handdator

Visa fullständig version : Styrelseprotokoll, regler och rutiner


Torsten
2010-12-13, 10:53
När ska ett protokoll vara färdigt och utdelat till styrelse ledamöter?
Finns det inte ett sista datum för det, och vad händer om man går över den tiden?

Protokollregel gäller väl för alla protokoll som skrivs i föreningen?

Protokoll från konstituerande möte i styrelsen är inte utskrivet 3 veckor efter det konstituerande mötet. Tycker det är anmärkningsvärt.


För mer information om styrelseprotokoll, se bl a;
Styrelse, protokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=8617) - FAKTABANKEN

Styrelsemöte och protokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=10855) - Mötesanteckningar från styrelsemöte stämmer inte, styrelseprotokoll har ej justerats, styrelseprotokoll från föregående möte gås ej igenom

Justera styrelseprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=12474) - Vem kan utses som justerare till styrelsens protokoll? Vem utser justerare av styrelsens protokoll? Hur många justerare kan utses för styrelseprotokollet? Måste varje sida i protokollet signeras av ledamöterna? Kan ett protokoll ändras? Vad ska ledamot i styrelsen göra som inte håller med om vad som skrivits i protokollet?

Suppleant till styrelsen justerar styrelsens protokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=16049) - Styrelsesuppleant som protokollförare på styrelsemöten

Styrelseprotokoll saknas (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=13858) - Protokollförare (= ordföranden) lämnar inte ifrån sig styrelseprotokoll

Har styrelsens ordförande huvudansvar för att protokoll förvaras på ett betryggande sätt? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=13552) - Styrelseprotokoll saknas. Ansvar för protokoll och övriga styrelsedokument. Vem är ansvarig för styrelseprotokollen? Rutiner för arkivering av viktiga dokument måste finnas i varje brf!

Får vice ordföranden ändra i styrelseprotokoll? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=13194) - Ledamot i styrelsen som ändrar i ett styrelseprotokoll, innan justering gjorts

Särskild mening i styrelseprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=5061) - Ledamot önskar få in synpunkter i styrelsens protokoll

Reservation i styrelseprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=6864)
Reservation i styrelseprotokoll tas bort av ordföranden, tillika justerare (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=6460) - Medlemmarnas rätt till information av styrelsen. Är inte underhållsplan/ekonomisk plan och kalkyl offentliga i en brf? Information om upphandling. Tillgång till protokoll från stämma och styrelsemöten. Ledamot som ej får tillgång till styrelsens protokoll

Per capsulam utan styrelseprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=10584)

Ska avhopp av ledamot i styrelsen protokollföras i styrelseprotokoll? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=14375)

Måste personuppgifter på den som beviljas medlemskap i föreningen föras in i styrelseprotokollet? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=11153)

Styrelseprotokoll samt överlåtelse-och pantsättningsavgift i brf (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=14979)

Arbetsordning för styrelse, protokoll (http://hotpot.se/hsb-styrelse-arbetsordning-brf.htm#styrelseprotokoll) - Upprätta styrelseprotokoll

Mall för styrelseprotokoll vid konstituerande möte (konstituerande mötesprotokoll) (http://hotpot.se/Pdf/protokoll-konstituerande-stamma-brf.pdf) - Protokoll från konstituerande styrelsemöte


Utdrag från styrelseprotokoll i brf, rätt att få utdrag för det som rör en själv? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=12276) - Protokollsutdrag styrelseprotokoll
Motion: Utdrag från styrelseprotokoll (http://hotpot.se/hsb-malmo-motion-2009-12.htm#92) - Motion till HSB om att medlemmar som begär detta ska erhålla utdrag från styrelseprotokoll i frågor som rör dem själva

Motion om offentliga styrelseprotokoll (http://hotpot.se/hsb-motioner-brf.htm#06)

Får valberedningen läsa styrelseprotokoll? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=10756)
Riksbyggen säger att varken valberedning eller medlemmar har med styrelseprotokollen att göra (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=10367)


Nummerordning i protokollen (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=15879) - Hur ska de olika protokollen i en brf numreras?

