handdator

Visa fullständig version : Avrundning av och återkoppling till mina samtliga ekonomitrådar


kluringen
2011-04-04, 09:13
Tack alla forumkamrater, Clabbe i synnerhet som jag förde långa dialoger med, men även alla andra som har engagerat sig i mina funderingar över ekonomin i BRF. :9:

Jag är helnöjd efter årets stämma då helpudeln i vår ekonomihantering är godkänd och förankrad. Vi har formulerat om riktlinjerna, och som prick över i fattat enhälligt beslut (första läsning) om justering av stadgarna så att de matchar det nya ekonomitänkandet.

Att det var rekordhögt deltagande på stämman måste nämnas även om det inte hör hit. 36 deltagare genom närvaro eller fullmakt av 41 möjliga. Av de fem frånvarande är två helt nyinflyttade och en tog fel på dag. Närmare full uppslutning än så lär det bli svårt att komma någonsin.

När det finns anledning att vara nöjd, är det inspirerande att jobba vidare, så nu har jag börjat dokumentera arbetsgruppens arbete som har pågått i tio års tid. Alla arbetsgrupper har en ”egen” sida där de kan skriva vad de vill, men de är lösenordsskyddade så jag kan inte länka er dit. Men att kopiera text som man har skrivit själv där jag har maskat av alla personnamn kan knappast strida mot några regler.

Nästkommande tre inlägg är tre avsnitt från arbetsgruppens interna sida, som jag tror sammanfattar vårt synsätt och beskriver vår lösning av hur vi ska fördela kostnaderna rättvist över tid.

kluringen
2011-04-04, 09:16
Generellt

Kärt barn har många namn brukar man säga. Beträffande underhållsplaner är det istället kärt namn som har många barn. En underhållsplan kan vara allt mellan ett komplext dokument till en enkel lista till fastighetsskötaren. Det krävs med andra ord olika undehållsplaner för olika ändamål.

I detta avsnitt behandlas underhållsplanerna som har upprättats för den långsiktiga planeringen av föreningens ekonomi enligt stadgarna. För de faktiska renoveringarna som ska genomföras inom överskådlig tid bör andra planer upprättas.

Underhållsplaner ska inte fastsällas av stämman. Ett fastställt dokument kan inte uppdateras kontinuerligt och hållas aktuell.

Den första underhållsplanen 2002

xxxxxx xxxxxx har upprätta en mycket detaljerad underhållsplan 2002 tillsammans med xxxxx. Uppställningen omfattar alla byggnadsdelar och förväntade renoveringar från 2002 till 2102, där alla renoveringarna upprepades minst en gång. Syftet med planen var att få en uppfattning om föreningens totalt förväntade underhållskostnader de kommande 100 åren. Originaldokumentet finns inte bevarad, dokumentet var stort och svårhanterligt. Det finns en reducerad version i två delar. Grunduppställningen har kopierats till ett nytt blad, och slutsiffrorna till ett annat, och kan fortfarande användas i diverse kalkyler.

Underhållsplan upprättad av SBC 2007

En tidigare styrelse beslutade 2007 att låta en konsult från SBC upprätta en ny underhållsplan. SBC levererade ett mycket snygg dokument med mindre bra innehåll. Total avsaknad av relevans i rekommendationerna om vad som ska/bör renoveras de kommande 20 åren. T ex tätskiktsrenovering i samtliga badrum 2016 för 1,33 mille.

Underhållsplan 2008

Raderna i 2002 års underhållsplan sorterades om till att stå i samma ordning som i SBC konsultens plan för att kunna jämföras. I mån av avvikelser mellan våra egna och uppgifterna från SBC genomfördes en förnyade kontroller.

Underhållsplan/investeringskalkyl 2010

Utgör underlag för ny bedömning av föreningens avskrivningsplan i samband med beslut om ny redovisningsprincip. Finns med som Bokslutsbilaga 1 (http://www.lavetten11.se/pdf/uh.pdf) i 2011 års stämmohandligar och utgör underlag för kommande uppdateringar.

Riktlinjer för uppdateringar

Planen ska uppdateras efter genomförda renoveringar. Årtal, åtgärd, verklig kostnad och nyttjandetid ska anges. Planen ska även uppdateras efter genomförda konditionsbesiktningar. Eventuellt kan ny bedömning göras av byggnadsdelens avskrivningstid.

kluringen
2011-04-04, 09:21
Allmänt

Lagrummet som måste beaktas för upprättande av årsredovisningar är brett, svårläst och snårigt. Ogörligt för en lekman att bli påläst i allt, men har man valt att bli granskad av en auktoriserad revisor måste man räkna med att han/hon är påläst, och då kan man inte bara göra som man vill.

