Motion #85 - Inventariebok

Föreningen måste ha en inventariebok, och denna inventariebok måste kontrolleras av revisorerna.

Varför är inventarieboken så viktig?
Det är revisorernas ansvar att kontrollera så att inventariebok förs och att styrelsearbetet dokumenteras på ett sådant sätt att en ny styrelse kan ta över och hitta all information som behövs för att kunna fortsätta styrelsearbetet på bästa möjliga sätt!

Frågor till revisorerna:
På vilket sätt har ni kontrollerat inventarieboken och när gjorde ni detta senast?

Vad har ev. kontroller av en ev. existerande inventariebok lett till?


Jag har tidigare (2004) skrivit motioner om den för föreningen så viktiga inventarieboken.
MOTION 44 - INVENTARIEBOK NÖDVÄNDIG FÖR STYRELSE
& GRUNDKRAV FRÅN REVISORER

NYTT ARBETSSÄTT / STADGETILLÄGG

En inventariebok måste föras av styrelsen. Denna måste också hållas uppdaterad !!!
När jag ingick i styrelsen noterade jag att revisorerna gjort tydliga anmärkningar på att inventariebok saknades. Därmed fanns (finns) det ingen kontroll på våra tillgångar.
Efter revisorernas anmärkning gjorde fg styrelse (före 2003) en handskriven och mycket svårläst inventariebok, som med all säkerhet inte stämmer överens fullt ut med verkligheten. Dessutom var den i övrigt klart ofullständig och följde inte givna regler med de uppgifter som ska ingå.

Vidare kunde vi från den bristfälliga och uppenbarligen hastigt nerskrivna inventarieboken konstatera att saker ”försvunnit”, men det framgick ej någonstans hur, var eller när (eller ens riktigt vad).

Med tanke på hur extremt viktig denna inventariebok är ur flera aspekter (inte bara för revisorernas möjlighet att kontrollera) måste medlemmarna garanteras att en uppdaterad och korrekt inventariebok förs av föreningen, med en (minst!) person som är ansvarig och dokumenterat utsedd för detta.

Jag föreslår därför att;
A) Styrelsen är skyldig att följa redovisningslagen och föra inventariebok.
För att medlemmarna ska vara garanterade att detta verkligen görs (inte minst för att kunna ställa ev. ersättningskrav om så visar sig nödvändigt) skrivs det in i stadgarna att styrelsen ska föra denna inventariebok enligt gällande regler, och med i protokoll utsedd ansvarig(a).
B) Fram till dess att punkt A skrivits in i stadgarna bestäms det på årsmötet att punkt A gäller.
Inre angelägenhet?
Styrelsens svar då var som vanligt att inventarieboken är en "inre angelägenhet", och med "inre angelägenhet" syftade då styrelsen på att det är en inre angelägenhet för styrelsen och inte för föreningen. Detta är så dumt att det inte ens förtjänar att kommenteras. Inventarieboken är en viktig del för denna förenings överlevnad och ett grundkrav för en brf!

En styrelse som inte vill föra inventariebok eller som för en inventariebok på ett felaktigt sätt gör detta för att själv kunna ta åt sig av föreningens tillgångar utan att detta ska kunna märkas eller kontrolleras.


Jag yrkar att;
  1. Styrelsen ska skriftligen och detaljerat redovisa allt om föreningens inventariebok (i svaret till denna motion).

  2. Styrelsen ska föra en detaljerad inventariebok.

  3. Två ledamöter i styrelsen ska utses som huvudansvariga för innehållet i inventarieboken, och medlemmarna ska informeras årligen (i årsredovisning) vem styrelsen utsett till detta och under vilken period.

  4. Inventarieboken ska regelbundet kontrolleras av de föreningsvalda revisorerna.

  5. De föreningsvalda revisorerna ska (i årsredovisningen) skriftligt redogöra för hur de kontrollerat föreningens inventariebok under de senaste åren, och vilka fel de i så fall hittat.
lgh 47 - 2010-07-14 - Forum för bostadsrätter: http://hotpot.se/forum
Sammanställning av motioner: http://hotpot.se/motion/hsb-motion-brf-2010.htm
Demokrati - öppenhet - insyn - information - engagemang - medlemsinflytande - medlemskontroll - ärlighet - moral/etik - ansvar - respekt
Är Du inte en del av lösningen så är Du en del av problemet!

Styrelsens svar, skrivet av HSB, på motsvarande motion 2009 (kom ej medlemmarna till del):
Motion nr 85 om inventariebok

Styrelsen vill med anledning av motionen avge följande svar:

Styrelsen är medveten om att det är viktigt att ha kontroll på sina inventarier och håller kontroll på detta i en inventariebok. Revisorerna har möjlighet att granska styrelsens arbete. Enligt föreningens stadgar kan revisorerna i revisionsberättelsen göra anmärkningar om t.ex. inventarieboken.

Någon anledning för styrelsen att ytterligare redovisa om inventarieboken, eller för föreningsstämman att besluta att inventariebok ska föras, att två ledamöter ska utses som huvudansvariga, att inventarieboken kontrolleras av revisorer och att de skrifligen redogör för kontrollen, finns inte.
Min kommentar (2): Notera att styrelsen undviker att svara på något av det som yrkanden berör, förutom att styrelsen hävdar att det finns en inventariebok (vilket ej verifierats av revisorerna). Därmed tvingar styrelsen medlemmarna att ställa frågorna om detta på stämman och uppta onödig tid med något som är så enkelt att svara på för en ärlig, uppriktig och öppen styrelse.

Min kommentar (1, 3-5): Styrelsen har ej bemött dessa yrkanden eller svarat på frågorna, om då alltså måste ställas på stämman till såväl revisorer som styrelse.

Styrelsen anser sig härmed ha besvarat motionen och föreslår attförenings-stämman avslår motionen.
Övriga motioner


Tipsa en vän

FORUM

Vad fungerar bra/dåligt i din förening?

Om du har några synpunkter om din brf, om din bostadsorganisation (HSB, SBC, Riksbyggen) eller frågor om att bo i bostadsrätt, dela gärna med dig av dessa genom att klicka här! (Index)
Sedan finns det även en enklare gästbok.