Dagordning/protokoll valberedning

PUNKT 1 - DAGSLÄGET

Vad behöver tillsättas i föreningen?;
Styrelseledamöter Brf Boplatsen
1. Knut Bofink
2. Totte Termin valdes 2011 på 2 år, sitter kvar 1 år om han inte motsätter sig detta
3. NYVAL - Ersättare för Kjell Brel på två år måste tas fram. Kanske Mona Marin om hon vill och om hon kan anses lämplig för detta, trots att hon valdes som suppleant och inte ville sitta i styrelsen.
4. Paula Persson. Omval eller nyval i år, på ett år.
5. HSB-ledamot Bengt Skånhamre - Utbyte rekommenderas.

Styrelsesuppleanter - alla väljs alltid på 1 år
1. Ersättare för suppleant Mona Marin om hon väljs in som styrelseledamot.
2. Ersättare för Berit Bonde (som flyttade från föreningen strax efter stämman när hennes man fått jobb som vaktmästare i föreningen).
3. Ersättare för Ulla Ullsten som misskött sitt uppdrag.

Lekmannarevisorer och suppleant - alla väljs alltid på 1 år
1. Nina Kanin - Vet ej om hon vill sitta kvar, men bör ersättas så länge Paula Persson sitter i styrelsen, pga jävsituation.
2. Ersättare sökes för Dora Dorin som ej står till förfogande efter årsstämman 2012.
3. Revisorsuppleant?

Vi får alltså räkna med att vi behöver ta fram minst 5-7 nya förslag på förtroendevalda (om inga fler avhopp sker och om dagens förtroendevalda kan anses räcka till för uppdraget). För att uppnå detta bör vi få in som absolut minst 10 namn att välja mellan, gärna 20 namn, och den stora frågan är hur det ska gå till?

BESLUT: Behov fastställt och hålls uppdaterad fram till stämman.
Valberedningen konstaterar att det kommer att bli en svår uppgift att fylla upp de tomma stolarna så länge engagemanget är så dåligt i föreningen
.


PUNKT 2 - BEHOV + INKOMNA NOMINERINGAR

Genomgång av behov.

Valberedningen konstaterar att vad som minst behövs är;
1-2 revisorer och ev 1 revisorsuppleant
1-2 styrelseledamöter
2-3 styrelsesuppleanter
Återstår att se om fler hoppar av.
-----------------------------------
Utbyte av HSB-ledamot Bengt Skånhamre.

BESLUT: På stämman lägga fram förslag till utbyte av HSB-ledamot dels eftersom det kan vara bra med rotation.
Dessutom är det inte lämpligt att ha en HSB-ledamot som är anställd på HSB eftersom det blir en mer eller mindre konstant jävsituation i alla frågor där utomstående anlitas.
I övrigt har denna HSB-ledamot inte följt det avtal som gäller för HSB-ledamöter (t ex när HSB-ledamoten genomgående avsäger sig all form av kommunikation med medlemmar).

En av årets motioner till HSB Malmö är en förteckning över lämpliga krav och önskemål att ställa på HSB-ledamoten och det rekommenderas att denna lista följs i mesta möjliga mån när det gäller val av ny HSB-ledamot. Ovanstående förslag på utbyte av HSB-ledamot läggs lämpligen också in i det slutliga förslag som presenteras av valberedningen.

Valberedningen lämnar dessutom en rekommendation till stämman att tillsätta ytterligare 1 ledamot i styrelsen, så att det blir totalt 5 förtroendevalda ledamöter i styrelsen. Detta dels eftersom ett udda antal fungerar bättre vid röstningar i styrelsen, förutom att beslastningen minskar på de enskilda ledamöterna, och kompetensen i styrelsen ökar.
--------------------------------
Till valberedningen inkomna nomineringar:
1. Från Marcus: Nominerar sig till förtroendeuppdrag (inget särskilt uppdrag, Malin kollar vad han är intresserad av?).
2. Från Curt (men ej undertecknat): Nominering av T.W. som revisor.
3. Från Anna-Maria Andersson: Nominering av T.W. som revisor eller styrelseledamot.


PUNKT 3a - MEDLEMSUTSKICK #2

a. Bestämma om vi ska göra ännu ett medlemsutskick om nominering, vem som ska skriva detta, vem som ska skriva ut det och vem som ska dela ut var.
b. Vi måste oxo bestämma "nivå" på detta utskick (dvs hur skarpt/tydligt det ska formuleras).

Mitt förslag är att det ska vara så skarpt formulerat som möjligt så att medlemmarna vaknar till lite och förstår vikten av att nominera till valberedningen.

BESLUT: Valberedningen beslutar att T.W. sätter ihop ett utkast till utskick #2.
Detta utskick ska bestå av 2 A4-papper;
1. Förtydligande om vikten att nominera plus inbjudan till föreningsmöte under 1 timme, preliminärt söndagen den 15/4 kl. 17.00.
2. Nomineringsblankett
Detta utskick ska vara färdigställt innan föreningsmötet den 15/4 (lämpligen färdigställt och klart för utdelning den 8/4?)

