Nummerordning i protokollen

[sophiie]

Vi är en ganska ny ombildad förening.

Hur ska vi numrera protokollen?
Är det som följande:
Nr 1. Årstämman
Nr 2. Konstituerande mötet
Nr 3. Styrelsemöte osv..

Eller är jag helt ute och snurrar?


För mer information om stämmoprotokoll, se bl a;

Om stämmoprotokoll i förslaget till den nya föreningslagen
Ny föreningslag - Krav införs att yrkanden ska tas med i stämmoprotokoll

Förslag på ändringar och tillägg av föreningens stadgar avseende protokoll - Stämmoprotokoll: Punkt 43, 49, 51, 54, 55 70-73. Styrelseprotokoll: Punkt 91-95, 98. Även om valberedningens protokoll.
Förslag på stadgeändringar om arvoden i stämmoprotokoll, rutiner för stämmoprotokoll och styrelseprotokoll - §17, §18, §33

Förslag på nya stadgar, om stämmo- och styrelseprotokoll

Ogiltigt stämmoprotokoll, justering. Styrelse som försöker dölja justering - Måste bägge justerares namnteckning finnas med? Styrelse som försöker dölja justering; urkundsförfalskning och trolöshet mot huvudman. Kan protokoll ändras i efterskott? Kan protokoll skrivas om? Utdelning av stämmoprotokoll till medlemmarna

Justering av stämmoprotokoll - Manipulering av protokoll. Referens till justerares bilaga ska finnas i protokoll. Renskrivning av justerarnas justering. Vem får justera stämmoprotokoll? Hur ska ett protokoll från årsmötet justeras?

Justeringsmans avvikande mening i stämmoprotokoll - Stämmoordförande som försöker styra protokollets utformning. Vad göra om ordföranden inte accepterar avvikande mening från protokolljusterare? Samt en del om mötesordföranden

Exempel på justering av protokoll - Stämmoprotokoll (behäftat med enormt mycket fel) med inlagda justeringar av felaktigheter, 2009
Bilaga till justerat stämmoprotokoll - I justeringen har jag som justerare tagit tillfället i akt att bättre spegla vad som diskuterades och beslutades (bl a för att därmed stärka justeringarna av de direkta felen i protokollet), 2009

Justering av stämmoprotokoll med fler än 143 fel - 2007
Motion om stämmoprotokoll som efter justering visat sig innehålla fler än 143 fel - 2010

Vikten av att välja RÄTT justerare av protokoll - Om oengagerad justerare av stämmoprotokoll väljs så riskerar medlemmarnas sista säkerhet i föreningen att falla

Revisor och styrelseledamot justerar sig själva - Motion: Som justeringsman av stämmoprotokoll ska inte jäviga personer, t ex styrelseledamot och lekmannarevisor, väljas

Motion: Justerarens ansvar och uppgifter - Välj justerare på stämman som justerar felen som förekommer i protokoll

Motion: Uppgifter för justerare/rösträknare specificeras - Arvodering av protokolljusterare/rösträknare
Motion: Vad innebär det att vara justerare? - Vad är protokolljusterarens uppgift? Ta fram riktlinjer för justerare. Arvodering av justerare
Vad är justerarens uppgift? - Sammanställning över motioner om justerarens roll på stämman. Information om rutiner för justeringsman

Protokoll från extrastämma styrd av HSB - Protokoll justeras innan mötesordföranden skrivit på. Ordföranden som protokollförare.

Exempel på hur stämmoprotokoll ska skrivas av protokollförare - Mall, hur man skriver ett protokoll. Stämmoprotokoll skrivet av HSB där väsentlig information tagits med

Exempel på hur stämmoprotokoll inte ska skrivas - Protokollskrivning som det inte ska se ut
Justering av ovanstående torftiga stämmoprotokoll - Som justerare kan man få in information till protokollet som är av vikt

Exempel på stämmoprotokoll för brf - (2005)

Vad ska protokollföras från föreningsstämman? - Vad innehåller protokoll?