Bokföringsnämdens anvisningar (http://www.bfn.se/)
Årsredovisningslagen (http://www.notisum.se/Pub/Doc.aspx?url=/rnp/sls/lag/19951554.htm)

Tillkommer Skattelagstiftningen, Bostadsrättslagen och Lagen om ekonomiska föreningar som måste beaktas enligt de associationsrättsliga principerna. Självklart kan det inte förväntas att en lekmannastyrelse ska vara uppdaterad om allt detta. Att lagar och bestämmelser är i ständig förändring gör det ännu svårare. Men lite koll kan man försöka sig på, framför allt då något nytt dyker upp som gör det obekvämt för föreningen att hålla fast vid de egna principerna och besluten. I det följande behandlas enbart det som har påverkat 2009 och 2010 års bokslutsbeslut.

Underhåll eller investering?

Redovisningsbyråns uppfattning, xxxxx och xxxxxx övertygande inställning och ett samtal till bokföringsnämndens rådgivning som bekräftade att rekommendationen gäller alla. En fasadrenovering är en kostnad om man inte byter material, t ex puts mot träpanel eller träpanel till puts då det kan vara motiverat att anse att det är en investering. Så här står det i Redovisningsrådets rekommendation RR-12 punkten 16:

Utgifter för reparation och underhåll av en tillgång som syftar till att vidmakthålla eller återställa tillgångens egenskaper så att dess prestationsförmåga motsvarar den nivå som gällde då den ursprungligen anskaffades skall redovisas som kostnad i den period de uppkommer.

Hade ovan beskrivna, allmänt accepterade praxis varit den allenarådande möjligheten, hade vi fått negativt i fritt eget kapital redan förra året. Då hade vi varit tvungna att bokföra hela utgiften för gårdsfasadrenoveringen som en kostnad.

Den räddande plankan

I Redovisningsrådets rekommendationer RR-12 finns det en annan punkt också, punkten 24 , lika tillåtet att tillämpa som
att tillämpa punkt 16 som har blivit den vanligaste att tillämpningen inom fastighetsbranschen.

”Viktiga delar av vissa tillgångar kan behöva ersättas regelbundet. Så kan t.ex en masugn behöva ny inklädnad efter en viss nyttjandeperiod eller ett flygplan en ny inredning. Sådana delar bör, när så är möjligt, redovisas och därmed avskrivas som separata enheter eftersom de har en annan nyttjandeperiod och därmed avskrivningstid än tillgången i övrigt (komponentavskrivning). Utgiften för att ersätta dylik enhet redovisas som anskaffning av en ny tillgång och eventuell kvarvarande redovisat värde för den ersatta enheten kostnadsförs.”

Man kan säga att kännedom om punkt 24 har räddat föreningen från att radera ut det fria egna kapitalet på ett bräde i samband med fasadrenoveringen och öppnat dörrarna för 2010 års bokslutsbeslut. Det kan löna sig att vara skeptisk och envis om man inte finner någon logik i experternas uttalanden.

Avslutande reflektioner

Bostadsrättsföreningar är enligt lag tvingade att följa samma regelverk som alla andra fastighetsägare, trots att det finns stora skillnader som måste få påverka den ekonomiska planeringen.
En bostadsrättförening kan inte tillgodo göra sig skattefördelarna som tillämpningen av RR-12 16 kan resultera i för ägare till lönsamma
kommersiella fastigheter.


En bostadsrättförening har mycket lägre underhållskostnader än motsvarande ägare till en bostadsfastighet eftersom det inre underhållet ligger på medlemmarna och ingår inte i föreningens ekonomi.


Reserveringar i underhållsfonder är en ”bostadsrättsuppfinning” och föreskrivs i alla mallstadgar för att möta lagkravet i BRL 9 kap. 5 § punkt 7, att man i stadgarna måste ange de grunder enligt vilka medel skall avsättas för att säkerställa underhållet
av föreningens hus.


Att underhållsfonderna ställer till problem för ganska många föreningar inser man efter studier av BRF årsredovisningar på nätet. Eller som vår revisor xxx xxxxxx har uttryckt det i mejl strax efter avslutad revision av 2010 års räkenskaper. ”Jag tycker att ni gjort rätt som börjar tänka i termer av komponentavskrivning eftersom det just för bostadsrättsföreningar blir så konstigt annars.”

