handdator

Visa fullständig version : Styrelsemöte och protokoll i brf


patriksthlm
2009-09-21, 19:23
Jag är bara suppleant i styrelsen. Jag har suttit med i ett antal möten och lystnat, vi har kommit överens om saker som skall utföras på området och det har protokollförts, när jag sen kontrollerar vad som har skrivits i mötesanteckningarna så stämmer det inte mot vad vi sade på mötet.

- Vid ett flertal tillfällen så har protokollet inte justerats.

- Vi har inte heller gått igenom protokollen från föregående möte en enda gång.

Hur skall det egentligen vara med alla dessa frågor?

totiki
2009-09-22, 09:19
a)Jag har suttit med i ett antal möten och lystnat, vi har kommit överens om saker som skall utföras på området och det har protokollförts, när jag sen kontrollerar vad som har skrivits i mötesanteckningarna så stämmer det inte mot vad vi sade på mötet.
b)Vid ett flertal tillfällen så har protokollet inte justerats.
c)Vi har inte heller gått igenom protokollen från föregående möte en enda gång.

a). Det skall stämma. Diskussioner & liknande kan man ha uppfattat olika, men alla beslut som tas skall överensstämma med det man beslutat. Frågan som ställs inför besluten skall också vara så tydlig att det inte går att tolka svaret tvetydigt.
b). Givetvis skall protokollen justeras. Det skall helst inte förgå så lång tid emellan att protokollsutskriften är klar och justeringen görs så att minnet hunnit svikta.
c). Att gå igenom föregående möte är viktigt för att uppdatera alla om vad som pågår. Ändå bättre är att också ha en åtgärdslista där man utser en ansvarig på varje punkt. Det sätter lite tryck bakom att få saker och ting uträttat emellan mötena.

Admin
2009-09-23, 13:54
b). Givetvis skall protokollen justeras. Det skall helst inte förgå så lång tid emellan att protokollsutskriften är klar och justeringen görs så att minnet hunnit svikta.
Ja, det är viktigt med snabb hantering här. Tyvärr har vissa teflonminne, och särskilt illa är det för medlemmarna när protokollskrivaren har detta.

I min brf skriver HSB-representanten stämmoprotokollen, men trots att det bara tar ca en vecka att färdigställa protokollet för justering (som enligt lag måste vara färdigjusterat inom 3 veckor från stämman) så blir det ändå ett antal felaktigheter. I princip varje gång!

I senaste stämmoprotokollet som jag justerade innehöll detta ytterst kortfattade beslutsprotokoll 6 allvarliga felaktigheter.
Justeringen av protokollet blev längre än själva protokollet.

Särskilt lustigt är att denna HSB-representant inte bara jobbar på HSB utan även att han håller kurser i att skriva protokoll.
Det förklarar kanske att de som gått dessa kurser också skriver undermåliga protokoll?


För mer information om stämmoprotokoll och styrelseprotokoll, se bl a;

Om stämmoprotokoll i förslaget till den nya föreningslagen (http://hotpot.se/hsb-ny-foereningslag.htm#7-38)
Ny föreningslag (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=9504) - Krav införs att yrkanden ska tas med i stämmoprotokoll

Förslag på ändringar och tillägg av föreningens stadgar avseende protokoll (http://hotpot.se/hsb-stadgar-foerening.htm#protokoll) - Stämmoprotokoll: Punkt 43, 49, 51, 54, 55 70-73. Styrelseprotokoll: Punkt 91-95, 98. Även om valberedningens protokoll.
Förslag på stadgeändringar om arvoden i stämmoprotokoll, rutiner för stämmoprotokoll och styrelseprotokoll (http://hotpot.se/hsb-stadgar-aendringar.htm#protokoll) - §17, §18, §33

Förslag på nya stadgar, om stämmo- och styrelseprotokoll (http://hotpot.se/lag-stadgar/index-6.htm)

Ogiltigt stämmoprotokoll, justering. Styrelse som försöker dölja justering (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=12462) - Måste bägge justerares namnteckning finnas med? Styrelse som försöker dölja justering; urkundsförfalskning och trolöshet mot huvudman. Kan protokoll ändras i efterskott? Kan protokoll skrivas om? Utdelning av stämmoprotokoll till medlemmarna

Justering av stämmoprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=8728) - Manipulering av protokoll. Referens till justerares bilaga ska finnas i protokoll. Renskrivning av justerarnas justering. Vem får justera stämmoprotokoll? Hur ska ett protokoll från årsmötet justeras?

