Hjälp!!!

[Nella]

Åter igen STORT tack för alla svar! Så här blev mitt mail tillbaka till styrelsen:

Hej!

Idag har jag varit kontakt med SverigesBostadsrättCentrum (SBC).

Självklart måste det konstituerande styrelseprotokollet både skrivas och justeras.

Justeraren kan inte vägra justera. Justeraren är skyldig att justera, när det gäller förfarandet om huruvida protokollet endast skall skickas ut till ordförande och justerare menar Namne (SBC) att det kan fungera olika och som jag också nämde igår; protokollet är ju ändå inte justerat förrän det är justerat.

Jag emotser vänligen protokollet påskrivet och justerat i retur snarast, så den konstituering vi antagit kan gälla.

Vid frågor hänvisar Namne (SBC) att alla är välkomna att kontakta henne om man inte förstår hur det skall fungera.
(och rekommenderar oss alla att gå kurser

Trots att jag känner mig helt utfryst i denna konstellation hoppas jag att jag försökt att vara så saklig jag bara kan....

[Nella]

Ursprungligen skrivet av Nella

Åter igen STORT tack för alla svar! Så här blev mitt mail tillbaka till styrelsen:

Hej!

Idag har jag varit kontakt med SverigesBostadsrättCentrum (SBC).

Självklart måste det konstituerande styrelseprotokollet både skrivas och justeras.

Justeraren kan inte vägra justera. Justeraren är skyldig att justera, när det gäller förfarandet om huruvida protokollet endast skall skickas ut till ordförande och justerare menar Namne (SBC) att det kan fungera olika och som jag också nämde igår; protokollet är ju ändå inte justerat förrän det är justerat.

Jag emotser vänligen protokollet påskrivet och justerat i retur snarast, så den konstituering vi antagit kan gälla.

Vid frågor hänvisar Namne (SBC) att alla är välkomna att kontakta henne om man inte förstår hur det skall fungera.
(och rekommenderar oss alla att gå kurser

Trots att jag känner mig helt utfryst i denna konstellation hoppas jag att jag försökt att vara så saklig jag bara kan....

Den sista meningen skickade jag inte i mailet!

[Admin]

Vill minnas att det var så förr, men det stämmer. Idag skickar man bara in en ändringsanmälan till Bolagsverket. Det är väl knappt ens att man behöver skriva under denna ändringsanmälan. Varför ha kontrollmöjligheter och registreringar? Det finns väl aldrig någon styrelse som gör fel, av misstag eller medvetet? Spelar kanske mindre roll i sammanhanget, protokoll måste man skriva. Men jag kan hålla med Kluringen där, att styrelseprotokoll som inte är öppna mest är allmänna interna noteringar som endast får betydelse om (delar av) styrelsen inte får ansvarsfrihet eller om särskild granskning utförs.

[Korsdraget]

Här kommer underrättelse från min verklighet, detta år:

Representanten från HSB har till Bolagsverket skickat in ändring i styrelsens sammansättning, helt utan bilagd protokoll.
På fråga till Bolagsverket om de vet att den gjorda ändringen inte är överens med föregående Stämmoprotokoll svarar de:

"Det är inte vårt uppdrag att kontrollera mot protokollet. Representanten har skickat in ändringen och den är underskriven av densamme "på heder och samvete". "

Alltså Bolagsverket skriver in förändringar i styrelsens sammansättning utan protokoll.

Eftersom vi vet att vi kan lita på kontroll och revision så vet vi också :
- att protokollen är en del av vår trygghet!

[tette]

Snowrollers Ole Bramserud har kort på kungen på liftkortet, eller var det hans hund?.
undrar vad Boverket gör när någon skickar in följande styrelse.
ordf. joakim von Anka
vice.kalle anka
Studieorg. Kajsa Anka

Undrar om det är lika lätt i andra branscher att bli firmatecknare?

Brf Väduren hade konstituerande möte direkt efter stämman.
Som många föreningar har?

Styrelsen konstituerade sig, och förvaltaren Adex fick uppdrag att skicka in till Boverket.

några månader senare "upptäcktes" att en ledamot valdes som sekreterare inklusive firmatecknare (Väduren har i system att ordförande, vice, sekreterare och studieansvarig blir automatiskt firmatecknare) trots att han inte var medlem i föreningen.

