handdator

Visa fullständig version : Ekonomisk/Teknisk förvaltning från SBC


toka
2010-04-15, 15:40
Här kommer ett långt inlägg med diverse frågor och funderingar kring rutiner i en brf...

Som styrelseledamot i en relativt nybildad förening förvånas jag över medlemmarnas ointresse av att engagera sig i sitt boende. Vi har svårt att få medlemmar till styrelsen och få verkar intresserade av att engagera sig öht.

Kanske är det så att det är just nu i början som det är väldigt mycket att göra? Huset är gammalt och underhållet eftersatt, vilket innebär att det är en hel del som ska "dras igång", många tjänster som ska upphandlas osv. Som styrelseledamot blir jag orolig, eftersom vår ordförande själv hanterar alla fakturor osv. Dessa ligger i olika små högar, utspridda i hans lägenhet och jag vågar inte riktigt lita på att han har kontroll på allt...

Jag har nu börjat kolla upp vilka möjligheter som finns att köpa in en större andel av det ekonomiska, tekniska och administrativa arbetet. SBC erbjuder tjänster som spontant låter intressanta, men jag blir samtidigt ganska orolig att vi inte ska ha något att säga till om själva längre. Finns det någon här i forumet som har erfarenhet av dessa tjänster från SBC?
Jag upplever att jag som styrelseledamot skulle få en bättre överblick över föreningens ekonomi om vi köpte in exempelvis fakturahantering. Dessutom känner jag att den ekonomiska och till viss del även tekniska kompetensen saknas i styrelsen och jag blir orolig för hur vi ska lyckas upprätta budget, underhållsplaner osv.

Hur ser det ut i andra föreningar? Hur mycket gör ni själva, hur mycket köper ni in? Hur mycket tid lägger styrelsemedlemmarna ner på sitt arbete och vilken kompetens besitter de?

j.a
2010-04-15, 17:37
Har flera års erfarenhet av SBC, intrycket är att det mycket ojämn kvalitet mellan kontoren och enskilda anställda. Det i sin tur bedömer jag beror på dålig organisation och kvalitetskontroll. Detta gäller SBC:s förvaltningsbolag, själva SBC Ekonomisk förening med bl a juridisk rådgivning m.m. har jag upplevt som mycket kompetenta.

Kan dock noteras att det finns flera andra förvaltare som är billigare och har modernare rutiner och teknisk utrustning. SBC har stora problem med sina IT system vilket går ut över kunderna t ex vad gäller fakturahantering. Vi har för vår del bytt förvaltare och dessutom lämnat SBC ek förening (det senare av andra skäl).

Harald
2010-04-15, 17:55
Hej,

mitt spontana tips är att ni ska akta er för de stora drakarnas förvaltningstjänster (SBC, HSB, Riksbyggen).

Deras affärsidé har kommit att bli att sälja på föreningarna diverse olika tjänster, vilket gör att styrelsen hålls tillbaka från att lära sig även de enklaste uppgifterna. Dålig förvaltning blir det oftast, eftersom deras system bygger på en "genomsnittsmodell" av en förening, och inte tar hänsyn till varje förenings egna unika förutsättningar.

Känner ni att ni saknar massa kunskap, så kan det vara en idé att ta hjälp av ett mindre konsultföretag/förvaltningsbolag eller allra hellst, en ekonom som kör bokföring i eget företag. Då får ni en nära, bättre anpassad tjänst till just er.

Var inte så oroliga för att ni har kunskapsluckor nu när ni är nya. Som brf-förening är man ju fastighetsägare, flera personer äger en kåk (flera?) tillsammans. Inte konstigare än att en villaägare är novis i början, och får lära sig efter hand. Villaägaren lär sig snabbt att för att det ska bli en boendeekonomi som är attraktiv, gäller det att fixa mycket själv, exakt lika är det med Brf:en. Ju mer ni lär er, desto mindre kostar det, och avgifterna kan hållas nere.

Alla dessa tjänster och förvaltningsdrakar är orsaken till att bostadsrätten inte skiljer mer i hyra mot hyresrätten!!

Vi har tagit hem all förvaltning själva, bokföring, avier, elavläsning, panter, lägenhetsregister etc. Men vi köper fortfarande den tekniska förvaltningen, för att vi vill det, vi vill ha ett bekvämt boende. Många bostadsrättsinnehavare har ju valt bort villan, för att man vill slippa gräsklippning och yttre underhåll.

