Hantera den 'ekonomiska och administrativa förvaltningen' själva?

[framtand]

Vi är en pytteförening på 8 lägenheter, jag är ordförande. Vi har tröttnat på HSBs nonchalans, även om vi fullt ut förstår den. Så vid senaste mötet beslutades det att vi skulle säga upp detta avtal och ta över det själva (en person med erfarenhet av att driva egna företag skulle bli 'kassör' och ta uppdraget).

Problemet är ju att jag inte har full koll på vad som krävs. Jag har kollat med både Fortknox och bookia och båda företagen va helt 'jomen det är inga problem', men jag skulle ändå behöva en punktlista.

Sie-filen importeras in i dessa program, och sen kopplar man det till ett bankkonto, och så ser man till att autogiro sköter inkommande och utgående pengar till rätt 'konto' i programmet. Sen en gång per år trycker man på en knapp som heter 'bokslut' och skickar in detta till Skatteverket när de efterfrågar detta?

Är det allt?

Vi är fortfarande medlemmar i HSB, så det ligger ett revisorkrav tills vidare och jag antar att vi fortfarande kan köpa och sälja lägenheter och bara skicka in köpeavtalet för registrering?

Jag har tittat igenom en mängd olika offerter och specifikationer på dessa avtal, men det är fyllt med service och tjänster vi aldrig kan nyttja. Vi behöver bara en skjuts i rätt riktning, kan någon bistå med lite visdom?

[Harald]

Jag har gjort den här resan tidigare och det är rätt väg att gå men en hel del jobb samt att du inte har rätt info i allt.

Först medlemsskapet:

Är bara ett medlemsskap och inte kopplat till några tjänster. Stämman beslutar om ni skall utträda, räcker ej med bara styrelsebeslut.

SIE fil:

Räkna inte med den och oftast lättare att börja på ny kula själva. Boka ingående balanser utifrån senaste årsredovisning. På så vis kan ni själva välja konton samt framförallt hålla nere antalet.

FortNox är jättebra men unvik alla automatiska kopplingar.

Ni behöver ett bokföringsprogram (FortNox), samt ett bankkonto. Bankkontot skall ha dubbel attestering - ni får under inga omständigheter ge EN person tillgång till att kunna betala/överföra på egen hand. Lämpligt att kassören lägger in allt och en annan person attesterar i bank. Detta är oerhört viktigt!!

I och med att ni övertar ekonomin så övertar ni också all hantering kring överlåtelser/pantregister mm.

Årsredovisning behöver ni upprätta separat, finns ingen knapp att trycka på. Skall inte skickas in någonstans.

Det är stämman som väljer revisor ingen annan. Så länge ni är medlemmar i HSB så har de ett krav att de skall godkänna stämmans val av revisor. Men stämman kan i princip välja vem de vill. (Avslutar ni medlemsskapet så dör ju frågan ändå).

Lycka till!

[framtand]

Ursprungligen skrivet av Harald

Jag har gjort den här resan tidigare och det är rätt väg att gå men en hel del jobb samt att du inte har rätt info i allt.

Först medlemsskapet:

Är bara ett medlemsskap och inte kopplat till några tjänster. Stämman beslutar om ni skall utträda, räcker ej med bara styrelsebeslut.

SIE fil:

Räkna inte med den och oftast lättare att börja på ny kula själva. Boka ingående balanser utifrån senaste årsredovisning. På så vis kan ni själva välja konton samt framförallt hålla nere antalet.

FortNox är jättebra men unvik alla automatiska kopplingar.

Ni behöver ett bokföringsprogram (FortNox), samt ett bankkonto. Bankkontot skall ha dubbel attestering - ni får under inga omständigheter ge EN person tillgång till att kunna betala/överföra på egen hand. Lämpligt att kassören lägger in allt och en annan person attesterar i bank. Detta är oerhört viktigt!!

I och med att ni övertar ekonomin så övertar ni också all hantering kring överlåtelser/pantregister mm.

Årsredovisning behöver ni upprätta separat, finns ingen knapp att trycka på. Skall inte skickas in någonstans.

