Forum för alla i bostadsrätt

Forum för alla i bostadsrätt (http://hotpot.se/php/vb/index.php)
-   Styrelse - arvode, styrelseprotokoll, arbetsordning, revisorer (http://hotpot.se/php/vb/forumdisplay.php?f=13)
-   -   Numrering - styrelseprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=33022)

Mumien 2019-07-02 20:24

Numrering - styrelseprotokoll
 
HSB Stadgar K2003-368-4, § 25 anger:
"Protokoll skall förvaras betryggande. Protokoll från styrelsemöte skall föras i nummerföljd."

LEF Kap 6, § 8 anger:
"Protokollen skall föras i nummerföljd och förvaras på betryggande sätt."

Vad betyder att protokollen ska föras i nummerföljd? Ska numrering ske från det att första styrelsemöte ägt rum efter t ex nyproduktion eller ombildning, eller ska numrering ske viss period t ex årsvis med numrering i protokoll efter varje möte under året?

"Betryggande" borde innebära livstids sparande men får gallring av styrelseprotokoll ske?

Harald 2019-07-02 23:29

Det skall gå att följa protokollen och se om något fattas. Numrering kan då ske obrutet över åren, eller med omstart varje år samt med notering i ÅR att styrelsen hållit X antal protokollförda möten.

Gallring får ej göras. I princip skall protokoll bevaras för evigt.

Mumien 2019-07-03 09:35

Citat:

Ursprungligen skrivet av Harald (Inlägg 76423)
Det skall gå att följa protokollen och se om något fattas. Numrering kan då ske obrutet över åren, eller med omstart varje år samt med notering i ÅR att styrelsen hållit X antal protokollförda möten.

Gallring får ej göras. I princip skall protokoll bevaras för evigt.

Om styrelsen bestämmer att det sistnämnda ska gälla, innebär det att de inte behöver numrera protokoll för att de har angivit antal protokollförda möten i Årsredovisningen?

Hur ska möten som inte protokollförs behandlas?

Harald 2019-07-03 09:40

Alla protokoll skall numreras.

Man kan numrera årsvis eller i en talserie som fortsätter över årsskiftena.

Alla träffar behöver inte protokollföras. Tas inga beslut eller om det är en mer informell träff behöver inget protokoll upprättas. Det är ju inte ovanligt att te x två ledamöter träffas privat och det blir en massa förenings snack. Sådana möten är bra för föreningen då det för arbetet framåt, men inga protokoll upprättas.

0Xb 2019-07-03 12:21

Utövre det som harald säger så...


Tips är att namnge protokollen i texten, P0034, P0035 osv. Det gör dem mycket lätta att söka på i datorn exempelvis. Vilket har sina fördelar ofta.

(Inte P 0034, inte P99 och P100 utan börja på P0001 iaf..)

Dia 2019-07-04 09:10

Talserie är alltid bäst. Om protokollen numreras med omstart varje räkenskapsår finns det alltid en möjlighet för styrelsen att gallra det sista protokollförda mötet innan årsredovisningen upprättas.

Mumien 2019-07-04 10:18

Citat:

Ursprungligen skrivet av Harald (Inlägg 76428)
Alla protokoll skall numreras.

Man kan numrera årsvis eller i en talserie som fortsätter över årsskiftena.

Alla träffar behöver inte protokollföras. Tas inga beslut eller om det är en mer informell träff behöver inget protokoll upprättas. Det är ju inte ovanligt att te x två ledamöter träffas privat och det blir en massa förenings snack. Sådana möten är bra för föreningen då det för arbetet framåt, men inga protokoll upprättas.

Ja, det står faktisk skall, inte kan och får som annars i stadga/lag. Numrering är alltså tvingande.

Två frågor till; var ska numrering anges i styrelseprotokoll? Är ett styrelseprotokoll giltigt som rättshandling utan numrering?

Mumien 2019-07-04 10:22

Citat:

Ursprungligen skrivet av Dia (Inlägg 76453)
Talserie är alltid bäst. Om protokollen numreras med omstart varje räkenskapsår finns det alltid en möjlighet för styrelsen att gallra det sista protokollförda mötet innan årsredovisningen upprättas.

. . . kan även finnas risk för efterkonstruktioner i protokoll. Det är angeläget att förhindra manipulationer i protokoll av de "förtroendevalda" i maffiaföreningar?

Ännu bättre, att varje styrelseledamot ger sin signatur på varje sida i dokumentet.

Dia 2019-07-04 11:09

Citat:

Ursprungligen skrivet av Mumien (Inlägg 76417)

LEF Kap 6, § 8 anger:
"Protokollen skall föras i nummerföljd och förvaras på betryggande sätt."

Börjar en numrering om efter varje nytt räkenskapsår är det en bruten nummerföljd.

Lagen ändrades om 2018.

Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar, 6 kapitlet 8§.
Utomståendes närvaro vid föreningsstämman
8 § Föreningsstämman får besluta att den som inte är medlem ska ha rätt att närvara eller på något annat sätt följa förhandlingarna vid föreningsstämman. Ett sådant beslut är giltigt endast om samtliga röstberättigade som är närvarande vid föreningsstämman röstar för det.

