Bordsdekorationer, ljus, blommor och dukar

Mall dagordning till årsstämma i brf

0. Stämman öppnas -> Överflödig

1. Val av stämmoordförande

2. Anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare
- Inget hinder finns för att stämman utser någon annan som protokollförare.

3. Godkännande av röstlängd
- Att fastställa en röstlängd betyder att göra klart vilka röstberättigade som är närvarande (fysiskt eller via ombud) och vilka övriga stämmodeltagare/biträden är, vilket redovisas av stämmoordföranden i antal.

4. Godkännande av dagordning
- Här kan medlemmarna föreslå justeringar av dagordningen.
Valberedningen yrkar punkter och ordning enligt detta förslag som följer regelverket fullt ut.

5. Val av två personer att jämte stämmoordföranden justera protokollet samt val av rösträknare
- Här ska givetvis styrelseledamot eller styrelsesuppleant inte utses!

6. Fråga om kallelse till stämman behörigen skett och i stadgeenlig ordning utlysts
- Här ska stämmoordföranden redovisa hur och när kallelse skett och vad regelverket stiftar.


7. Föredragning av styrelsens årsredovisning med tillhörande frågor
- Här ställer stämmodeltagarna sina frågor till styrelsen som är viktiga för frågan om ansvarsfrihet.

8. Föredragning av revisorns berättelse med tillhörande frågor
- Här ställer stämmodeltagarna kompletterande frågor, till revisorer och styrelse, som är viktiga för frågan om ansvarsfrihet.

9. Beslut om fastställande av resultat- och balansräkning

10. Beslut i anledning av föreningens överskott eller underskott enligt den fastställda balansräkningen


11. Övriga i kallelsen anmälda ärenden och motioner


12. Information från styrelsen och övriga medlemsfrågor där beslut ej får tas
- Här informerar styrelsen om vad som är planerat att göras/påbörjas i föreningen fram till nästa årsstämma.
Även ev. budgeterade (de närmaste åren) avgiftsförändringar redovisas här.


13. -------------- Paus (10-15 minuter) -------------


14. Beslut i fråga om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna
- Här ställer stämmodeltagarna resterande frågor till styrelse och revisorer som är viktiga för frågan om ansvarsfrihet.
Under denna punkt kan man också ta upp frågan om att be Bolagsverket tillsätta särskild granskningsman.
Här har stämmodeltagarna möjlighet att begära sluten omröstning, vilket är att föredra.

Att bevilja ansvarsfrihet
innebär att medlemmarna, utifrån den information de har på årsstämman,
godkänner hur styrelsen arbetat utifrån styrdokumenten. Det innebär att
medlemmarna tycker att styrelsen har arbetat korrekt i alla avseenden.
Att inte bevilja ansvarsfrihet
kan ses som en markering att man inte är nöjd med styrelsens arbete,
eller att man misstänker att allt inte har skötts korrekt.


15. Val av styrelseledamöter och suppleanter

16. Val av revisor/er och suppleant

17. Val av valberedning

18. Erforderligt val av fullmäktige med suppleanter och övriga representanter i HSB


19. Fråga om arvoden för styrelseledamöter, revisorer och valberedning för kommande verksamhetsår samt principer för alla ekonomiska ersättningar och förmåner till förtroendevalda och ev. projektgrupper


20. Stämmans avslutande



Se även bl a;
Kallelse till årsmöte, regelverk

Förslag till dagordning för stämma, ansvarsfrihet och redovisning av stämma

Om ansvarsfrihet för styrelsen

Motion om utökad stämmodagordning