Katten Georg
2010-04-15, 19:12
Har mycket goda erfarenheter av SBC: s ekonomiska förvaltning liksom deras juridiska och andra medlemstjänster som är av spetskvalitet.

Francois
2010-04-15, 19:42
Hej
Vi hade Riksbyggen som ekonomisk och teknisk förvaltare. Vi gjorde en upphandling (SBC var en som offererade) och valde en lite mindre förvaltare: MBF.
I motsatsen till Harald har vi valt bort den tekniska förvaltningen (teknisk förvaltning kan innehålla lite olika saker, men inte gräsklippning och inte yttre underhåll, tror jag).
Vi har en vice-värd som tar hand om trasiga lampor, trasiga lås, mm

Det finns kurser att gå på för att lära sig. Ett bra tips (som jag kör själv) är att träffa andra styrelse i området och dela erfarenhet av varandra. Mycket givande, tycker jag. De flesta styrelse blir glatt överraskade att bli kontaktade och ställer gärna upp för ett sådant möte.

Angående teknisk förvaltning kan jag berätta följande:
- 1999 målade vi om fastigheten (70 lägenhet, parhus, radhus). Riksbyggen stod för entreprenaden. De valde en egen entreprenör, godkänt av dem. De tog 10-15% i pålägg (på arbetstid och material) för att de var totalentreprenör. Helt ok att de tog betalt för ett arbete de har gjort. Men de tog också en årsavgiften för teknisk förvaltning separat. Alltså ingick inte denna entreprenadsarbete i den tekniska förvaltningen. man betalar extra för det.
- 2010 målade vi om. Då hyrde vi en konsult som gjorde upphandling, löpande kontroll samt besiktning. Han kostade en del, men vi slapp i alla fall nån årsavgiften till den tekniska förvaltningen.

Fakturor: för 6-7 år sedan godkände ordföranden alla fakturor. Sen bad jag att kolla upp dem också (och hittade flera konstigheter). Sen dess är vi alltid 2 i styrelsen som godkänner alla fakturor, oavsett belopp.

Underhållsplan: för att göra en bra sådant, borde ni ha en byggexpert som "går runt" fastigheten och kollar allt. Grannstyrelsen (kanske med likadant hus) kan kanske visa sin underhållsplan..

Ni sköter avier också? Vet ni hur ni ska göra om nån inte betalar och ni behöver "sätta igång" med kronofogden?

toka
2010-04-15, 22:43
Tack för intressanta svar! Vi har i nuläget en ekonomisk förvaltare i form av en mindre redovisningsfirma. Jag vet inte om det är deras avtal (var inte med i styrelsen när det skrevs) eller vår ordförande som gör det hela rörigt. I nuläget skickas alla räkningar m.m. direkt till vår ordförande och jag antar att han sedan skickar dem vidare till redovisningsfirman. Ordföranden och en ledamot är firmatecknare och skriver under alla fakturor, men fakturorna skrivs på rutinmässigt när ordföranden säger till. Tveksamt om det blir någon direkt kontroll av vad som betalas.

Det jag tyckte lät praktiskt med SBCs tjänster var just deras IT-lösningar, men om de inte fungerar bra vet jag inte om det är värt det. Finns det andra företag som erbjuder något liknande?

Vi har också någon form av fastighetsskötare, men även här känner jag att denne borde kunna bidra med mer.

Det som främst saknas i styrelsen/föreningen är nog inte kunskap, utan snarare tid. I dagsläget lägger jag själv närmare 10 timmar/vecka på att kolla upp olika saker, begära in offerter för olika tjänster och skriva ihop olika typer av informationsmaterial till medlemmarna samt protokoll. Jag tror att ordföranden lägger mer tid än så. Styrelsemötena är långdragna, ingen vill ta på sig arbetsuppgifter, ingen vill engagera sig. Därför känner jag att det vore bra om vi kunde avlasta styrelsen lite, men jag vet inte riktigt hur. Det som lockade med SBC i det här fallet var att vi då inte behöver bekymra oss om att ta in anbud på flera olika tjänster, utan att vi får "allt" på en gång.

Dessutom är det svårt att övertyga ordföranden om att vi ska göra något som öht kostar pengar, vilket jag till viss del kan hålla med om. Samtidigt tycker inte jag att det är särskilt rättvist att vissa lägger ner otroligt mycket tid för att övriga i föreningen ska kunna betala låga avgifter utan någon arbetsinsats alls.