Bolagsverket, vilka protokoll måste skickas in till dem? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=12470) - Vad måste föreningen skicka till Bolagsverket?
Bolagsverket och protokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=13746) - Bolagsverket utför ingen kontroll av de protokoll som skickas in till dem (protokollen bara arkiveras, de läses inte ens)

Allvarliga brister i protokoll. Ändra styrelse/stämmoprotokoll i efterskott (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=7319) - Kan styrelseprotokoll och stämmoprotokoll ändras i efterskott? Hur gör man om fel upptäcks efter justering?

Riktlinjer för styrelsen, om bl a styrelseprotokoll och stämmoprotokoll (http://hotpot.se/motion/hsb-motion-09-25.htm) - Motion


För information om offentliga styrelseprotokoll, se bl.a.;
Styrelseprotokoll och deras offentlighet (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=15117)

Grundfel i bostadsrättslagen, eller dess tolkning? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=11555) Del 1

Grundfel i bostadsrättslagen, eller dess tolkning? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=11523) Del 2

Trötter
2010-12-13, 11:27
Protokoll från stämma skall göras tillgängligt för medlemmarna inom tre veckor efter det att stämman har genomförts. Vad det gäller protokoll från styrelsens sammanträden, där finns det inget enligt lag som anger när dessa ska göras tillgängliga. Men om inte sammanträdes protokoll görs tillgängliga för styrelsens ledamöter, då skulle jag tolka det som att dessa inte finns. Om ledamöters inom styrelsen inte får erforderlig och nödvändig information för sitt uppdrag är det som att be om problem.

Man kan tolka problemet även på detta sätt.
Om vissa inom styrelsen inte får ta del av styrelsens sammanträdesprotokoll, då ser jag inte att dessa har deltagit i besluten och där med görs styrelsen icke beslutsför. Alltså styrelsens beslut blir där med inte giltiga.

Torsten
2010-12-13, 11:46
Jag tänker så här.

Säg att styrelsen håller konstituerande möte direkt efter årsstämman, där väljs olika befattningar för ledamöter.
Detta tecknas ned på protokoll för mötet, några eller någon ledamot har ej möjlighet att skriva ned vem som väljs till vad.

För att ledamoten ska kunna veta vem som är vem så bör väl rimligtvis protokoll justeras och lämnas till styrelsens ledamöter inom två veckor?

Som praxis brukar sekreteraren i vår styrelse vänta till 1-3 veckor innan mötet, med alla protokoll.

Man kan inte tillrättavisa om man har fel.

tette
2010-12-13, 12:00
Lagen om ekonomiska föreningar, 6 kap, 15§;
"För registrering ska föreningen anmäla vem som har utsetts till styrelseledamot, verkställande direktör, suppleant och firmatecknare och vem som enligt 11 § har bemyndigats att på föreningens vägnar ta emot delgivning samt deras postadress och personnummer eller, om sådant saknas, födelsedatum.
Anmälan görs första gången när föreningen enligt 2 kap. 3 § anmäls för registrering och därefter genast efter det att ändring har inträffat i ett förhållande som har anmälts eller ska anmälas för registrering enligt första stycket.
Rätt att göra anmälan tillkommer även den som anmälningen gäller."

"Genast efter" konstituering, måste betyda att protokollet ska vara utskrivet o undertecknat efter någon dag.

De som skall protestera är ju de som står kvar som styrelseledamöter sedan gammalt och har ansvaret för att den nya styrelsen inte registrerat ändringen.

Hur många avhoppande ledamöter bevakar detta?
Men det är ju heller ingen information som kollossorganisationerna talar om.

Torsten
2010-12-15, 16:42
Är det möjligtvis så att man har tungt argument att be styrelsen avsätta sekreteraren från posten och låta någon annan ledamot ta över, eftersom det är uppenbart att nuvarande sekreterare inte ämnar lämna ut protokoll i rätt tid.

Nuvarande sekreterare har agerat sekreterare vid flera tillfällen tidigare, då har denne person använt sig av samma rutin då med!
ledamoten har haft annan roll i föreningen tidigare, då har samma tendenser uppvisats.

Jag trodde att det enligt LEF var tidsbegränsat till max 3 veckor efter möte.

Sandlådan
2010-12-15, 16:57
När ska ett protokoll vara färdigt och utdelat till styrelse ledamöter?
Finns det inte ett sista datum för det, och vad händer om man går över den tiden?