Hur protokollförs fullmakter vid röstning på föreningsstämma? - Enkelt att fuska vid röstning om fullmakter ej protokollförs korrekt

Rösträtt för medlem, stämma - Röstlängd - FAKTABANKEN

Vem ansvarar för stämmoprotokollet? - Ansvar för innehåll i protokoll från stämman. Om mötesordförande och protokollförare inte är överens om skrivningen i protokollet?

Stämmoprotokoll i brf inte skrivet fem veckor efter stämman

Från hur långt tillbaka i tiden kan medlem begära tillgång till stämmohandlingar?

Stämmoprotokoll saknas för tidigare år, hur vet man t ex om styrelsen fått ansvarsfrihet? - Hur länge kan man vänta med att skriva ett stämmoprotokoll för att det ska vara giltigt?

Stämmoprotokoll på anslagstavlan - Skyldig att sätta upp protokoll från årsmötet på trappuppgången?

Vem skriver under stämmoprotokoll?

Frågor och svar om stämmoprotokoll - Vad reglerar stämmoprotokoll? Om mötesordföranden ej godkänner stämmoprotokoll, hur påverkar detta stämman och de beslut som tagits där? Etc.

Planering för styrelsearbete med bl a hantering av stämmoprotokoll

Numrerad röstlängd på stämma - Alla medlemmar ska kunna se hur var och en har röstat

"Öppenhet och insyn ska prägla nya HSB" - Verkligen? Varför inte öppna styrelseprotokoll då?

HSB Riksförbund vill utan grund ge sken av att medlem ej har rätt att skriva av/kopiera stämmoprotokoll
Hur ser HSB Riksförbund på stämmoprotokoll och det till stämmoprotokollet hörande röstlängden? - HSB Riksförbund vill insynsskydda föreningarna
HSB Riksförbund vägrar lämna ut eller visa stämmoprotokoll - Idag har dock HSB Riksförbund vikt sig i denna fråga
Bristen på öppenhet inom HSB - HSB Riksförbund rädd för att medlemmarna ska engageras genom enkel tillgång till stämmoprotokoll
Hemliga stämmoprotokoll inom HSB

HSB Landskrona vill försöka hålla stämmoprotokoll hemliga för medlemmarna
Stämmoprotokoll från olika HSB-regioner

HSB Malmös omotiverade beslut att censurera stämmoprotokoll - HSB Malmö inför censur av stämmoprotokoll för att försöka skydda sig själva från insyn
HSB Malmös stämmoprotokoll, exempel på den "nya öppenheten"?
Censurerade stämmoprotokoll från HSB - HSB följer ej riktlinjer, ETHOS, lagar, etik eller något annat
Exempel på stämmoprotokoll, HSB Malmö 2007
Exempel på stämmoprotokoll, HSB Malmö 2008
Exempel på stämmoprotokoll, HSB Malmö 2009
Exempel på stämmoprotokoll, HSB Malmö 2010 - HSB Malmös censurerade stämmoprotokoll från 2010
Exempel på stämmoprotokoll, HSB Malmö 2011
HSB Malmö lämnar ej ut stämmoprotokoll

Klander av HSB Malmös årsstämma pga felaktigt stämmoprotokoll - Årsmötesprotokoll förening, felaktigt

Stämmobeslut om medlemsavgift i HSB Malmö skiljer sig från vad protokollföraren skrivit i stämmoprotokoll
Motion om hur HSB Malmö manipulerar stämmoprotokoll - HSB hittar på uppgifter om medlemsavgift som förs in i protokoll av utsedd protokollförare

Motioner till HSB Malmö om stämmohandlingar på webben
Motion: Justerat stämmoprotokoll ska läggas ut på hemsidan - Motion till HSB om stämmoprotokollet. Justerat stämmoprotokoll med alla justeringar på webben
Motion: Stämmoprotokoll till medlemmarna - Motion till HSB om medlemmarnas möjlighet att läsa stämmoprotokoll