Harald
2010-04-15, 22:47
Administrativ förvaltning: All ekonomi, avier, panter, lägenhetsförteckning, bokföring, bokslut, skatter etc

Teknisk förvaltning: Fastighetsservice, gräsklippning, snöröjning, trapphusstädning, felanmälan etc.

Underhållsplan: Kan man ha/göra eller köpa in, de flesta förvaltningsbolag säljer tjänsten.

Projektledning: Byggledning, upphandling, förfrågningsunderlag, besiktningar. Avser specifikt avdelat projekt, ofta störrer underhålls- eller ombyggnadsprojekt och har ingenting med den LÖPANDE TEKNISKA FÖRVALTNINGEN att göra.

Ett årsavtal med Intrum justitia för inkassoservice kostar 1 700 kr ink moms. Efter en påminnelse skickar jag grejjerna dit, och brukar få betalt inom 3-4 dagar.

Harald
2010-04-15, 23:06
Vill tillägga att jag också har en del riktigt goda erfarenheter från SBC:s telefonhjälp, vilken man får tillgång till om man som förening söker medlemsskap där, kostnad ca 5 000 kr/år. Detta kräver INTE att man köper övriga förvaltningstjänster från dem.

Tycker man kan ifrågasätta förvaltningsbolagens fakturabetalningsservice. Det funkar (nu får någon rätta mig om jag har fel, men så här är det hos HSB i varje fall, och även SBC tror jag) så här:

1) Fakturorna skickas direkt till förvaltaren. (HSB, SBC etc)
2) Fakturorna sorteras, scannas och mejlas till resp. förening
3) Ett mejl kommer till ansvarig i föreningen
4) Ansvarig startar förvaltarens betalprogram (heter Webbfaktura hos HSB), plockar fram fakturan, konterar denna (anger vilket konto som ska belastas "bokför" alltså)
5) Förvaltaren för in konteringen i bokföringen och betalar fakturan.

Den som betalar sina fakturor själv:
1) Fakturorna skickas till föreningen
2) Två gånger i månaden bokför och betalar man dessa på föreningens internetbank. (så mycket som möjligt ligger på autogiro, då blir det endast bokföring)
3) För att skydda föreningen så har man tecknat kontot så att alla betalningar måste göras av två olika personer med var sin inloggning, d v s en annan i styrelsen loggar också in på internetbanken då och då och klickar "ok" på de registrerade fakturorna.
3) Fakturorna sätts in i en pärm

Tala nu om för mig vilket som är det effektivaste sättet att betala på? Förvaltningsbolagens envisa vägran till autogiro, och att manuelt scanna varje faktura, är endast ett sätt att skapa ett jobb som egentligen inte finns och sedan ta duktigt betalt av BRF:ena för detta. Och enklare är det ju knappast för föreningen, det är ju föreningen som konterar ändå!

Fråga en HSB förening som har webbfaktura om de vet hur mycket kontanta medel de har på banken idag, så kan de troligen inte svara. I webbfaktura är det extremt krångligt och väl dolt....

Francois
2010-04-16, 08:32
Så funkar det hos oss:

- leverantörerna skickar fakturorna till ordföranden
- ordföranden och en till kontrollerar och skriver under fakturan
- ordföranden skickar fakturan till vår ekonomisk förvaltare
- förvaltaren betalar och lägger en kopia på hemsidan (bara för styrelsen)

clabbe
2010-04-16, 11:31
Så funkar det hos oss:

- leverantörerna skickar fakturorna till ordföranden
- ordföranden och en till kontrollerar och skriver under fakturan
- ordföranden skickar fakturan till vår ekonomisk förvaltare
- förvaltaren betalar och lägger en kopia på hemsidan (bara för styrelsen)

Vi har samma ordning hos oss (vi har SBC). Jag som ekonomiansvarig följer löpande upp att konteringen ser rätt ut hos SBC.

Harald
2010-04-16, 14:08
Clabbe och Francois, vad jag förstår så handhar ni i föreningen idag fakturorna, och (betalar porto?) skickar sedan dessa till förvaltaren som konterar (bokför). Dessutom kontrollerar ni (åtminstonde stickprovsvis...?) denna kontering efteråt.

Är det inte samma arbetsinsats som att man själv hade konterat och bokfört direkt i eget system? Det ni slipper då är portokostnader och arvode för löpande bokföring.