Det är stämman som väljer revisor ingen annan. Så länge ni är medlemmar i HSB så har de ett krav att de skall godkänna stämmans val av revisor. Men stämman kan i princip välja vem de vill. (Avslutar ni medlemsskapet så dör ju frågan ändå).

Lycka till!

Ja hur man går ur har vi koll på, men vad som "är kvar" när avtalet sägs upp vet vi inte exakt. "Ingenting" är ju felaktigt då vi fortfarande använder HSBs stadgar med t.ex krav på revision.
Sie-filen har jag blivit lovad av HSB så det får jag tro på, det finns väl dessutom krav på att man måste kunna visa upp de senaste 5 årens bokföring och det blir ju verkligen svårt utan dessa.

"Så hur jobbigt är det att lägga in räkningarna i internetbanken 2 ggr/månad egentligen?
Tar man dessutom autogiro på alla förbrukningsfakturor (el, värme vatten et c) så blir ju arbetsbelastningen minimal" (du själv från annan tråd) Vilka "automatiska kopplingar" är det du varnar för?

Jag förstår inte riktigt vart ägandet av borätter ska registreras, jag har googlat mig blodig men det finns inga officiella register utan bara de interna? Vart hämtar skatteverket uppgifterna om att något sålts ifrån? För det dyker väl upp "automatiskt" i deklarationen idag?

Det är verkligen många detaljer som är svåra att räta ut innan man väl sitter där med programmen och uppgifterna i knät.

[Harald]

Ja hur man går ur har vi koll på, men vad som "är kvar" när avtalet sägs upp vet vi inte exakt. "Ingenting" är ju felaktigt då vi fortfarande använder HSBs stadgar med t.ex krav på revision.

Antingen blandar du ihop saker ellerså beskriver du oklart.

I ditt första inlägg skrev du at ni sagt upp ert förvaltningsavtal med HSB och skulle nu köra detta i egen regi.

Nu skriver du "Gå ur" vilket betyder att lämna själva medlemsskapet. Detta (stämmobeslut) innehåller inga tjänster med undantag för ev. att ni har haft en ledamot från HSB i er styrelse - men jag är uppriktigt osäker på om HSB verkligen skulle bry sig om en så pass liten förening och sätta en ledamot där. Annars så finns absolut inga tjänster alls kopplade till medlemsskapet.

Stadgar - det är er förenings egna "lagstiftning", beslutad och antagen av er stämma. Må så vara att ni använder en av HSB framtagen stadgar, men det är er egen.

Angående revision - se mitt första inlägg.

Sie-filen har jag blivit lovad av HSB så det får jag tro på...

Ja men vet du vad detta är? Det är alla bokföringstransaktioner och värdet av dessa för er är tveksamt och jag tror det blir enklare att starta om själva och det av flera anledningar:
- HSB använder en räcka med konton, för att kunna använda samma kontoplan i alla föreningar. Ni som är så små behöver inte alla dessa konton, och att då utgå från SIE filen gör att ert arbete blir tyngre än vad det hade behövts. För att exemplifiera: Ta reparationer. HSB har ett 10-tal konton för at tkunna dela upp dessa på el,- vent, -vatten, -bygg, utsida, insida, tvättstugor mm. Detta är praktiskt om man driver en mycket stor förening, men för er som har åtta lgh blir det bara onödigt tungrott. Ett eller två konton räcker gott.
- All bokföring innehåller med tiden en del fel det är oundvikligt. Genom att börja om så startar ni utan fel vilket är betydligt bättre än att importera gamla synder som ni aldrig kan få rätsida på.
- Alla ekonomer bokar lite olika, likt alla hantverkare inte gör exakt lika. Det blir "rätt" ändå. Enklare om er kassör får lägga upp sin bokföring själv från början hellre än att ärva en del arbetssätt som för hen känns oklara.

...det finns väl dessutom krav på att man måste kunna visa upp de senaste 5 årens bokföring och det blir ju verkligen svårt utan dessa.

Nej men sju år. Och HSB som haft er förvaltning har det kravet för de år de hanterat. Ni tar hand om era.

Vilka "automatiska kopplingar" är det du varnar för?