HSB Malmö vill inte låta medlemmarna få tillgång till stämmoprotokoll - HSB Malmös styrelse bryter direkt mot föreningslagen (2007)
HSB Malmö vill ännu en gång inte låta medlemmarna läsa stämmoprotokoll - (2012)

a. Styrelse i brf vägrar låta medlemmar få tillgång till stämmoprotokoll - Lagbrott stödjs av HSB !
b. Motion: Brf-styrelsen bryter mot lagen, vägrar lämna ut stämmoprotokoll
c. Anmälan till hyresnämnden med anledning av att styrelse ej vill ge medlem tillgång till stämmoprotokoll
d. Styrelses vägran att visa stämmoprotokoll tas upp i Hyresnämnden - Hyresnämnden är extremt okunnig om regelverk för brf, utreder inget och tillför inget !
e: Motion: Styrelse ska följa stämmobeslut att lämna ut stämmoprotokoll - Styrelse bryter mot stämmobeslut att varje medlem som begär detta ska erhålla stämmoprotokoll skriftligt. Årsmötesprotokoll ska kopieras till de medlemmar som önskar detta

Styrelsen vägrar ge tillgång till stämmoprotokoll - Hyresnämnden gör inget. Vad göra?

Bolagsverket, vilka protokoll måste skickas in till dem? - Vad måste föreningen skicka till Bolagsverket?
Bolagsverket och protokoll - Bolagsverket utför ingen kontroll av de protokoll som skickas in till dem (protokollen bara arkiveras, de läses inte ens)

Allvarliga brister i protokoll. Ändra styrelse/stämmoprotokoll i efterskott - Kan styrelseprotokoll och stämmoprotokoll ändras i efterskott? Hur gör man om fel upptäcks i stämmoprotokoll efter justering?

Riktlinjer för styrelsen, om bl a stämmoprotokoll och styrelseprotokoll - Motion

[Harald]

Ska du använda årsstämman som "brytpunkt", så borde det vara sista protokollet, då det är styrelseårets sista möte.

Vi numrerar från 1 i januari, årsstämman och konsistuerande möte numreras inte, utan heter just "årstämma 20XX" eller "Konstituerande möte 20XX-0X-XX".

Tror inte det är någon specifik regel, rekommendationer finns säkert, men syftet, att dt ska vara lätt att följa, är ju uppfyllt bara i och med att man bestämt att numrera protokollen.

[totiki]

Det räcker med att datera dem.

[Nybörjare]

När jag jobbade som byggherreombud för en ganska stor byggnad hade vi ett enkelt sätt att följa vad som hände. Det var inte bara protokollen som numrerades. Alla punkter som krävde någon åtgärd numrerades följande. Vi utsåg vem som var ansvarig för projektet, kontakter, ekonimi, tider osv. Sedan hade vi en avrapportering kring punkterna vid varje möte.

Det blev lätt att se till att allt som hade beslutats verkligen följdes upp och att tiden och pengarna inte rann iväg. När en punkt var färdigbehanlad lades den till handlingarna tillsammans med mötesprotokollen.

Det kan annars så lätt hända att en gammal fråga helt enkelt försvinner från dagordningen. Allt blir så mycket lättare med ordning och reda

[realtor]

Det mest praktiska (något regelverk finns inte) torde vara att numrera paragraferna löpande på så vis att man startar vid räkenskapsåret början på §1 för att vid periodens sista protokollet sluta på §345 eller något. Ett annat alternativ är att numreringen är evig, alltså det nya året forsätter med t.ex §346. På det viset vet man att inget protokoll saknas. Protokollen bör också märkas 1/2012, 2/2012 osv.
Detta gäller styrelseprotokollen, stämmoprotokollen finns reglerade i föreningslagen och stadgarna.

[totiki]

Vi använder en åtgärdslista som följer protokollet. Där finns resp. ansvarig för varje händelse noterad. Denna åtgärdslista gås igenom varje möte på samma sätt som tidigare protokoll.

