Hjälp!!!

[Nella]

Vi hade vårat konstitierande möte för drygt 3 veckor sedan där fastslog vi enn dagordning, kom överens om vem som skulle skriva protokoll, justerare (1) samt ordförande etc. Jag skrev protokollet och skickade ut det till alla i styrelsen( innan det skulle bli justerat) på vårat möte vi hade idag får jag kastat på ett mycket otrevligt sätt av justerare att han vägrar justera det konstituerande styrelseoritokollet pga att jag skickat det till hela styrelsen INNAN det blev justerat sen instämmer vår nya ordförande att det inte finns något tvång på att protokollföra ett konstituerande styrelsemöte. Min fråga är; är det verkligen så??? Enhälligt antog vi dagordningen hur kan man då i efterhand säga så här undrar jag? Får man vägra justera ett konstituerande styrelseprotokoll pga av att jag råkat skickat ut det till alla i styrelsen innan justering verkligen? Kände mig gråtfärdig och sa att jag tyckte det var sanlådenivå på att vägra justera ett protokoll som vi kommit överens om att vi skulle skriva. Måste man verkligen inte protokollföra vid ett komstituerande möte? I min värld är hela konstitueringen ogiltig, eller har jag fel?

[Admin]

Du har gjort på helt rätt sätt. Det är precis så det ska fungera, dvs att styrelseprotokoll skickas ut till alla styrelseledamöter så fort detta är möjligt.

Finns ingen som helst anledning till att avvakta med utskick av styrelseprotokollet till dess att det är justerat.

Justeraren kan inte vägra justera. Justeraren är skyldig att justera.
Jag tycker denna justerare beter sig barnsligt.

Ursprungligen skrivet av Nella

sen instämmer vår nya ordförande att det inte finns något tvång på att protokollföra ett konstituerande styrelsemöte.

Självklart måste det konstituerande styrelseprotokollet både skrivas och justeras. I annat fall kan det bli svårt att få Bolagsverket att registrera styrelsen. Dvs föreningen blir utan styrelse, och ledamöterna saknar beslutsrätt.

De övriga ledamöterna i denna styrelse tycks vara extremt okunniga.

[Pensionär]

Ursprungligen skrivet av Admin

Finns ingen som helst anledning till att avvakta med utskick av styrelseprotokollet till dess att det är justerat.

Undrar om det inte finns en liten anledning i alla fall?
Ponera att justeringsmannen vill ha en ändring i protokollet innan han skriver på. Det är ju själva vitsen med justering, att man ska vara överens om protokollets innehåll. Om utskick sker och sedan ändring görs, kommer det att finnas två protokoll i rörelse. Ett justerat och ett ojusterat. Protokollförare och justeringsman bör gå igenom, vara överens och skriva på, innan man skickar protokollet vidare till styrelsen.

Justeraren kan inte vägra justera. Justeraren är skyldig att justera.

Det ligger väl i själva proceduren en underförstådd rättighet att vägra skriva på. Protokolljusterare ska vara överens med protokollförare om innehåll och framställning innan han skriver på. Annars blir påskriften en formalitét utan mening.

[Nella]

Jag vill åter understryka att den enda anledningen till att justeraren vägrar justera är att han anser att jag gjort fel som har skickat det till samtliga i styrelsen innan justering är gjord och ordförande vägrar också skriva på med motivering att det inte behövs ett konstituerande protokoll.

[Admin]

Ursprungligen skrivet av Pensionär

Undrar om det inte finns en liten anledning i alla fall?
Ponera att justeringsmannen vill ha en ändring i protokollet innan han skriver på. Det är ju själva vitsen med justering, att man ska vara överens om protokollets innehåll. Om utskick sker och sedan ändring görs, kommer det att finnas två protokoll i rörelse. Ett justerat och ett ojusterat.

Om man inte kan hålla reda på två dokument så ska man definitivt inte ha ett förtroendeuppdrag i en brf.

Ursprungligen skrivet av Pensionär

Protokollförare och justeringsman bör gå igenom, vara överens och skriva på, innan man skickar protokollet vidare till styrelsen.

Jag har tidigare lite försiktigt avrått från detta förfarande. Men efter att den som skrev protokollet på en föreningsstämma mejlade mig, i egenskap av justerare, ett utkast så upptäckte jag fördelarna med detta, och nackdelarna förminskades i samma takt.

Kan tillägga att vi inte var överens, och det var heller inte mitt mål... eftersom jag visste att det inte skulle ske... eftersom jag föredrog sanningen... vilket protokollföraren i eget intresse inte var lika intresserad av.
Därav också att det i min slutgiltiga justering tillkom fler anmärkningar än de fel jag påpekat tidigare.

Dock kan jag inte se någon som helst nackdel med att alla i en styrelse får sig tillskickat ett "utkast", som det blir i detta fall när styrelseprotokollet inte är justerat.

Ursprungligen skrivet av Pensionär

Det ligger väl i själva proceduren en underförstådd rättighet att vägra skriva på. Protokolljusterare ska vara överens med protokollförare om innehåll och framställning innan han skriver på. Annars blir påskriften en formalitét utan mening.