Tillägg: Senaste datum för att komma in med nomineringar måste vara inlämnade är förslagsvis den 20/4.


PUNKT 3b - FÖRENINGSMÖTE + KOMBINERAS EV. MED INTERVJU AV NOMINERADE

Bestämma om vi ska ha valberedningsmöte för föreningen där medlemmarna bjuds in för att diskutera, och när vi i så fall ska ha detta, och hur det ska arrangeras (hur länge, var, etc).

Sällan någon kommer på dessa möten, tyvärr, men vi måste göra allt vi kan som valberedning.
- Skriva inbjudan
- Sätta upp på anslagstavla i källare + på vägg i trappuppgång
- Datum + tid = ________________

Alla tips på hur vi ska göra för att locka så många som möjligt till detta föreningsmöte välkomnas. Så fundera gärna lite extra på denna bit.

BESLUT: T.W skriver inbjudan till detta valberedningsmöte i "utskick #2".
Föreningsmötet hålls i fritidslokalen i 7:an, preliminärt den 15/4 kl. 17.00.

Malin kontaktar snarast vem som nu kontaktas (styrelse eller vaktmästare?) för att boka föreningslokalen.


PUNKT 3c - NYINFLYTTADE

Kontakta alla direkt (telefon/dörrknackning) som flyttat till föreningen sedan föregående årsstämma?
- Vem gör vad/hur? - När?

Följande 11 personer är enligt styrelsen de "nyinflyttade" sedan föregående årsstämma;
Lgh Förnamn Efternamn
Lgh nr 1 Ekrem Andersson
Lgh nr 8 Anna Bergström
Lgh nr 10 Mikael Cedrin
Lgh nr 24 Rafal Davidsson
Lgh nr 63 Nikica Ek
Lgh nr 78 Henry Fransson
Lgh nr 84 Sarah Grahn
Lgh nr 110 Marcus Hansson (som kontaktat Malin)
Lgh nr 195 Sandra Isaberg
Lgh nr 206 Elsie Jansson
Lgh nr 217 Rickard Karlsson

BESLUT: Valberedningen är överens om att dörrknackning inte är en bra metod att få kontakt med dessa personer.

T.W. sätter ihop ett utkast till särskilt utskick som är mer personligt och direkt riktat till ovanstående medlemmar i stil med;

Hej Sandra.
Vi noterar att du är nyinflyttad i föreningen och valberedningen skulle gärna vilja ha kontakt med dig för att diskutera lite allmänt om möjligheten för dig att ställa upp som förtroendevald. Vi i valberedningen söker just nu med ljus och lykta för att hitta någon som vill ställa upp. Det är många poster som måste fyllas upp. Vi skulle bli väldigt glada om du skulle vilja höra av dig till oss via telefon eller epost.

Med bästa hälsningar från valberedningen, Malin, Tobbe och Valle.

Detta personliga brev lämnas i de nyinflyttades brevlådor snarast möjligt (senast före föreningsmötet 15/4?) tillsammans med "utskick #1" och nomineringslapp.


PUNKT 4 - INTERVJU MED DAGENS FÖRTROENDEVALDA

Intervju med dagens förtroendevalda. Förslagsvis via telefon, en och en.
- Vem i valberedningen gör vad och hur?
- När göra intervjuer?

BESLUT:
Sekreterare Totte Termin intervjuas av Tobbe.
Styrelseledamöter Knutte, Kjelle och Paula intervjuas av Valle.
Styrelsesuppleant Mona Marin och lekmannarevisor Nina intervjuas av Malin.


BESLUT: Valberedningen beslutar att intervju med dagens förtroendevalda görs via telefon så fort som möjligt efter morgondagen och vi mejlar varandra med svaren på ställda frågor så fort svar avgivits.

Alla svar från dagens förtroendevalda ska ha inkommit till alla i valberedningen senast den 7/4.

Vilka frågor ska ställas;
Se, Frågor att ställa till dagens förtroendevalda och nya nominerade.


Not.
Lekmannarevisorerna har inte givits möjlighet under de två senaste åren att revidera årsredovisningen.
Lekmannarevisorerna ska ha minst en vecka på sig att gå igenom årsredovisningen, men Dora säger att de bara kallats till styrelserummet och att de då barafått 20 minuter på sig att bläddra igenom årsredovisningen och sedan tvingats skriva under.

Det är ju helt uppåt väggarna. Vad ska vi då med revisorer till?

Min kommentar:
Det är ofattbart att ingen medlem vet vad vicevärden i föreningen gör, och hur ska en valberedning kunna hitta rätt personer om valberedningen inte ens känner till detta?
Att sedan en ledamot är både ledamot, organisatör för studie- och fritidsverksamheten, vicevärd och informatör är inte rätt. Detta måste klargöras för medlemmarna, och vi måste nog försöka se till att detta fördelas bättre i den mån vi nu kan påverka detta.

BESLUT:
Senast i morgon ska alla förslag och synpunkter ha kommit in till mig om frågor som ska ställas till de förtroendevalda. Om fler synpunkter kommit in distribuerar jag dessa till alla.