[Admin]

Sophiie, du har inte fyllt i din profil, och som alltid blir det då svårare att ge svar, men om din brf hör till HSB så har styrelsen en skyldighet att föra protokoll från styrelsemöten i nummerordning, enligt stadgarna ("Protokoll från styrelsesammanträde ska föras i nummerföljd.").

De tips du fått här ovan tycker jag jag alla är utmärkta, men personligen rekommenderar jag att inte börja på en ny nummerserie för styrelseprotokollen. Detta just som Realtor förklarat. Det blir enklare att kontrollera att inga protokoll försvunnit på vägen (och man slipper fundera på var skiftet för en ny serie ska förläggas).


För mer information om styrelseprotokoll, se bl a;
Styrelse, protokoll - FAKTABANKEN

Styrelsemöte och protokoll - Mötesanteckningar från styrelsemöte stämmer inte, styrelseprotokoll har ej justerats, styrelseprotokoll från föregående möte gås ej igenom

Justera styrelseprotokoll - Vem kan utses som justerare till styrelsens protokoll? Vem utser justerare av styrelsens protokoll? Hur många justerare kan utses för styrelseprotokollet? Måste varje sida i protokollet signeras av ledamöterna? Kan ett protokoll ändras? Vad ska ledamot i styrelsen göra som inte håller med om vad som skrivits i protokollet?

Suppleant till styrelsen justerar styrelsens protokoll - Styrelsesuppleant som protokollförare på styrelsemöten

Styrelseprotokoll saknas - Protokollförare (= ordföranden) lämnar inte ifrån sig styrelseprotokoll

Har styrelsens ordförande huvudansvar för att protokoll förvaras på ett betryggande sätt? - Styrelseprotokoll saknas. Ansvar för protokoll och övriga styrelsedokument. Vem är ansvarig för styrelseprotokollen? Rutiner för arkivering av viktiga dokument måste finnas i varje brf!

Får vice ordföranden ändra i styrelseprotokoll? - Ledamot i styrelsen som ändrar i ett styrelseprotokoll, innan justering gjorts

Särskild mening i styrelseprotokoll - Ledamot önskar få in synpunkter i styrelsens protokoll

Reservation i styrelseprotokoll
Reservation i styrelseprotokoll tas bort av ordföranden, tillika justerare - Medlemmarnas rätt till information av styrelsen. Är inte underhållsplan/ekonomisk plan och kalkyl offentliga i en brf? Information om upphandling. Tillgång till protokoll från stämma och styrelsemöten. Ledamot som ej får tillgång till styrelsens protokoll

Per capsulam utan styrelseprotokoll

Ska avhopp av ledamot i styrelsen protokollföras i styrelseprotokoll?

Måste personuppgifter på den som beviljas medlemskap i föreningen föras in i styrelseprotokollet?

Styrelseprotokoll samt överlåtelse-och pantsättningsavgift i brf

Regler och rutiner för styrelseprotokoll

Arbetsordning för styrelse, protokoll - Upprätta styrelseprotokoll

Mall för styrelseprotokoll vid konstituerande möte (konstituerande mötesprotokoll) - Protokoll från konstituerande styrelsemöte


Utdrag från styrelseprotokoll i brf, rätt att få utdrag för det som rör en själv? - Protokollsutdrag styrelseprotokoll
Motion: Utdrag från styrelseprotokoll - Motion till HSB om att medlemmar som begär detta ska erhålla utdrag från styrelseprotokoll i frågor som rör dem själva

Motion om offentliga styrelseprotokoll

Får valberedningen läsa styrelseprotokoll?
Riksbyggen säger att varken valberedning eller medlemmar har med styrelseprotokollen att göra


Bolagsverket, vilka protokoll måste skickas in till dem? - Vad måste föreningen skicka till Bolagsverket?
Bolagsverket och protokoll - Bolagsverket utför ingen kontroll av de protokoll som skickas in till dem (protokollen bara arkiveras, de läses inte ens)

Allvarliga brister i protokoll. Ändra styrelse/stämmoprotokoll i efterskott - Kan styrelseprotokoll och stämmoprotokoll ändras i efterskott? Hur gör man om fel upptäcks efter justering?