Njae, så fungerar det inte. Den som utsetts till justerare ska justera oavsett om det bara är nerklottrat ett recept på äppelkaka i protokollet.

[Ford P]

Admin har redan gett dig ett svar, men jag har några ytterligare frågor.

Vad säger justeraren att skall hända nu då? Vill han ta om mötet, vill han att du skriver ett nytt protokoll, vill han att du skall gråta och säga sorry? Vad vill personen?

Vad hade ni på er agenda på drt konstituerande mötet? Måste ju i princip vara kaffedrickande om ordf menar att det inte finns något att protokollföra.

[Pensionär]

Ursprungligen skrivet av Admin

Dock kan jag inte se någon som helst nackdel med att alla i en styrelse får sig tillskickat ett "utkast", som det blir i detta fall när styrelseprotokollet inte är justerat.

Nej, den bästa metoden är nog att låta styrelserna/kommittéerna få läsa igenom upprättade protokoll. De får då en chans att inkomma med ev rättelser/ändringsförslag. Sen dags för sekr och prot. justerare att sätta sina namn under dokumentet. (Givetvis under förutsättning att de kunde acceptera ändringarna, som oftast endast är av språklig art. Klargöranden, förtydliganden, komplettering av fakta.). Bara fördelar!

Njae, så fungerar det inte. Den som utsetts till justerare ska justera oavsett om det bara är nerklottrat ett recept på äppelkaka i protokollet.

Ja om du med "justera" menar -kräva att protokollet får en text som korrekt återger vad justeraren menar "hände på mötet".
I varje fall teoretiskt, ska du som justerare inte skriva under något som du anser vara felaktigt och viktigt, (äppelkaka-recept kan godtas rakt av).
Det finns en tanke bakom bestämmelsen om justerare.

[kluringen]

Jag menar, de är ju ändå bara till för inbördes beundran inom styrelsen och för att ge sken inför revisorerna hur duktig styrelsen är. Några andra får ju ändå inte läsa.

Skillnad om protokollen är offentliga. Då är det himla viktigt att protokollen återspeglar de faktiska besluten som styrelsen har fattat. Om alla hjälps åt att justera är det större chans att protokollen inte innehåller några missuppfattningar.

Ursprungligen skrivet av Pensionär

Om utskick sker och sedan ändring görs, kommer det att finnas två protokoll i rörelse. Ett justerat och ett ojusterat. Protokollförare och justeringsman bör gå igenom, vara överens och skriva på, innan man skickar protokollet vidare till styrelsen.

Det ska inte finnas två protokoll. Det är det undertecknade protokollet som som gäller och som ska arkiveras. Ojusterade utkast är arbetsmaterial, kan finnas i flera versioner, och kan kastas.

Ursprungligen skrivet av Pensionär

Det ligger väl i själva proceduren en underförstådd rättighet att vägra skriva på. Protokolljusterare ska vara överens med protokollförare om innehåll och framställning innan han skriver på. Annars blir påskriften en formalitét utan mening.

Finns det någon bestämd procedur som måste följas? Jag tror inte det. Ett styrelsemöte behöver inte avslutas i styrelserummet. Först när det finns ett godkänt protokoll kan man sätta punkt för mötet. Man ska inte ha formaliteter som självändamål.

Så här går det till i vår styrelse. Sekreteraren skriver ett utkast som vi försöker vara överens om redan innan vi skiljs åt. Sen får vi utkastet via mejl för synpunkter. Protokollet kan bollas flera varv mellan sekreteraren och övriga styrelsemedlemmar. Det händer ibland att vi inte är överens om vad vi egentligen kom överens om. Först när alla är nöjda, skriver ordföranden och sekreteraren på innan protokollet anslås.

[Nella]

Tack för alla svar! Jag kontaktade (gamla) SBC idag och pratade med den som har suttit som stämmordförande hos oss de två sista stämmorna, hon sa till mig att detta rent utav är dravell, det MÅSTE finnas ett konstituerande styrelseprotokoll (i detta fall har vår ordförande fel!) och det finns ingen lag som säger att man ENDAST skall skicka det ej justerade protokollet till bara justerare och Ordförande i hennes förening skickas det till samtliga i styrelsen innan då det ändock skall justeras i sluttampen. Ibland blir man mörkrädd för hur man kan välja i princip in samma människor (5 av 7) i styrelsen två år i rad när de visar en sådan katastrofal okunnighet, mes´t skrämmande är att vår nya ordförande dementerar att det ska finnas ett konstituerande styrelseprotokoll....

[clabbe]

Självklart måste det konstituerande styrelseprotokollet både skrivas och justeras. I annat fall kan det bli svårt att få Bolagsverket att registrera styrelsen. Dvs föreningen blir utan styrelse, och ledamöterna saknar beslutsrätt.

De övriga ledamöterna i denna styrelse tycks vara extremt okunniga.

Bolagsverket kräver inte att konstituerande mötets protokoll skickas in för att ändra styrelsens sammansättning.