Detta ordnade man med revisor Jonny Isakssons goda minne att en annan ledamot "flyttades upp" och tillsammans med ordförande attesterade om allla fakturor som den felaktige ledamoten attesterat.

men Väduren har ju "bara" en balansomslutning av närmare 100 miljoner, med en "gammal" (20års tjänst i föreningen tillika 15 andra HSB föreningar i haninge) hsbledamot som alltid hjälper styrelsen när det blir fel.

1000medlemmar. Ja de som bland annat skriver till HSBledamot och revisorn blir anklagade för att skicka spam.

[Korsdraget]

Tette, når Bolagsverket får skrivelsen då händer följande:
Skrivelsen skickas till kanslichefen som meddelar gd:
- Du har fått brev.

Gd å har jag?

[Pensionär]

Det kan tyckas meningslöst att förlora sig i detaljer, när, som påpekats ofta inte ens grova fel leder till rannsakan och dom. (Pga kända skäl är det inte sällan bäst så. Mycket bör förlåtas och överses med).
I tråden #3, skrev jag

Ponera att justeringsmannen vill ha en ändring i protokollet innan han skriver på. Det är ju själva vitsen med justering, att man ska vara överens om protokollets innehåll.
Jag pratar här om det s k "konstituerande" protokollet.
Det innehåller väl inte så mycket mer än beslut om hur vi formerar våra trupper? Då kan man tycka att det räcker med att sekr. och ordf. (som vanligtvis är justeringsmannen för styrelseprotokoll), justerar och skickar ut.

Men alla därefter kommande protokoll
bör hanteras som Admin, kluringen med fl. förordar, dvs låt hela styrelsen få yttra sig om förslaget,
innan en sista genomgång mellan sekr o ordf sker, för ev ändringar, underskrift och utskick.

Ursprungligen skrivet av kluringen

Skillnad om protokollen är offentliga. Då är det himla viktigt att protokollen återspeglar de faktiska besluten som styrelsen har fattat. Om alla hjälps åt att justera är det större chans att protokollen inte innehåller några missuppfattningar.

Det är dessa protokoll jag avser när jag skriver "Det ligger väl i själva proceduren en underförstådd rättighet att vägra skriva på", eller man "reserverar sig". Som Kluringen påpekar, är det viktigt om beslutet kan få allvarliga konsekvenser, och "justeraren" vill rädda sitt skinn vid en ev rättegång.
Högst teoretiskt utfall, dock. Det mesta tycks kunna göras fel utan att det leder till rättsligt efterspel.
Det är mycket allvarligare att medlemmarna fråntas möjligheten att kunna se (via protokollet) att det finns en ledamot, som insett "dumheten" i beslutet, och protesterat.

Finns det någon bestämd procedur som måste följas? Jag tror inte det. Ett styrelsemöte behöver inte avslutas i styrelserummet. Först när det finns ett godkänt protokoll kan man sätta punkt för mötet.

Jag håller med i princip. Det kan finnas kvarstående oklarheter som inte känns riktigt färdigbehandlade. Men oftast är det kanske då bättre att bordlägga frågan?

Så här går det till i vår styrelse. Sekreteraren skriver ett utkast som vi försöker vara överens om redan innan vi skiljs åt. Sen får vi utkastet via mejl för synpunkter. Protokollet kan bollas flera varv mellan sekreteraren och övriga styrelsemedlemmar.

Mer än väl bekant med situationen. Jag vill påstå att den är sund och kvalitétshöjande.

Det händer ibland att vi inte är överens om vad vi egentligen kom överens om.

Även det är bekant. Men om man då är överens om, att man inte är överens om, vad man egentligen kom överens om, går det fortfarande att rädda situationen. :-{

Först när alla är nöjda, skriver ordföranden och sekreteraren på innan protokollet anslås.

Att invänta den högtidsstunden kan vara för ansträngande. Rent tekniskt kan man kanske då stryka punkten. Ta upp den igen på senare möte. Ibland får man nöja sig med ett majoritetsbeslut.

[totiki]

Måste ge lite stöd till Pensionär här:
"Njae, så fungerar det inte. Den som utsetts till justerare ska justera oavsett om det bara är nerklottrat ett recept på äppelkaka i protokollet. Admin"

Bara ifall receptet förekommit på mötet. Och man får inte rätta måtten i receptet, även om det leder till att kakan blir förstörd, med de felaktiga måtten.

