Upphandling - fastighetsunderhåll

[madde_s]

Vi behöver ta in offerter gällande fastighetsunerhåll. Hur gör man?

Kan vi själva skicka förfrågan till olika fastighetsskötare eller måste vi anlita någon att göra det åt oss? HSB rekommenderade vi anlitar en utomstående konsult men den vi pratade med satte priset för högt. Det lät som om det är mkt jobb att ta fram underlag som ska skickas ut med förfrågningar men det låter orymligt att betala så mktför det.

Hur har ni gjort i era föreningar ? Tacksam för svar.

[Harald]

Jag antar att det är fastighetsskötsel du menar.

Visst går det enkelt att göra själva. Men det tar lite tid, och kräver lite arbete.

Utse 2 personer i styrelsen som ansvariga. Ge dem ett par månader att utarbeta ett förslag till styrelsen. Förslaget skall delges ALLA ledamöter i god tid före ett möte där ni tillsammans går igenom post för post, samt skriver ner frågetecken och tillkommande punkter från andra ledamöter.

Framtagande av grundförslaget (de två ansvarigas jobb):

Dessa två går igenom föreningen, utsida och insida och antecknar vad för skötsel som kan tänkas behövas. Det blir en diger lista, te x:

Trädgård baksida:

Gräsyta: klippning, gödsling, skräpplockning
Rabatter: Rensning
Buskar: Beskärning, klippning, gödsling
Gångytor: Skräpplockning, sopning, halkbekämpning, snöröjning.

Hus, allmänna utrymmen:

Källargång: Städning, lampbyten, rondering (koll dörrar, dörrstängare, lås)
Trapphus: .....

Ja du fattar nog. Efter denna tur, renskriver ansvariga underlaget. Stryker, lägger till och ändrar. Missa inte om ni vill ha med vissa jobb inne i lägenheter, om ni har hyreslägenheter som måste ha viss service, felanmälan samt jourhållning!

Därefter tidssäts allt. Hur ofta och/eller vid behov? Säsonsvariationer beaktas nu!

Renskrivning igen, förslaget delges övriga ledamöter.

Styrelsemöte. Enbart detta ärende. Resulterar i några ändringar, samt frågetecken. Beslut tas kring avtalstekniska frågor. Ska vi fråga på 2 år + 2 år, betalning kvartalsvis eller varje månad et c.

Ansvariga söker svar på frågor och renskriver nytt förslag. Kan vara tex "Hur ofta klipps en gräsmatta egentligen?" Frågan ställs lämpligt till en entreprenör eller grannförening.

Skarpt förslag tas fram, godkänns på nytt styrelsemöte eller via mejl etc.

Skicka ut förfrågan, tillsammans med ert underlag.

När anbuden kommit in, skall dessa gås igenom av de ansvariga, och nollas. Omförfrågningar vid oklarheter och prissättning av reservationer eller andra förslag på utförande. En "vinnare" tas fram, och presenteras på styrelsemöte.

Styrelsebeslut på vem man skall träffa för "upphandlingsmöte" (om man vill känna entreprenören på pulsen lite) eller om man direkt väljer att gå till kontrakt.

Kontraktet förbereder föreningen, antingen själva eller med hjälp av någon extern part. Använd ALDRIG entreprenörens eget kontraktsförslag.

Kontraktsskrivning. Klart! Processen tar ca 4-8 månader, och ger er ett mycket bra avtal. Arbetsinsats för ansvariga i styrelsen: 50-300 h beroende på storlek förening/mark.

En konsult lägger kanske 40-100 h, och kostar ca 50 000 kr - 120 000 kr för detta jobb. Kan ge ett sämre avtal, eftersom konsulten inte bor hos er, och har begränsat med tid att förstå era behov.

Har ni själva ingen susning, eller vill ni inte lägga ner tiden, då måste ni ta konsulten. Alternativet annars (göra själva och inte lägga ner tillräckligt med tid) blir ett katastrofavtal som ni inte kommer att vara nöjda med.

Som du ser, det är inte svårt, men det tar tid och arbete. Lycka till!

[Nybörjare]

Hej Madde!

Jag håller precis på att ta fram anbudsunderlag för vår förening. Säg till om du vill att jag ska skicka över det. Kanske kan ni fylla på/ta bort från det.
Snöröjningen är inte färdig ännu, Trädgården är nästan klar, Fastighetsskötsel och Städning är i princip färdiga.

Tyvärr går det inte till här som Harald har skrivit. Här handlar det om att det ska vara klart på några veckor. Dessutom har flera i styrelsen inga synpunkter

[Harald]

Härligt Nybörjare, alltid bra med föreningar som själva arbetar.

Tyvärr går det inte till här som Harald har skrivit. Här handlar det om att det ska vara klart på några veckor. Dessutom har flera i styrelsen inga synpunkter

Jag vet att det ofta ser ut så här, mitt svar till TS är ju ett samtidigt ett råd till andra som läser i tråden. Men även om ni bara har några veckor på er, så går ju det att lösa det med, men det blir tyngre arbete för er som är ansvariga, samt ökar risken för att ni missar vissa delar.

Det man missat, kan man enkelt komplettera med sin entreprenör i efterhand, men då har ju prispressen försvunnit. Tillägg upphandlas ju i en för entreprenören monopolsituation.

[madde_s]

Tack för era svar.

Nybörjare - ja tack, skicka över Du har ett privat meddelande med min emailadress.

Harald - vi har redan gått igenom det befintliga avtalet och strukit bort det som var onödigt och lagt till det som saknades, så denna del är klar. Nu återstår det att renskriva det (vilket kommer ta tid). Därför kändes det väldigt dyrt och onödigt med en konsult. Det verkar som om det i alla fall kommer ordna sig för oss. Det var bara att jag fick intryck man var tvungen att anlita ngn att genomföra upphandligen men tydligen är det många föreningar som gör det själva. Och som du säger - det går att lägga till det man glömt i efterhand även om kontraket är underskrivet.

[madde_s]

Jag undrar en sak. Vi har gjort om det befintliga avtalet vi har med HSB och ska skicka ut underlaget med anbudsförfrågan. Får vi använda oss av det befintliga avtalet? Kan HSB tycka vi inte får göra det eftersom vi har det avtalet med dem?

Sedan undrar jag om det finns något mall för anbudsförfrågan?

Tackar

[madde_s]

Jag har hittat ett bra mall för anbudsförfrågan om någon är intresserad
Nu har vi valt en ny fastighetsskötare och jag säger bara: Tack och lov det är över nu! Vilket arbete det har varit...