Justeringsmans avvikande mening i stämmoprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=14655) - Stämmoordförande som försöker styra protokollets utformning. Vad göra om ordföranden inte accepterar avvikande mening från protokolljusterare? Samt en del om mötesordföranden

Exempel på justering av protokoll (http://hotpot.se/hsb-justering-protokoll-brf-0.htm) - Stämmoprotokoll (behäftat med enormt mycket fel) med inlagda justeringar av felaktigheter, 2009
Bilaga till justerat stämmoprotokoll (http://hotpot.se/hsb-justering-protokoll-brf-1.htm) - I justeringen har jag som justerare tagit tillfället i akt att bättre spegla vad som diskuterades och beslutades (bl a för att därmed stärka justeringarna av de direkta felen i protokollet), 2009

Justering av stämmoprotokoll med fler än 143 fel (http://hotpot.se/hsb-staemma-protokoll-2007.htm) - 2007
Motion om stämmoprotokoll som efter justering visat sig innehålla fler än 143 fel (http://hotpot.se/motion/hsb-motion-09-12B.htm) - 2010

Vikten av att välja RÄTT justerare av protokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=12139) - Om oengagerad justerare av stämmoprotokoll väljs så riskerar medlemmarnas sista säkerhet i föreningen att falla

Revisor och styrelseledamot justerar sig själva (http://hotpot.se/motion/hsb-motion-09-26-5.htm) - Motion: Som justeringsman av stämmoprotokoll ska inte jäviga personer, t ex styrelseledamot och lekmannarevisor, väljas

Motion: Justerarens ansvar och uppgifter (http://hotpot.se/motion/hsb-motion-brf-2010-2011-36.htm) - Välj justerare på stämman som justerar felen som förekommer i protokoll

Motion: Uppgifter för justerare/rösträknare specificeras (http://hotpot.se/hsb-malmo-motion-2009-05.htm#37) - Arvodering av protokolljusterare/rösträknare
Motion: Vad innebär det att vara justerare? (http://hotpot.se/motion/hsb-motion-09-55.htm) - Vad är protokolljusterarens uppgift? Ta fram riktlinjer för justerare. Arvodering av justerare
Vad är justerarens uppgift? (http://hotpot.se/php/vb/showpost.php?p=9312&postcount=7) - Sammanställning över motioner om justerarens roll på stämman. Information om rutiner för justeringsman

Protokoll från extrastämma styrd av HSB (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=8534) - Protokoll justeras innan mötesordföranden skrivit på. Ordföranden som protokollförare.

Exempel på hur stämmoprotokoll ska skrivas av protokollförare (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=16166) - Mall, hur man skriver ett protokoll. Stämmoprotokoll skrivet av HSB där väsentlig information tagits med

Exempel på hur stämmoprotokoll inte ska skrivas (http://hotpot.se/hsb-protokoll-brf-2004.htm) - Protokollskrivning som det inte ska se ut
Justering av ovanstående torftiga stämmoprotokoll (http://hotpot.se/hsb-protokoll-staemma-brf.htm) - Som justerare kan man få in information till protokollet som är av vikt

Exempel på stämmoprotokoll för brf (http://hotpot.se/hsb-staemmoprotokoll-2005-brf.htm) - (2005)

Vad ska protokollföras från föreningsstämman? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=14447) - Vad innehåller protokoll?

Hur protokollförs fullmakter vid röstning på föreningsstämma? (http://hotpot.se/hsb-staemma-naervaro.htm) - Enkelt att fuska vid röstning om fullmakter ej protokollförs korrekt

Rösträtt för medlem, stämma - Röstlängd (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=8627) - FAKTABANKEN (http://hotpot.se/php/vb/forumdisplay.php?f=15)

Vem ansvarar för stämmoprotokollet? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=12532) - Ansvar för innehåll i protokoll från stämman. Om mötesordförande och protokollförare inte är överens om skrivningen i protokollet?