I stadgarna får det bestämmas att den som inte är medlem ska ha rätt att närvara eller på något annat sätt följa förhandlingarna vid föreningsstämman även om något beslut som anges i första stycket inte fattas.

Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar, 7 kapitlet 25§.
Styrelsens protokoll ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt.

Sofie 2019-07-05 01:55

Citat:

Ursprungligen skrivet av Mumien (Inlägg 76427)
Om styrelsen bestämmer att det sistnämnda ska gälla, innebär det att de inte behöver numrera protokoll för att de har angivit antal protokollförda möten i Årsredovisningen?

Enligt LEF 7:25 ska protokollen anges i nummerföljd. Finns det ingen nummerföljd finns det inget bevis på att beslut fattats i rätt ordning.

Det står inte att varje styrelsemöte ska protokollföras. Du anger lag om nummerföljd, frågar om man inte behöver numrera om man tar upp hur många protokollförda möten det finns i ÅR, vill veta om onumrerade protokoll kan användas som rättshandling, och sen skriver du att det är tvingande att numrera.

Du vill veta om onumrerade protokoll kan användas som en rättshandling och hur man kan försvåra manipulation genom att inte ha bruten nummerföljd?

clabbe 2019-07-05 08:28

I en styrelse jag sitter i numrerar vi paragraferna i en följd sedan organisationen startades. Vi är väl uppe i §2500 -ish nu.

clabbe 2019-07-05 08:30

Citat:

Ursprungligen skrivet av Sofie (Inlägg 76472)
Enligt LEF 7:25 ska protokollen anges i nummerföljd. Finns det ingen nummerföljd finns det inget bevis på att beslut fattats i rätt ordning.

Det står inte att varje styrelsemöte ska protokollföras.

Inte i 7:25, men i 7:24 står att "Vid styrelsens sammanträden ska det föras protokoll. I protokollet ska de beslut som styrelsen har fattat antecknas."

Sofie 2019-07-05 08:41

Citat:

Ursprungligen skrivet av clabbe (Inlägg 76478)
Inte i 7:25, men i 7:24 står att "Vid styrelsens sammanträden ska det föras protokoll. I protokollet ska de beslut som styrelsen har fattat antecknas."

Tack för lagrum! Betyder det att protokoll upprättas även om beslut inte har fattats.

clabbe 2019-07-05 08:55

Citat:

Ursprungligen skrivet av Sofie (Inlägg 76479)
Tack för lagrum! Betyder det att protokoll upprättas även om beslut inte har fattats.

Ja självklart. Kallar man ihop och håller styrelsemöte så ska man upprätta ett protokoll. Något gör man ju på mötet förutom att dricka kaffe.

Mumien 2019-07-05 10:01

Äkthet?
 
Citat:

Ursprungligen skrivet av Sofie (Inlägg 76472)
Enligt LEF 7:25 ska protokollen anges i nummerföljd. Finns det ingen nummerföljd finns det inget bevis på att beslut fattats i rätt ordning.

Det står inte att varje styrelsemöte ska protokollföras. Du anger lag om nummerföljd, frågar om man inte behöver numrera om man tar upp hur många protokollförda möten det finns i ÅR, vill veta om onumrerade protokoll kan användas som rättshandling, och sen skriver du att det är tvingande att numrera.

Du vill veta om onumrerade protokoll kan användas som en rättshandling och hur man kan försvåra manipulation genom att inte ha bruten nummerföljd?

Har väl för egen del lite svårt att reda ut vad Du menar.

Vi kan väl konstatera att själva lagen är tvingande. Vi vet att vissa styrelser inte går att lita på och vi vet också att vissa styrelser har egna tillämpningsregler.

Jag efterfrågar därför vad enskild kan göra då en förening lämnat in ett styrelseprotokoll i en rättsprocess där numrering i protokoll inte går att utläsa? Jag menar att protokollet kanske inte ens är äkta?

Sofie 2019-07-05 10:16

Citat:

Ursprungligen skrivet av Mumien (Inlägg 76481)

Jag efterfrågar därför vad enskild kan göra då en förening lämnat in ett styrelseprotokoll i en rättsprocess där numrering i protokoll inte går att utläsa? Jag menar att protokollet kanske inte ens är äkta?

Om protokoll saknar numrering måste motpart påpeka det och kräva att onumrerat protokoll ogiltigförklaras.

Dia 2019-07-05 13:20

Om styrelsen fattar beslut utan sammanträde, endast telefonsamtal, utan att det protokollförs, och styrelsen sedan ångrar beslutet inför nästa riktiga sammanträde, har styrelsen en skyldighet att protokollföra beslutet och sedan protokollföra att beslutet ska hävas.

Sofie 2019-07-06 21:07

Vad räknas som sammanträde? Beslut som "fattas över telefon" kan inte protokollföras, sekreteraren måste lyssnat på samtliga samtal för att upprätta protokoll, vem ska justera något de inte hört?

Utesluter skype.

merbzt 2019-07-07 22:33

Citat:

Ursprungligen skrivet av Mumien (Inlägg 76460)
. . . kan även finnas risk för efterkonstruktioner i protokoll. Det är angeläget att förhindra manipulationer i protokoll av de "förtroendevalda" i maffiaföreningar?