Har alltså priset för en upphandling angivits felaktigt på styrelsemötet skall denna felaktiga siffra ändå anges (även om man upptäcker detta innan justeringen är gjord). Sånt bäddar för svågerpolitik och korruption.

[kluringen]

Även i föreningar som har ”hemliga protokoll” eftersom besluten blir offentliga via registreringsbeviset hos Bolagsverket.

Ursprungligen skrivet av Pensionär

Ponera att justeringsmannen vill ha en ändring i protokollet innan han skriver på. Det är ju själva vitsen med justering, att man ska vara överens om protokollets innehåll.
Jag pratar här om det s k " konstituerande " protokollet.
Det innehåller väl inte så mycket mer än beslut om hur vi formerar våra trupper? Då kan man tycka att det räcker med att sekr. och ordf. (som vanligtvis är justeringsmannen för styrelseprotokoll), justerar och skickar ut.

Alla styrelseledamöter berörs dessutom på ett personligt plan. Man måste kunna kontrollera att de arbetsuppgifter som man tilldelats är de samma som man har tagit på sig samt att man har attesträtt för att kunna fullfölja den påtagna arbetsuppgiften. Det skulle bli väldigt konstigt om man skulle behöva reservera sig mot beslut som har tagits på det konstituerande mötet. Det vore att starta en ny styrelse som inte fungerar från start. Det lägsta kravet som måste ställas på det konstituerande protokollet är väl att innehållet ska stämma med det som registreras hos myndigheten.

Ursprungligen skrivet av totiki

Måste ge lite stöd till Pensionär här:
"Njae, så fungerar det inte. Den som utsetts till justerare ska justera oavsett om det bara är nerklottrat ett recept på äppelkaka i protokollet. Admin"

Bara ifall receptet förekommit på mötet. Och man får inte rätta måtten i receptet, även om det leder till att kakan blir förstörd, med de felaktiga måtten.

Har alltså priset för en upphandling angivits felaktigt på styrelsemötet skall denna felaktiga siffra ändå anges (även om man upptäcker detta innan justeringen är gjord). Sånt bäddar för svågerpolitik och korruption.

Det är upp till varje styrelse att skapa egna regler hur protokoll ska föras/justerat. Normalt är det inte stadgat att protokollen på styrelsemöten måste justeras av en speciellt utvald justerare. Kravet som finns (om inget annat anges i stadgarna) är ATT man måste föra protokoll på styrelsens sammanträden och att protokollen måste förvaras i kronologisk ordning på ett betryggande sätt. Om alla som har deltagit på mötet hjälper till att justera protokollen elimineras risken för svågerpolitik och korruption.

Har styrelsen fattat ett beslut grundat på ett felaktigt underlag och det upptäcks innan protokollet är klart är beslutet ett ”ickebeslut” som inte behöver protokollföras. Är det ett brådskande beslut kan man fatta ett nytt beslut grundad på det korrekta underlaget per capsulan. Man kan upprätta ett särskilt extra protokoll för capsulan beslut eller ta med det i näst kommande protokoll. Det är inget fel att skaffa rutiner för smidiga och flexibla lösningar.

Kontentan är att Nella inte gjorde nåt fel när hon försökte inhämta kamraternas synpunkter på utkastet innan den utsedde justeraren som har sista ordet har sagt sitt.

[Admin]

Ursprungligen skrivet av totiki

Måste ge lite stöd till Pensionär här:
"Njae, så fungerar det inte. Den som utsetts till justerare ska justera oavsett om det bara är nerklottrat ett recept på äppelkaka i protokollet. Admin"

Bara ifall receptet förekommit på mötet. Och man får inte rätta måtten i receptet, även om det leder till att kakan blir förstörd, med de felaktiga måtten.

Fast min poäng här var att justerarens uppgift är att justera protokollet och skriva under detta oavsett vad som står i protokollet. Receptet på äppelkaka får stå kvar, men justeraren får skriva att detta recept inte togs upp eller att inget beslutats om äppelkakan. Justeraren ska rätta och föra in de rätta uppgifterna (inget får strykas).

Justeraren ska/kan inte vägra justera.

Instämmer i vad Kluringen och Pensionär skrivit här ovan.