Ansvar & avgång, styrelse - Protokoll

[tractors]

Vi har många problem i vår förening.
Nuvarande styrelse påstår att några gamla protokoll har försvunnit. Därför kan man ej ta hänsyn till gamla löften/beslut beträffande badrum vid kommande stambyte. Jag tycker att detta är allvarligt och ett brott mot lagen. Vilken?

Ska vi polisanmäla den gamla slarviga styrelsen? Då plockar man kanske fram protokollen.
Andra förslag/synpunkter?

[Admin]

Du har inte uppgett några uppgifter om dig/din brf i din profil så jag vet inte om det är en HSB-brf eller vad, men om det är styrelseprotokoll som saknas så finns en kopia av dessa hos HSB (hur det fungerar med styrelseprotokoll inom Riksbyggen vet jag inte).

Får ni ihop 10 % av medlemmarna kan ni kalla till extrastämma och börja sätta krav på styrelsen.

En polisanmälan är bara den sista utvägen.


För mer information om styrelseprotokoll, se bl a;
Styrelse, protokoll - FAKTABANKEN

Styrelsemöte och protokoll - Mötesanteckningar från styrelsemöte stämmer inte, styrelseprotokoll har ej justerats, styrelseprotokoll från föregående möte gås ej igenom

Justera styrelseprotokoll - Vem kan utses som justerare till styrelsens protokoll? Vem utser justerare av styrelsens protokoll? Hur många justerare kan utses för styrelseprotokollet? Måste varje sida i protokollet signeras av ledamöterna? Kan ett protokoll ändras? Vad ska ledamot i styrelsen göra som inte håller med om vad som skrivits i protokollet?

Suppleant till styrelsen justerar styrelsens protokoll - Styrelsesuppleant som protokollförare på styrelsemöten

Styrelseprotokoll saknas - Protokollförare (= ordföranden) lämnar inte ifrån sig styrelseprotokoll

Får vice ordföranden ändra i styrelseprotokoll? - Ledamot i styrelsen som ändrar i ett styrelseprotokoll, innan justering gjorts

Särskild mening i styrelseprotokoll - Ledamot önskar få in synpunkter i styrelsens protokoll

Reservation i styrelseprotokoll
Reservation i styrelseprotokoll tas bort av ordföranden, tillika justerare - Medlemmarnas rätt till information av styrelsen. Är inte underhållsplan/ekonomisk plan och kalkyl offentliga i en brf? Information om upphandling. Tillgång till protokoll från stämma och styrelsemöten. Ledamot som ej får tillgång till styrelsens protokoll

Per capsulam utan styrelseprotokoll

Ska avhopp av ledamot i styrelsen protokollföras i styrelseprotokoll?

Måste personuppgifter på den som beviljas medlemskap i föreningen föras in i styrelseprotokollet?

Styrelseprotokoll samt överlåtelse-och pantsättningsavgift i brf

Regler och rutiner för styrelseprotokoll

Arbetsordning för styrelse, protokoll - Upprätta styrelseprotokoll

Mall för styrelseprotokoll vid konstituerande möte (konstituerande mötesprotokoll) - Protokoll från konstituerande styrelsemöte


Utdrag från styrelseprotokoll i brf, rätt att få utdrag för det som rör en själv? - Protokollsutdrag styrelseprotokoll
Motion: Utdrag från styrelseprotokoll - Motion till HSB om att medlemmar som begär detta ska erhålla utdrag från styrelseprotokoll i frågor som rör dem själva

Motion om offentliga styrelseprotokoll

Får valberedningen läsa styrelseprotokoll?
Riksbyggen säger att varken valberedning eller medlemmar har med styrelseprotokollen att göra


Nummerordning i protokollen - Hur ska de olika protokollen i en brf numreras?

Bolagsverket, vilka protokoll måste skickas in till dem? - Vad måste föreningen skicka till Bolagsverket?
Bolagsverket och protokoll - Bolagsverket utför ingen kontroll av de protokoll som skickas in till dem (protokollen bara arkiveras, de läses inte ens)

Allvarliga brister i protokoll. Ändra styrelse/stämmoprotokoll i efterskott - Kan styrelseprotokoll och stämmoprotokoll ändras i efterskott? Hur gör man om fel upptäcks efter justering?

Riktlinjer för styrelsen, om bl a styrelseprotokoll och stämmoprotokoll - Motion


För information om offentliga styrelseprotokoll, se bl.a.;
Styrelseprotokoll och deras offentlighet

Grundfel i bostadsrättslagen, eller dess tolkning? Del 1

Grundfel i bostadsrättslagen, eller dess tolkning? Del 2

[tractors]

Det är styrelseprotokoll som saknas. I en "privat" BRF.
Kan man tänka sig att revisorn har kopior?

[Admin]

OK, en privat brf har ingen som säkerhetskopierar protokoll, och det är alltid en stor fara för varje sådan förening.

En revisor som sköter sitt uppdrag har kopior av styrelseprotokoll, så om du har tur kanske revisorn/revisorerna har detta. Men några garantier finns det inte. Och, precis som för styrelseledamöter, så byts revisorer ofta ut efter hand (t.ex. kan de flytta från föreningen).