Stämmoprotokoll i brf inte skrivet fem veckor efter stämman (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=6499)

Från hur långt tillbaka i tiden kan medlem begära tillgång till stämmohandlingar? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=8390)

Stämmoprotokoll saknas för tidigare år, hur vet man t ex om styrelsen fått ansvarsfrihet? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=15660) - Hur länge kan man vänta med att skriva ett stämmoprotokoll för att det ska vara giltigt?

Stämmoprotokoll på anslagstavlan (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=12760) - Skyldig att sätta upp protokoll från årsmötet på trappuppgången?

Vem skriver under stämmoprotokoll? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=6722)

Frågor och svar om stämmoprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=7879) - Vad reglerar stämmoprotokoll? Om mötesordföranden ej godkänner stämmoprotokoll, hur påverkar detta stämman och de beslut som tagits där? Etc.

Planering för styrelsearbete med bl a hantering av stämmoprotokoll (http://hotpot.se/Pdf/hsb-planering-styrelsearbete.pdf)

Numrerad röstlängd på stämma (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=16344) - Alla medlemmar ska kunna se hur var och en har röstat

"Öppenhet och insyn ska prägla nya HSB" (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=2880) - Verkligen? Varför inte öppna styrelseprotokoll då?

HSB Riksförbund vill utan grund ge sken av att medlem ej har rätt att skriva av/kopiera stämmoprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=3224)
Hur ser HSB Riksförbund på stämmoprotokoll och det till stämmoprotokollet hörande röstlängden? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=2263) - HSB Riksförbund vill insynsskydda föreningarna
HSB Riksförbund vägrar lämna ut eller visa stämmoprotokoll (http://hotpot.se/hsb-riksfoerbund.htm) - Idag har dock HSB Riksförbund vikt sig i denna fråga
Bristen på öppenhet inom HSB (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=40) - HSB Riksförbund rädd för att medlemmarna ska engageras genom enkel tillgång till stämmoprotokoll
Hemliga stämmoprotokoll inom HSB (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=42)

HSB Landskrona vill försöka hålla stämmoprotokoll hemliga för medlemmarna (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=14050)
Stämmoprotokoll från olika HSB-regioner (http://hotpot.se/lag-stadgar/index-3.htm)

HSB Malmös omotiverade beslut att censurera stämmoprotokoll (http://hotpot.se/hsb-malmo-bengt-skanhamre.htm) - HSB Malmö inför censur av stämmoprotokoll för att försöka skydda sig själva från insyn
HSB Malmös stämmoprotokoll, exempel på den "nya öppenheten"? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=1840)
Censurerade stämmoprotokoll från HSB (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=12420) - HSB följer ej riktlinjer, ETHOS, lagar, etik eller något annat
Exempel på stämmoprotokoll, HSB Malmö 2007 (http://hotpot.se/Pdf/hsb-malmo-justerat-protokoll-foreningsstamma_20070426.pdf)
Exempel på stämmoprotokoll, HSB Malmö 2008 (http://hotpot.se/Pdf/HSB_Malmo_stammoprotokoll_080426.pdf)
Exempel på stämmoprotokoll, HSB Malmö 2009 (http://hotpot.se/Pdf/hsb-malmo-stammoprotokoll-090425.pdf)
Exempel på stämmoprotokoll, HSB Malmö 2010 (http://hotpot.se/Pdf/hsb-malmo-protokoll-arsstamma-2010.pdf) - HSB Malmös censurerade stämmoprotokoll från 2010
Exempel på stämmoprotokoll, HSB Malmö 2011 (http://hotpot.se/Pdf/hsb-malmo-stammoprotokoll-2011-05-07.pdf)
HSB Malmö lämnar ej ut stämmoprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=14804)

