handdator

Visa fullständig version : Förslag till arbetsordning för styrelsen i brf


totiki
2009-11-19, 12:29
Jag har funderat lite över organisationens utseende i en mindre förening ifall man är intresserad av självförvaltning. Den är inte slutgiltig på något vis utan jag har bara spånat lite grann.

Det kanske finns några som är villiga att hjälpa till att fylla på med mer material eller ta bort något som förefaller oviktigt. Tacksam för alla förslag. De kommer givetvis att diskuteras.

-------------

Styrelsens arbete och organisation.

För att BRF föreningens arbete med självförvaltning skall kunna fungera på ett smidigt och för styrelse och medlemmar ekonomiskt försvarbart sätt, beskrivs här hur en enkel och rak organisation för en mindre förening med upp till 50 á 100 lägenheter kan se ut.

Sammanfattning.
Övergripande kan man säga att organisationen måste delas upp mellan styrelsens ledamöter i olika ansvarsområden. Dessa kan vara ekonomi, fastighet, medlemsansvar, upphandling samt underhållsplan. Ytterliggare kan tillkomma allt eftersom behov uppstår. Till detta skall läggas en åtgärdslista med ansvarig för varje ärende. Åtgärdslistan följer styrelseprotokollen och som tillsammans med genomgången av föregående möte utgör en specifik punkt på varje styrelsemötesagenda. Till åtgärdslistan lägger varje ledamot de avtal med negativ avtalsbindning eller annan återkommande åtgärd som bör bevakas, från sitt ansvarsområde. Åtgärdslistan revideras efter varje styrelsemöte efter vad som uträttats eller åtgärder som tillkommit under mötets gång.
Varje ledamot skall underhand utarbeta en lathund för det arbete denne utför å föreningens vägnar. Detta för att underlätta succession av ledamotsposterna vid nyval.
Styrelsemötena skall i första hand syfta till att beta av, att det arbete som tillställts åtgärdslistan blir uträttat av resp. ansvarig. Ifall någon punkt på åtgärdslistan av olika orsaker ej kan uträttas av utnämnd ansvarig skall denna punkt åläggas annan person. Styrelsemötena skall givetvis också behandla nyuppkomna ärenden som delegeras resp ansvarsområde samt ansvarig.
Varje ledamot skall äga möjlighet att på eget bevåg/eller styrelsens, bilda en arbetsgrupp runt sitt arbete, tillfällig eller permanent (gärna i samarbete med valberedningen). Detta för att lindra/underlätta för hög arbetsbelastning för ledamoten. Ledamoten är dock ansvarig för att arbetet uträttas inom stipulerad tid.
Navet i denna organisation är Sekreteraren som mottager underrättelser från ledamöterna om vad som händer och sker inom resp. ansvarsområde samt sammanställer och bereder detta till styrelsemötena.
För att denna typ av organisation skall fungera bör styrelsen utgöras av minst sex personer samt två suppleanter.

Ansvarsområden.
Ordföranden har till uppgift att tillse att föregivet arbete uträttas emellan styrelsemötena. Bilda arbetsgrupp med sekreteraren för att alltid vara uppdaterad vad som händer i organisationen samt ha ett eget ansvarsområde som exempelvis upphandling. Han skall också tillse att vare områdesansvarig erhåller adekvat utbildning för sin uppgift och efter behov.
Ordföranden är det kitt och smörjmedel som tillser att organisationen fungerar. Denne skall också se över att resp. ansvarig också har möjlighet att ta akuta beslut på egen hand, exempelvis tillkallande av servicejour, då så erfodras. Men att alla sådana beslut också rapporteras till styrelsen för utvärdering.

Sekreteraren mottager underrättelser från ledamöterna om vad som händer och sker inom resp. ansvarsområde samt sammanställer och bereder detta till styrelsemötena. Denne är också ansvarig för det administrativa som fastighetsförteckning, pantbrev, posten och medlemsansvarig.

Kassören sköter kassan och bokföring tillsammans med internrevisor, denne internrevisor får gärna vara en tidigare kassör om möjligt. Sköter budgetarbetet. Bra om kassören kan ingå i upphandlingsgruppen.

Upphandlingsansvar. Denne ledamot måste samarbeta med den ansvarige för det ansvarsområde upphandlingen avser så att ett underlag för vad som krävs i offerförfrågan bereds på ett adekvat sätt. Offertförfrågan bör gå ut till ett större antal intressenter och minst tre svar måste erhållas för att tillställas styrelsen för beslut. Upphandlingsansvarig bör få möjlighet att inhämta kunskap genom kurser eller liknande avseende upphandling.

Fastighet. Bra om denne ledamot kan gärna fungera som vicevärd, men det är ej nödvändigt och ej heller något krav. Däremot bör denne äga kännedom om fastigheter, dess skötsel och drift samt ha ett intresse för miljö & energi. Bör vara del i arbetsgruppen för underhållsplanen.

Arbetsgruppen för underhållsplanen bör bestå av styrelsens alla ledamöter. Denna arbetsgrupp försöker hålla framförhållning avseende kommande renoveringar samt hålla koll på avskrivningar avseende maskiner och när dessa kan komma att förväntas behöva bytas ut.

Tillägg. Kom på en sak till jag tycker kan vara av värde och det är en funktionärs och medlemsfest/informationsmöte en gång om året. Cirka sex månader efter årsstämman. Funktionärerna kan få den gratis och medlemmarna betala en symbolisk summa. Med information om hur föreningen fungerar samt debatt om man vill det, lite mat & dryck, tillfälle till mer informell diskussion, underhållning för barnen samt för vuxna. Kanske clown & trubadur. Valberedningen bildar festkommité och värvar nya krafter samt informerar sig om kunskapskunnandet i föreningen för framtida behov.