Som andra skrivit i tråden finns ingen lagstadgad tidsfrist. Men lagen säger att det vid styrelsens sammanträden skall föras protokoll och av detta följer att det inte får dröja alltför länge innan protokollet skrivs ut och justeras. Det finns ju något som heter glömska:(.
När det gäller stämmoprotokoll ska de vara tillgängliga för medlemmarna senast tre veckor efter stämman.

Om ett protokoll inte föreligger inom rimlig tid, som alltså är en bedömningsfråga, blir styrelsesammanträdet en icke-händelse, dvs inga av de beslut som fattats på sammanträdet är giltiga.


Protokoll från konstituerande möte i styrelsen är inte utskrivet 3 veckor efter det konstituerande mötet. Tycker det är anmärkningsvärt.
Ja, det är anmärkningsvärt och oroande. Påtala detta asap.

Trötter
2010-12-16, 00:02
Är det möjligtvis så att man har tungt argument att be styrelsen avsätta sekreteraren från posten och låta någon annan ledamot ta över, eftersom det är uppenbart att nuvarande sekreterare inte ämnar lämna ut protokoll i rätt tid.
Nuvarande sekreterare har agerat sekreterare vid flera tillfällen tidigare, då har denne person använt sig av samma rutin då med!
ledamoten har haft annan roll i föreningen tidigare, då har samma tendenser uppvisats.

För att ändra i styrelsens konstellation som du anger här, krävs det ett konstituerande där styrelsens ledamöter utser en ny ledamot som vill och kan åta sig uppdraget som sekreterare. Om man inom styrelsen utser en ny sekreterare, firmatecknare eller ordförande, skall detta även registreras hos Bolagsverket.


KORRIGERING: Bolagsverket registerar inte vilka som är ordförande resp sekreterare utan endast vilka som är ledamöter resp suppleanter.

Torsten
2010-12-20, 09:33
Vi är nu inne på vecka nio efter konstituerande i föreningen, fortfarande inget protokoll.
Sekreterare skyller på att han har för mycket att göra i sina andra 3 förenings poster.


Då har ordförande och en suppleant oxå sagt sitt i ärendet och de tycker att man får väl skriva upp vem som blir vald till vad på konstituerande.
De tycker att jag är onödigt petig med hur protokoll ska skrivas ut.
Det är ju inte "nödvändigt" att följa stadgar till punkt och pricka, bättre att lägga energi på andra saker.
Ordförande och sekreteraren anser att jag får ge mig till tåls, jag får det ju så fort sekreteraren hinner/orkar skriva ut protokollet.
Det vill säga om vi har tur lagom till nästa styrelsemöte.

totiki
2010-12-20, 11:20
"Det är ju inte "nödvändigt" att följa stadgar till punkt och pricka, bättre att lägga energi på andra saker."
Detta uttalande tycker jag absolut att du kan ifrågasätta. Eftersom det är att sätta sig över Lagen.

clabbe
2010-12-20, 12:36
Då har ordförande och en suppleant oxå sagt sitt i ärendet och de tycker att man får väl skriva upp vem som blir vald till vad på konstituerande.
De tycker att jag är onödigt petig med hur protokoll ska skrivas ut.
Det är ju inte "nödvändigt" att följa stadgar till punkt och pricka, bättre att lägga energi på andra saker.
Ordförande och sekreteraren anser att jag får ge mig till tåls, jag får det ju så fort sekreteraren hinner/orkar skriva ut protokollet.

Ska man tolka det som att det står i era stadgar när styrelsens protokoll ska vara ledamöterna tillhanda?

MikHo
2010-12-20, 13:29
Det är ju inte "nödvändigt" att följa stadgar till punkt och pricka, bättre att lägga energi på andra saker.


Att inte följa de riktlinjer, arbetssätt, lagar som är uppsatta skapar MER arbete än vad som är nödvändigt då man hela tiden måste leta upp "hur man gjort" i tidigare ärenden

Torsten
2010-12-22, 08:34
Fortfarande inget protokoll !!!!!!!!!!!!!
börjar bli mörkrädd, så otroligt tråkigt när folk tror att styrelsearbete i en brf är mindre viktigt.
tydligen så är det viktigare att hålla koll på vad grannarna görän att sköta sitt uppdrag.

clabbe
2010-12-22, 09:49
Hur var det nu med stadgarna i er förening?

markus5647
2011-01-22, 07:32
Förlåt , men du måste ha stora problem att bo i din förening.Varför bry sig ?
Om jag var i ditt ställe så skulle jag leta efter ett annat boende.Har du gjort det

Admin
2011-01-22, 13:01
Att flytta är inte lösningen på problemen.
Att hävda sin rätt är det däremot.