Riktlinjer för styrelsen, om bl a styrelseprotokoll och stämmoprotokoll - Motion


För information om offentliga styrelseprotokoll, se bl.a.;
Styrelseprotokoll och deras offentlighet

Grundfel i bostadsrättslagen, eller dess tolkning? Del 1

Grundfel i bostadsrättslagen, eller dess tolkning? Del 2

[Robarb]

Ursprungligen skrivet av Admin

Sophiie, du har inte fyllt i din profil, och som alltid blir det då svårare att ge svar, men om din brf hör till HSB så har styrelsen en skyldighet att föra protokoll från styrelsemöten i nummerordning, enligt stadgarna ("Protokoll från styrelsesammanträde ska föras i nummerföljd.").

De tips du fått här ovan tycker jag jag alla är utmärkta, men personligen rekommenderar jag att inte börja på en ny nummerserie för styrelseprotokollen. Detta just som Realtor förklarat. Det blir enklare att kontrollera att inga protokoll försvunnit på vägen (och man slipper fundera på var skiftet för en ny serie ska förläggas).

LEF Kap 6 § 8 st 3 anger följande regler:
Vid styrelsens sammanträden skall det föras protokoll som undertecknas eller justeras av ordföranden och den ledamot som styrelsen utser till det. Styrelseledamöterna och verkställande direktören har rätt att få avvikande mening antecknad till protokollet. Protokollen skall föras i nummerföljd och förvaras på betryggande sätt.

[Admin]

Ja, det är sant. Som Robarb citerar här så stiftar t o m lagen att protokollen ska föras i nummerföljd.

Med anledning av diskussionen ovan kan man fråga sig varför lagstiftarna missat att ställa krav på att även stämmoprotokoll ska föras i nummerordning. Det innebär att stämmoprotokoll (extrastämmor) kan försnillas av aktuell eller framtida styrelser, och det känns lite onödigt.

Jag vill därför starkt rekommendera att även stämmoprotokoll förs i nummerföljd, även om det inte finns något lagkrav på detta ännu.

[Robarb]

Ursprungligen skrivet av Admin

Ja, det är sant. Som Robarb citerar här så stiftar t o m lagen att protokollen ska föras i nummerföljd.

Med anledning av diskussionen ovan kan man fråga sig varför lagstiftarna missat att ställa krav på att även stämmoprotokoll ska föras i nummerordning. Det innebär att stämmoprotokoll (extrastämmor) kan försnillas av aktuell eller framtida styrelser, och det känns lite onödigt.

Jag vill därför starkt rekommendera att även stämmoprotokoll förs i nummerföljd, även om det inte finns något lagkrav på detta ännu.

Enligt LEF kap 7 § 10 3 st framgår följande:

Ordföranden skall sörja för att det förs protokoll vid stämman. I fråga om protokollets innehåll gäller
1. att röstlängden skall tas in i eller fogas som bilaga till protokollet,
2. att stämmans beslut skall föras in i protokollet, samt
3. om röstning har skett, att resultatet skall anges i protokollet.

Protokollet skall undertecknas av ordföranden och minst en justeringsman som utses av stämman. Senast tre veckor efter stämman skall det justerade protokollet hållas tillgängligt hos föreningen för medlemmarna och innehavarna av förlagsandelar. Protokollen skall förvaras på betryggande sätt.

Genom lagstiftarens krav på att protokollen skall förvaras på ett betryggande sätt, så skall de föras på sådant sätt att inte något protokoll kan förkomma . Detta kan ske endast om protokollen förs i nummerordning årsvis både för ordinarie föreningsstämma som extra sådana. Om det inte sker så kan inte någon styrelse garantera att lagkravet är uppfyllt.