FortNox m fl. har automatiska kopplingar till de flesta banker så att många transaktioner automatiskt bokförs. Det är ett bra system för den som bokfört länge och som bokför mycket då det snabbar upp arbetet. Men ni som är "gröna" skall akta er för detta och hellre boka varje affärshändelse själva. Dels för att ni behöver träningen och har behov av att bygga upp förståelsen för både bokföringen och företagets ekonomi, men också för att själva "äga" era fel. Om man som lite osäker har automatiska bokningar och sedan uppstår fel eller ni upptäcker att det inte stämmer, -ja då blir det en mardröms resa att försöka hitta och rätta dessa fel när mycket är bokat utan att ni sett hur det gick till.

Autogiro för löpande driftskostnader är förstås mycket bra - men varje transaktion bör bokföras manuellt.

Jag förstår inte riktigt vart ägandet av borätter ska registreras, jag har googlat mig blodig men det finns inga officiella register utan bara de interna? Vart hämtar skatteverket uppgifterna om att något sålts ifrån? För det dyker väl upp "automatiskt" i deklarationen idag?

Här avslöjar du ju att ni har rätt mycket kunskapsinhämtning kvar att göra. Missförstå mig inte, jag tycker så klart att ni skall köra vidare, men försök att vara lite ödmjuk inför uppgiften för det är mycket jobb och mycket att lära!

Ägandet registreras hos er, det är ni som för detta register, liksom medlemsregister och pantsättningsregister. Vidare behöver ni ett system för att hålla reda på vilka kapitaltillskott som belöper de olika andelarna varje år.

I januari varje år lämnar ni kontrolluppgift till skatteverket på de överlåtelser som skett (KU55). På så vis "dyker uppgiften upp" på de inblandades deklarationer.

Till sist:

I tillägg till mitt första svar så bör ni ha ett bankgiro kopplat till ert konto. Men sedan om ni verkligen skall skapa avier och skriva ut dessa det får ni fundera på i och med att ni bara är åtta lgh. Kanske räcker med att informera medlemmarna i december varje år vad nästa års respektive månadsavgift kommer att bli?

Riktigt slimmade kan ni ju bli om ni skippar bankgiro och bara har ett konto - sedan får var och en sätta in eller automatiskt överföra till ert konto 1 ggr/månad. Detta kräver att era medlemmar har god betalningsdiciplin men ger den fördelen att alla transaktioner är gratis.

[framtand]

Ursprungligen skrivet av Harald

Antingen blandar du ihop saker ellerså beskriver du oklart.

I ditt första inlägg skrev du at ni sagt upp ert förvaltningsavtal med HSB och skulle nu köra detta i egen regi.

Nu skriver du "Gå ur" vilket betyder att lämna själva medlemsskapet. Detta (stämmobeslut) innehåller inga tjänster med undantag för ev. att ni har haft en ledamot från HSB i er styrelse - men jag är uppriktigt osäker på om HSB verkligen skulle bry sig om en så pass liten förening och sätta en ledamot där. Annars så finns absolut inga tjänster alls kopplade till medlemsskapet.

Stadgar - det är er förenings egna "lagstiftning", beslutad och antagen av er stämma. Må så vara att ni använder en av HSB framtagen stadgar, men det är er egen.

Det va ju ett svar till att du nämnde medlemskapet med "först medlemskapet", jag vet att det ekonomiska avtalet och ett HSB-medlemskap är två olika saker och det framgår väl i mitt första inlägg? Det är inte heller jag som använder ordet "tjänster" när det handlar om ett HSB-medlemskap utan avtal, det kan ju handla om åtaganden eller krav också vilket t.ex revisionskravet är.

Ursprungligen skrivet av Harald

Ja men vet du vad detta är? Det är alla bokföringstransaktioner och värdet av dessa för er är tveksamt och jag tror det blir enklare att starta om själva och det av flera anledningar:
- HSB använder en räcka med konton, för att kunna använda samma kontoplan i alla föreningar. Ni som är så små behöver inte alla dessa konton, och att då utgå från SIE filen gör att ert arbete blir tyngre än vad det hade behövts. För att exemplifiera: Ta reparationer. HSB har ett 10-tal konton för at tkunna dela upp dessa på el,- vent, -vatten, -bygg, utsida, insida, tvättstugor mm. Detta är praktiskt om man driver en mycket stor förening, men för er som har åtta lgh blir det bara onödigt tungrott. Ett eller två konton räcker gott.
- All bokföring innehåller med tiden en del fel det är oundvikligt. Genom att börja om så startar ni utan fel vilket är betydligt bättre än att importera gamla synder som ni aldrig kan få rätsida på.
- Alla ekonomer bokar lite olika, likt alla hantverkare inte gör exakt lika. Det blir "rätt" ändå. Enklare om er kassör får lägga upp sin bokföring själv från början hellre än att ärva en del arbetssätt som för hen känns oklara.