Alla medlemmar måste se till att det finns än stor säkerhet avseende styrelseprotokoll och andra viktiga dokument. En förening kan gå under om viktiga dokument försvinner.

Revisorn kan hållas ansvarig om det har brustit i säkerhet avseende protokollen. Ingen styrelse (eller enskild ledamot) ska ha möjlighet att ta bort viktigt bevismaterial, men ytterst är det alla föreningens medlemmars ansvar att se till så att tillfredsställande rutiner finns för detta.

Har styrelseprotokoll försvunnit så kan såväl styrelse som revisor polisanmälas för detta.

[tractors]

TACK för ett utförligt svar. Återkommer nog snart med ytterligare frågor.

[Francois]

En privat brf kan ändå anlita en ekonomisk förvaltare (så gör vi). Och då kan förvaltaren ha arkiverat styrelseprotokollen.

[Admin]

Ja de flesta brf:ar (alla, utom de absolut minsta föreningarna?) har en ekonomisk förvaltare.
Hur många av dem som sedan har avtalat att förvaltaren ska ha kopior av styrelseprotokollen vet jag inte, men det är verkligen viktigt att medlemmarna ställer detta krav och att det förs in i stadgarna.

I HSB:s normalstadgar står det bara att protokollen ska förvaras på "ett betryggande sätt". Det är alltför luddigt. Måste specificeras. Det handlar trots allt om en hel förenings överlevnad!

Eftersom den nya styrelsen i din brf inte verkar ha nämnt något om detta så kan man tro att förvaltaren inte har några kopior, men det är något som kan vara värt att undersöka. Eftersom det i normalfallet inte finns någon insyn i styrelsens/föreningens arbete så kan en styrelse ofta säga precis vad den vill.

Om förvaltaren inte har kopior av styrelseprotokollen så se till att antingen skriva en motion om att detta ska ske, eller samla ihop 10% av medlemmarna för att få ett stämmobeslut på att styrelseprotokollen omedelbart ska säkras på detta sätt.

I min brf har det "försvunnit" 10 års styrelseprotokoll (någon ledamot har tagit med sig dem hem).
Men lyckligtvis så finns (förhoppningsvis) kopior av dessa styrelseprotokoll hos HSB.

När styrelseprotokoll försvinner på detta sätt så kan man förutsätta att även många andra viktiga dokument försvinner från styrelserummet, men det är tyvärr bara styrelseprotokollen som normalt sett är säkrade.

[tractors]

På den senaste ord föreningsstämman blev jag invald i styrelsen. Med stora ambitioner rusade jag ner i källaren för att i styrelsens arbetsrum läsa in mig på allt som hänt de senaste åren. Det visar sig att mycket material saknas, bl a samtliga styrelseprotokoll för 2005-2006 ! Ingen vet var de finns!

Har fått för mig att styrelsen ska ansvara för att protokollen förvaras på ett betryggande sätt. Vad göra? Vilken lag skall jag åberopa och bör jag, för att skydda mig själv, polisanmäla den gamla styrelsen?

[Admin]

Det är Föreningslagen 6 kap 8 § som är relevant i detta sammanhang, där det står;

Vid styrelsens sammanträden skall det föras protokoll som undertecknas eller justeras av ordföranden och den ledamot som styrelsen utser till det.
Styrelseledamöterna och verkställande direktören har rätt att få avvikande mening antecknad till protokollet.
Protokollen skall föras i nummerföljd och förvaras på betryggande sätt.

Förhoppningsvis ska det finnas kopior av styrelseprotokollen någonstans.

Har protokollen försvunnit så är detta allvarligt och den tidigare styrelsen måste tillfrågas om detta. Jag vill därför rekommendera att du/dagens styrelse skyndsamt gör en egen "förundersökning" innan ni vidtager några andra åtgärder.
Det kan ju vara så enkelt att någon (vilket i och för sig är skrämmande) i den tidigare styrelsen har protokollen hemma hos sig, och bara glömt att returnera dem.

Vad du/styrelsen bör göra är att skicka rekommenderat brev till var och en i den tidigare styrelsen med en förfrågan om dokumenten och en begäran om skriftligt svar till styrelsen inom t.ex. 14 dagar.

Återfinns inte protokollen så är det lämpligt att göra en anmälan. För precis som du säger så kan du/dagens styrelse annars själv råka illa ut i framtiden. Det är helt enkelt en styrelses skyldighet att ansvara för protokollen och den styrelse som tar över som inte tar tag i problemet med försvunna dokument blir delaktig eftersom ansvaret för styrelsens dokument per automatik läggs över på den nya styrelsen, även om det är den tidigare styrelsen som gjort fel.

[tractors]

Styrelsen har ett solidariskt ansvar. Hur är det med styrelseprotokoll?
Jag har för mig att ordföranden ska se till att styrelsemöten hålls vid behov och protokollen skrivs därefter. Vad gäller?

Är det ordföranden som har ansvaret för att styrelseprotokollet skrivs?