Att bokföra i en brf lär sig vem som helst på en tvådagarskurs för 2-3000 kr. Ingen moms eller krångel. Nästa steg, att upprätta årsredovisningen, kan man ju "köpa på stan" av vilken redovisningsfirma som helst för ca 10 000kr. Tills man får någon i föreningen som vill lära sig detta också, då är det lite längre kurs, 10-12 ggr kvällskurs en termin, kostnad 5-8 000 kr.

Dessutom finns det idag ännu enklare hjälpmedel, Swedbank har en modell där man får ett konteringsförslag direkt på kontoutdraget, klicka "ja", och fakturan/transaktionen är bokförd.

Ju mer man gör själv, desto mer pengar kan man spara. Handhar man panter och överlåtelser, kan ju föreningen ta in dessa avgifter också, idag är dessa en dold kostnad för administration som medlemmarna betalar till förvaltaren, utan att det syns i driftskostnaderna.

tette
2010-04-16, 15:33
Håller med Harald, eller med ord gör styrelserna i brf:er rätt för sina arvoden.

Men det handlar väl om att de stora elefanterna på lerfötter har styrt hela denna branch att styrelser skall bara sitta och nicka, och köpa alla tjänster?

SBC är tydligen ojämna i sitt sätt att sköta förvaltningen. i Väduren ställde man in betalningar efter att föreningen fått 100 000kr för illa skött förvaltning, men SBC blev inte bättre efter detta. Då tog man helt soika ut förvaltningskosnaderna utan attestering från styrelsen. Detta gällde 263 000kr.

Detta togs upp på nästkommande stämma, där revisorn från Öhrlings informerade att bevakning av detta hade gjorts i bokslut.

härefter inte mer information till medlemmarna att det blir svårt och dyrt att kräva pengarna tillbaka.

Francois
2010-04-17, 10:17
Jag förstår din poäng Harald. Förvaltaren vi anlitar gör följande för 65000 kr per år (för 70 lght):
- ta hand om parkeringskön
- räkningarhantering som jag bekrev ovn
- sköter avierna och påminnelse

Vi skulle nog klara av allt detta själva, om vi ville. Men det finns gränser på hur mycket vi styrelseledamöter vill arbeta på fritiden.

Visst kunde vår ordförande betala fakturorna själva och spara portot (portot är nästan inga pengar) men han skulle också behöva lägga fakturorna på internet, vilket också tar tid.

Vi hanterar vattenskadorna själva.

Harald
2010-04-17, 13:38
Fritid behöver det ju inte vara.

Man kan ju arvodera ganska kraftigt innan man når 65 000 kr/år.

2-3 000 kr/månaden, kanske.

Man bör åtminstonde kolla om intresse finns i föreningen för en sådan modell, kan hända att någon utanför styrelsen kan tänka sig vara "ekonomisk förvaltare".

Och en i styrelsen som godgänner alla betalningar via internetbanken bara, då har man minskat arbetsbördan i styrelsen något, samtidigt som man kan halvera förvaltningskostnaderna.

Francois
2010-04-17, 13:49
Ja, jag håller med dig. Men i vår förening har vi valt bort denna modell av en annan anledning. Om vi har en ekonomisk förvaltare bestående av en enda person, som t.ex. bor i föreningen, ökar risken att det blir problem. om t.ex denna person bli sjuk, eller flyttar, eller säger upp sig, eller åker på semester.
Men en riktig organisation (med minst 10-20 pers) vet vi att det alltid finsn nån vi kan prata med.

Harald
2010-04-17, 15:48
Gott så.

Inser själv att svagheten i vårt system är just sårbarheten, att det blir avhängigt en person.

Vi håller på att försöka lösa detta, försöker involvera en till som kan göra samma saker. Då kan man backa upp varandra.

Just nu har vi istället en överenskommelse med HSB att de återtar förvaltningen så fort vi ber om det. Så kör vi så länge det går, inne på tredje året nu, och de pengar som är sparade är ju för alltid sparade...

Tror i o f inte att HSB någonsin kommer att få tillbaka vår förvaltning, de har gjort för många allvarliga blunders hos oss tidigare år. Men det är ju inte speciellt svårt att få vilken liten "källarekonom" eller mindre förvaltningsföretag som helst att ta detta uppdrag, som alla vet så kan de ju fakturera tämligen kraftigt vilket således är attraktivt...