Nu kan man hoppas att bokföringsnämnden tar fram lite vettiga regler för bostadsrättsföreningar inom ramen för det nya K-regelverket. K1 och K2 gäller från 1/1 2011. Bearbetning av K3 pågår. Det finns vissa planer på att även ta fram en K4 vägledning specifikt för bostadsrättsföreningar.

kluringen
2011-04-04, 09:26
Revisorns tips

Funderingar i dialog med revisorn om hur man kan undvika konsekvensen med negativt i fritt eget enligt 2009 års ekonomibeslut ledde fram till ett tips från revisor xxx xxxxxx. ”Det är möjligt att gå över till komponentavskrivning…..” skrev han i ett mejl med bifogad artikel om Byggnadsavskrivning och svenska redovisningsregler (http://www.lavetten11.se/arkiv/bokslut/artikel-ove.pdf) som vägledning om vad man bör se över när man gör en ny bedömning.

Ny bedömning

Vi införde ett nytt begrepp, ”bokföringsklass” i underhållsplanen. Varje byggnadsdel (komponent) bedömdes utifrån nuläget och hur vi vill behandla dem framöver i bokföringen då total komponentavskrivning ska tillämpas. Bland annat har byggnadsdelarnas aktuella skick, årtalet för senaste byte, tidpunk för nästa åtgärd och hur senaste bytet har finansierats (ifall det var känt) beaktats.

Andra aspekter som vi har kikat på är den proportionella fördelningen av byggnadsdelarna enligt diagram på sidan 2 i artikeln för att försäkra oss om att vi inte är snett ute.

Lägenheternas inre, t ex ytskikt, vitvaror, köksinredning badrum mm utgör mint 25 % av byggnadens värde, men ingår inte i föreningens ekonomi eftersom underhållsansvaret ligger på medlemmarna.

Byggnadens stomme, även den minst 25 % av det totala värdet måste anses vara avskrivet för länge sedan. Hela kåken inklusive tomten köptes ursprungligen för en (1) million kronor. Hur de ursprungliga insatserna har kunnat försvinna ur bokföringen, eller när och varför man har gjort en omvärdering av marken och byggnaden är en gåta.
Aktuella taxeringsvärden: byggnad = 46 506 000, mark = 36 432 000.

Avskrivningskalkyl

Gamla avskrivningsposter har summerats till byggnad, summeringen framgår i tilläggsinformationen (http://www.lavetten11.se/pdf/not.6.pdf) som delades ut i samband 2011 års stämma.

För beräkning av den genomsnittliga avskrivningstiden för byggnad och dess ingående komponenter har vi summerat (http://www.lavetten11.se/pdf/uh-summa.pdf) den årliga kostnaden för varje enskild ingående komponent. Summan är 0,394 % av det omräknade anskaffningsvärdet vilket gör den beslutade nyttjandetiden för byggnad = 200 år mycket rimlig.

Äldre kalkyler

Alla äldre kalkyler som gruppen har tagit fram tidigare kan lämnas därhän nu när vi startar om med ny redovisningsprincip. Det intressanta är att det nya beslutet har ingen verkan på avgiftsnivån som vi anser är den rätta enligt alla tidigare kalkyler och den senaste kalkylen.

Vi hanterar samma pengar som tidigare men på ett annat sätt än tidigare. Den väsentliga skillnaden mellan 2009 och 2011 års beslut är det som händer redovisningsmässigt med det egna kapitalet.

Vi får visserligen betala stambyte m.m. två gånger efter 2010 års omkast, men det sker över så lång tid att det påverkar avgiftsnivån endast mycket marginellt. I övrigt är allt lika som förut.

Bevarade originaldokument

Dokument som är skrivna i Word eller Excel finns sparade i original format på föreningens webbhotell. Kan användas som underlag för framställning av nya versioner. Där finns samtiga underhållsplaner, stadgarna m.m. och kan laddas hem och vidarebefordras av personen/personerna som har ”Admin” rättigheter till föreningens hemsida.

Excel dokumenten kan innehålla flera kalkylblad än de som har publicerats eller används för utdelning. Underhållsplan 2010 består av fem kalkylblad där alla beräkningar framgår och omfattar även muntliga kommentarer.

Exempel på annan "bra att ha" dokument är sammanställning av Resultaträkning 1998 - 2006 (http://www.lavetten11.se/pdf/res98-06.pdf). Man kan lätt göra värdefulla analyser med hjälp av del- och tvärsummeringar och andra formler direkt i dokumentet.