Dvs om man inte gör något själv för att bidra till en bättre förening så kan man lika gärna fly i stället för att illa fäkta...
Annars så drar man sitt strå till stacken, och till slut kanske det börjar flyta på lite.

Lars-Gunnar
2011-01-27, 22:12
Förlåt , men du måste ha stora problem att bo i din förening.Varför bry sig ?
Om jag var i ditt ställe så skulle jag leta efter ett annat boende.Har du gjort det
Det är just den inställningen som vissa tror att man vinner med i en styrelse.
Jag hoppas verkligen att du bor i HYRESRÄTT med din inställning. för ditt spydiga svar karaktäriserar nämligen en speciell typ av nervotiska människor, du vet säkert vilka jag menar. :D:10::13:

Dante
2011-02-14, 13:08
Förlåt ni har rätt, jag var nog lite snabb att svara innan jag kolla.
Mera om protokoll: Hur noga är det att protokollet beskriver vad som sägs på mötet? Dvs om man har flera åsikter som förs fram men beslutet tas enligt en av åsikterna. Jag är ute efter vad lagen säger. Jag kan ju förstå att det kan finnas skäl för att man har utförliga och fylliga protokoll som nästan är som referat på mötet. Det blir ju lättare att läsa efteråt.
Men det blir jobbigare för sekreteraren och justeraren.
Jag anser trots allt att man skall ta med minsta möjliga i protokollen. I princip bara vilka beslut som fattas. I undantagsfall kan man ha med bakgrunden, om beslutet skulle se konstigt ut för utomstående eller ledamöter som inte var med på mötet.

Trötter
2011-02-14, 21:32
När det gäller protokoll vid styrelsens sammanträde, så är dessa juridiskt bindande. Alltså de beslut som fattas vis sammanträdena och genomförs, gör styrelsens ledamöter juridiskt ansvariga. Om beslutet föranleds av en diskussion, då är min mening att detta inte nödvändigtvis behöver dokumenteras ordagrant i protokollet. Det som är viktigt, är att det framgår om ledamot eller ledamöter har en avvikande åsikt/inställning och inte bifaller beslutet som fattas. Det kan även vara bra att föra till protokollet en motivering till varför ledamöter har en annan syn på beslutet som en majoritet av ledamöterna bifaller.

Att ett dokumenterat beslut ser konstigt ut eller att det finns utrymme för olika tolkningar är inte bra, om ett sammanträdes beslut blir föremål för en utredning och det finns oklarheter, då kan de ledamöter som har bifallit beslutet göras ekonomiskt ansvariga.

Att upprätta klara och lätt förståeliga protokoll är enligt mig en konst, så för att säkerställa den juridiska tryggheten vid sammanträden kan det vara bra att använda ljudupptagning dold eller synlig spelar ingen roll. Detta ger en viss trygghet vid en eventuell tvist eller när meningarna glider isär.

Som jag har förstått och sett i framförallt min egen förening, där styrelsen och HSB har uppenbara problem med att dokumentera beslut på ett klart och tydligt sätt. Detta gäller inte bara vid styrelsens sammanträden utan även vid stämmor.

MikHo
2011-02-16, 00:13
Fick tipset från någon jag inte kommer ihåg vem att se till att det skrivs beslutsprotokoll : alltså (i teorin) skall det bara stå frågeställning och därefter beslut i frågan.

Det är vad som krävs. Tipset bestod att i anslutning till protokollens förvaring även förvara minnnesanteckningar från mötet som gått .. en typ av "sidoprotokoll" som behandlar diskussionen.
Givetvis skall detta inte biläggas beslutsprotokollet, man är då tillbaka på ruta ett. Men som diskussionsunderlag och spårbarhet kan det vara av intresse för framtida styrelsesammanfattningar.