Klander av HSB Malmös årsstämma pga felaktigt stämmoprotokoll (http://hotpot.se/hsb-stamma.pdf) - Årsmötesprotokoll förening, felaktigt

Stämmobeslut om medlemsavgift i HSB Malmö skiljer sig från vad protokollföraren skrivit i stämmoprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=13566)
Motion om hur HSB Malmö manipulerar stämmoprotokoll (http://hotpot.se/hsb-malmo-motion-2011-del2.htm#6) - HSB hittar på uppgifter om medlemsavgift som förs in i protokoll av utsedd protokollförare

Motioner till HSB Malmö om stämmohandlingar på webben (http://hotpot.se/hsb-malmo-motion-2009-11.htm#88)
Motion: Justerat stämmoprotokoll ska läggas ut på hemsidan (http://hotpot.se/hsb-malmo-motioner-1a.htm#14) - Motion till HSB om stämmoprotokollet. Justerat stämmoprotokoll med alla justeringar på webben
Motion: Stämmoprotokoll till medlemmarna (http://hotpot.se/hsb-malmo-motioner-1a.htm#34) - Motion till HSB om medlemmarnas möjlighet att läsa stämmoprotokoll

HSB Malmö vill inte låta medlemmarna få tillgång till stämmoprotokoll (http://hotpot.se/hsb-malmo-lagbrott.htm) - HSB Malmös styrelse bryter direkt mot föreningslagen (2007)
HSB Malmö vill ännu en gång inte låta medlemmarna läsa stämmoprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=16138) - (2012)

a. Styrelse i brf vägrar låta medlemmar få tillgång till stämmoprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=12665) - Lagbrott stödjs av HSB !
b. Motion: Brf-styrelsen bryter mot lagen, vägrar lämna ut stämmoprotokoll (http://hotpot.se/motion/hsb-motion-brf-2010-2011-9.htm#2010-9)
c. Anmälan till hyresnämnden med anledning av att styrelse ej vill ge medlem tillgång till stämmoprotokoll (http://hotpot.se/hsb-brf-hyresnamnden-protokoll.htm)
d. Styrelses vägran att visa stämmoprotokoll tas upp i Hyresnämnden (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=12978) - Hyresnämnden är extremt okunnig om regelverk för brf, utreder inget och tillför inget !
e: Motion: Styrelse ska följa stämmobeslut att lämna ut stämmoprotokoll (http://hotpot.se/motion/hsb-motion-09-36.htm) - Styrelse bryter mot stämmobeslut att varje medlem som begär detta ska erhålla stämmoprotokoll skriftligt. Årsmötesprotokoll ska kopieras till de medlemmar som önskar detta

Styrelsen vägrar ge tillgång till stämmoprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=15946) - Hyresnämnden gör inget. Vad göra?

Nummerordning i protokollen (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=15879) - Hur ska de olika protokollen i en brf numreras?

Bolagsverket, vilka protokoll måste skickas in till dem? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=12470) - Vad måste föreningen skicka till Bolagsverket?
Bolagsverket och protokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=13746) - Bolagsverket utför ingen kontroll av de protokoll som skickas in till dem (protokollen bara arkiveras, de läses inte ens)

Allvarliga brister i protokoll. Ändra styrelse/stämmoprotokoll i efterskott (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=7319) - Kan styrelseprotokoll och stämmoprotokoll ändras i efterskott? Hur gör man om fel upptäcks i stämmoprotokoll efter justering?

Riktlinjer för styrelsen, om bl a stämmoprotokoll och styrelseprotokoll (http://hotpot.se/motion/hsb-motion-09-25.htm) - Motion

Styrelse, protokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=8617) - FAKTABANKEN

Justera styrelseprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=12474) - Vem kan utses som justerare till styrelsens protokoll? Vem utser justerare av styrelsens protokoll? Hur många justerare kan utses för styrelseprotokollet? Måste varje sida i protokollet signeras av ledamöterna? Kan ett protokoll ändras? Vad ska ledamot i styrelsen göra som inte håller med om vad som skrivits i protokollet?