Nej men sju år. Och HSB som haft er förvaltning har det kravet för de år de hanterat. Ni tar hand om era.

7 år och 6 månader till och med? HSB har väl inte mandat/fullmakt att hantera vår bokföring när avtalet sagts upp? Låter väl märkligt om de ska konsulteras igen om vi tvingas visa upp gammal bokföring? Men visst, ser kravet ut så så är det väl så, killen på FortKnox hävdade annorlunda och påstod det blir vårt ansvar framöver. SIE-filen lät som ett bra sätt att "komma igång" men visst skulle en nystart vara betydligt bättre på alla sätt.

Ursprungligen skrivet av Harald

FortNox m fl. har automatiska kopplingar till de flesta banker så att många transaktioner automatiskt bokförs. Det är ett bra system för den som bokfört länge och som bokför mycket då det snabbar upp arbetet. Men ni som är "gröna" skall akta er för detta och hellre boka varje affärshändelse själva. Dels för att ni behöver träningen och har behov av att bygga upp förståelsen för både bokföringen och företagets ekonomi, men också för att själva "äga" era fel. Om man som lite osäker har automatiska bokningar och sedan uppstår fel eller ni upptäcker att det inte stämmer, -ja då blir det en mardröms resa att försöka hitta och rätta dessa fel när mycket är bokat utan att ni sett hur det gick till.

Autogiro för löpande driftskostnader är förstås mycket bra - men varje transaktion bör bokföras manuellt.

Nej det är klokt såklart, att köra manuellt tills det blir rutin. Vi har ju inte mer är en handfull fakturor i månaden så den delen får man ju se till att klara av helt enkelt.

Ursprungligen skrivet av Harald

Här avslöjar du ju att ni har rätt mycket kunskapsinhämtning kvar att göra. Missförstå mig inte, jag tycker så klart att ni skall köra vidare, men försök att vara lite ödmjuk inför uppgiften för det är mycket jobb och mycket att lära!

Ägandet registreras hos er, det är ni som för detta register, liksom medlemsregister och pantsättningsregister. Vidare behöver ni ett system för att hålla reda på vilka kapitaltillskott som belöper de olika andelarna varje år.

I januari varje år lämnar ni kontrolluppgift till skatteverket på de överlåtelser som skett (KU55). På så vis "dyker uppgiften upp" på de inblandades deklarationer.

Haha "avslöjar"? Du tycker inte att det är så hela konceptet med "frågor" fungerar? Ah, där har vi en knut upplöst, KU55. Tack som fasen. Vet du om detta också något som vi börjar om med, eller är det uppgifter/filer/register vi tar över och fortsätter med?

Ursprungligen skrivet av Harald

I tillägg till mitt första svar så bör ni ha ett bankgiro kopplat till ert konto. Men sedan om ni verkligen skall skapa avier och skriva ut dessa det får ni fundera på i och med att ni bara är åtta lgh. Kanske räcker med att informera medlemmarna i december varje år vad nästa års respektive månadsavgift kommer att bli?

Riktigt slimmade kan ni ju bli om ni skippar bankgiro och bara har ett konto - sedan får var och en sätta in eller automatiskt överföra till ert konto 1 ggr/månad. Detta kräver att era medlemmar har god betalningsdiciplin men ger den fördelen att alla transaktioner är gratis.

Ja precis, jag tror vi hoppar de där avierna. Blir bara onödiga moment. Det är egentligen bara två lägenheter som inte är "under min kontroll" om man säger så (familj och vänner) men de två är smidiga att ha att göra med så jag ska försöka pusha för den lösningen.

Tack för hjälpen so far, det har inte börjat klara riktigt än men det kommer nog.