Ännu bättre, att varje styrelseledamot ger sin signatur på varje sida i dokumentet.

Ingen orkar med denna typ av administration i längden. Protokollen som skrivs är ofta rätt fattiga också, det är inga detaljerade forskningsrapporter en pensionerad sjuksköterska skriver för att ingen annan ville vara protokollförare.

Sen så behöver man inte manipulera protokollen. Ingen medlem får ändå läsa dessa (enligt Boverket). Då är det bara revisorn kvar man behöver passera och då denne står i ekonomisk beroendeställning så ska det till grava oegenheter innan styrelsen bränns.

Om man bor i en "maffiaförening" så fundera ut en plan på vad man vill ska hända. Om man inte ser en rimlig väg till målet så överväg att flytta. Om oegenheterna är av ekonomisk karraktär som djupt kan skada föreningen så flytta omgående.

merbzt 2019-07-07 23:05

Citat:

Ursprungligen skrivet av Dia (Inlägg 76498)
Om styrelsen fattar beslut utan sammanträde, endast telefonsamtal, utan att det protokollförs, och styrelsen sedan ångrar beslutet inför nästa riktiga sammanträde, har styrelsen en skyldighet att protokollföra beslutet och sedan protokollföra att beslutet ska hävas.


Citat:

Ursprungligen skrivet av Sofie (Inlägg 76524)
Vad räknas som sammanträde? Beslut som "fattas över telefon" kan inte protokollföras, sekreteraren måste lyssnat på samtliga samtal för att upprätta protokoll, vem ska justera något de inte hört?

Utesluter skype.

Ett styrelsemöte/sammanträde måste ha en kallelse med de punkter som skall behandlas. Men en styrelseledamot kan ha fått ett ansvarsområde och en budget att förfoga över för att uppfylla ansvarsområdets krav. Där kan denne besluta bäst den vill inom det tidigare beslutets ramar.

Sen kan nog styrelsemedlem(ar) besluta självständigt i ett akut ärende utan sammanträde efter bästa förmåga. Men målet bör ju vara att ta så få beslut som möjligt själv och skjuta ansvaret på styrelsen och styrelsen bör skjuta det den kan på föreningsstämman.

0Xb 2019-07-19 15:38

Citat:

Ursprungligen skrivet av Sofie (Inlägg 76524)
Vad räknas som sammanträde? Beslut som "fattas över telefon" kan inte protokollföras, sekreteraren måste lyssnat på samtliga samtal för att upprätta protokoll, vem ska justera något de inte hört?

Utesluter skype.

Man kan fatta beslut per capsulam som man sedan tar till nästa protokoll.

Nej sekreteraren måste inte närvara, det kan någon annan vara i dess frånvaro.

Dessutom kan man har internt beslutade regler för årets styrelse att vissa beslut får fattas utan samtliga närvarande, upp till vissa gränser etc. Det är upp till varje styrelse när man har sitt konstitutionerande möte / eller något senare där man ändrar det.

Dia 2019-07-20 00:19

Vad är det för frågor som en styrelsemedlem själv kan fatta beslut om som behöver föras till protokollet och vad är det för frågor som kräver styrelsebeslut?

Gusten 2019-07-20 20:35

Citat:

Ursprungligen skrivet av 0Xb (Inlägg 76679)

Dessutom kan man har internt beslutade regler för årets styrelse att vissa beslut får fattas utan samtliga närvarande, upp till vissa gränser etc. Det är upp till varje styrelse när man har sitt konstitutionerande möte / eller något senare där man ändrar det.

Det är väl i så fall i stadgarna som man får reglera detta dvs om man vill att det ska vara krav på
fler närvarande för beslutsför styrelse, än enligt föreningslagen.

clabbe 2019-07-22 09:47

Citat:

Ursprungligen skrivet av 0Xb (Inlägg 76679)
Man kan fatta beslut per capsulam som man sedan tar till nästa protokoll.

Nej sekreteraren måste inte närvara, det kan någon annan vara i dess frånvaro.

Dessutom kan man har internt beslutade regler för årets styrelse att vissa beslut får fattas utan samtliga närvarande, upp till vissa gränser etc. Det är upp till varje styrelse när man har sitt konstitutionerande möte / eller något senare där man ändrar det.

Beslut per capsulam förutsätter enligt praxis att man är enig i styrelsen. https://www.hsb.se/stockholm/om-hsb/...psulam-beslut/
Det förutsätter också (eftersom enighet förutsätts) att alla i styrelsen deltar i beslutet.

Styrelsemedlemmar med teckningsrätt kan fatta ganska stora beslut utan dragning och beslut på styrelsemöte. Hur stora beslut är svårt att säga men inom den löpande verksamheten borde det inte behöva något styrelsebeslut.


Alla tider är GMT +2. Klockan är nu 07:50.

vBuletin® Version 3.6.8 Copyright ©2000 - 2020.
Allt om bostadsrätt - Sveriges största sajt om bostadsrätter - Köpa bostadsrätt privat utan mäklare