Suppleant till styrelsen justerar styrelsens protokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=16049) - Styrelsesuppleant som protokollförare på styrelsemöten

Styrelseprotokoll saknas (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=13858) - Protokollförare (= ordföranden) lämnar inte ifrån sig styrelseprotokoll

Har styrelsens ordförande huvudansvar för att protokoll förvaras på ett betryggande sätt? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=13552) - Styrelseprotokoll saknas. Ansvar för protokoll och övriga styrelsedokument. Vem är ansvarig för styrelseprotokollen? Rutiner för arkivering av viktiga dokument måste finnas i varje brf!

Får vice ordföranden ändra i styrelseprotokoll? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=13194) - Ledamot i styrelsen som ändrar i ett styrelseprotokoll, innan justering gjorts

Särskild mening i styrelseprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=5061) - Ledamot önskar få in synpunkter i styrelsens protokoll

Reservation i styrelseprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=6864)
Reservation i styrelseprotokoll tas bort av ordföranden, tillika justerare (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=6460) - Medlemmarnas rätt till information av styrelsen. Är inte underhållsplan/ekonomisk plan och kalkyl offentliga i en brf? Information om upphandling. Tillgång till protokoll från stämma och styrelsemöten. Ledamot som ej får tillgång till styrelsens protokoll

Per capsulam utan styrelseprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=10584)

Ska avhopp av ledamot i styrelsen protokollföras i styrelseprotokoll? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=14375)

Måste personuppgifter på den som beviljas medlemskap i föreningen föras in i styrelseprotokollet? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=11153)

Styrelseprotokoll samt överlåtelse-och pantsättningsavgift i brf (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=14979)

Regler och rutiner för styrelseprotokoll (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=13636)

Arbetsordning för styrelse, protokoll (http://hotpot.se/hsb-styrelse-arbetsordning-brf.htm#styrelseprotokoll) - Upprätta styrelseprotokoll

Mall för styrelseprotokoll vid konstituerande möte (konstituerande mötesprotokoll) (http://hotpot.se/Pdf/protokoll-konstituerande-stamma-brf.pdf) - Protokoll från konstituerande styrelsemöte

Utdrag från styrelseprotokoll i brf, rätt att få utdrag för det som rör en själv? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=12276) - Protokollsutdrag styrelseprotokoll
Motion: Utdrag från styrelseprotokoll (http://hotpot.se/hsb-malmo-motion-2009-12.htm#92) - Motion till HSB om att medlemmar som begär detta ska erhålla utdrag från styrelseprotokoll i frågor som rör dem själva

Motion om offentliga styrelseprotokoll (http://hotpot.se/hsb-motioner-brf.htm#06)

Får valberedningen läsa styrelseprotokoll? (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=10756)
Riksbyggen säger att varken valberedning eller medlemmar har med styrelseprotokollen att göra (http://hotpot.se/php/vb/showthread.php?t=10367)

patriksthlm
2009-09-29, 06:54
Hur skall man göra när man har påpekat att det finns fel i protokollet men det har inte justerats.
Detta har hänt ett antal gånger.

Jag tror att vi har haft 8 styrelsemöten men endast 1 gång så har vi diskuterat inte gått igenom föregående protokoll.

stephan
2009-09-29, 08:15
Om du är styrelseledamot och de vägrar lyssna på dig avseende justering av styrelsprotokollen, så gör klart för de övriga ledamöterna att du kommer att reservera dig om detta i bokslutsbeslutet samt undertecknandet av årsredovisningen.

MikHo
2009-09-30, 00:06
Om du är styrelseledamot och de vägrar lyssna på dig avseende justering av styrelsprotokollen, så gör klart för de övriga ledamöterna att du kommer att reservera dig om detta i bokslutsbeslutet samt undertecknandet av årsredovisningen.

tyvärr är patriksthlm "bara" suppleant i detta fallet så det hjälper inte.

stephan
2009-09-30, 08:41
Det var ju synd. Då återstår som jag ser det att skriva en motion till nästa stämma och tala om misskötseln från styrelsen.

liknande ting måste komma fram till medlemmarna, som valt denna styrelse.