Från och med i övermorgon, tisdag, kan vi börja intervjua dagens förtroendevalda.



PUNKT 5 - INTERVJU MED NOMINERADE

När & hur?
Bestämma tidpunkt för diskussion med dem som nominerats och vem som sköter denna kontakt med de nominerade (även om det är stor risk för att det inte kommer in fler förslag).

BESLUT:
Denna punkt skjuts på framtiden till när vi vet mer.
Dock ska vi försöka styra in det till att intervjuer görs med de nominerade i samband med föreningsmötet (15/4).
Malin åtar sig att intervjua Marcus.



PUNKT 6 - FRÅGOR TILL DE NOMINERADE

Bestämma övergripande vilka frågor som ska ställas när vi träffar de nominerade.

Se, Frågor att ställa till dagens förtroendevalda och nya nominerade.

- Viktigt att ställa frågan om de har epost. E-post ett "krav" för att vara aktuell som förtroendevald!
Även be om deras e-post så att vi kan kontakta dem.

För styrelseledamöter
Uppfyller kandidat följande lagkrav enl. föreningslagen?;
4 § Verkställande direktören och minst halva antalet styrelseledamöter ska vara bosatta inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer i särskilda fall tillåter annat. Den som är underårig eller i konkurs eller har förvaltare enligt 11 kap. 7 § föräldrabalken kan inte vara styrelseledamot eller verkställande direktör. Att detsamma gäller den som är underkastad näringsförbud följer av 6 § lagen (1986:436) om näringsförbud.
Styrelseledamöterna ska vara medlemmar i föreningen, om inte stadgarna i särskilt angivna fall tillåter annat. Den som enligt lag är ställföreträdare för en medlem eller, om en juridisk person är medlem, den som är ledamot av styrelsen för den juridiska personen eller delägare i denna får dock vara styrelseledamot utan att vara medlem i föreningen, även om stadgarna saknar föreskrift om det
.

Understryka att utbildning erbjuds för alla förtroendevalda.

BESLUT:
Vi alla i valberedningen funderar på dessa frågor (förbättringar? fler?) att ställa fram tills det är dags för intervjuerna.



PUNKT 7 - INFORMATION OM VALBEREDNINGENS SLUTLIGA FÖRSLAG

Hur vi ska informera medlemmarna om vårt slutliga förslag och hur det ska ut?
T ex att vi presenterar vårt förslag på stämman och sätter upp valberedningens förslag på medlemmarnas anslagstavlor i källarna?

BESLUT:
Vi i valberedningen diskuterar fram det slutgiltiga förslaget via mejl.
Förslaget måste vara klart senast en vecka före årsstämman.



PUNKT 8 - ÖVRIGT

Hur vi i övrigt går vidare i vårt arbete innan stämman.
Vad kan vi göra via mail?

BESLUT:
Inga fler punkter fanns att diskutera för närvarande, utöver det som redan tagits upp.

Not.
Det är inte bra att föreningen har förtroendevalda som t o m flyttat från föreningen, så som nu skett två år i rad.
Vi har haft en lekmannarevisor som föreslagits av tidigare valberedning trots att valberedningen kände till att att han redan då var på väg att flytta. Valberedningen hemlighöll detta för medlemmarna.
På föregående årsstämma;
- föreslog valberedningen - utan motivering - sig själva som styrelseledamöter och revisorer.
- lämnades förslag till ny valberedning blankt
- informerades medlemmarna inte om att fler poster behövde fyllas upp
- förslogs kandidater till styrelse etc med bara namn, utan motivering och utan att dessa personer ens kom till stämman.

"Time out" finns inte i en brf. Man väljs på en mandatperiod, inte för att bara sitta en del av denna tid.
- Nästan direkt efter årsstämman 2011 där val av förtroendevalda gjordes så tog en förtroendevald "time out" utan förklaring till detta.
Styrelsen informerade inte ens om att denna person flyttat från föreningen. Inte ens valberedningen fick denna info
- Ännu en styrelseledamot tog en "time out" efter föregående årsstämma. Styrelsen informerade inte om skälet, och har heller inte informerat att denna "time out" var permanent. Inte ens valberedningen har informerats.

Styrelsen har heller inte informerat varken medlemmar eller ens valberedning om att andra förtroendevalda struntat i sitt uppdrag.


Tel.listan förtroendevalda enl. styrelsen;
Styrelse
Ordförande Knut Bofink, 3A, tel: 040-11 11 11
Sekreterare Alfred Theorin, 7A, tel: 0739-12 12 12
Vice ordförande Kjell Svensson, 3B, tfn 040-13 13 13
Ledamot Paul Lundqvist, 3A, tel: 0736-14 14 14
Vicevärd Paul Lundqvist, 3A, tfn: 0702-15 15 15
Studieorganisatör och Informatör: Paula Persson, 3A, tfn: 0702-15 15 15
HSB-ledamot Bengt Skånhamre
Suppleanter
Mona Marin, 3A, tel: 0733-16 16 16
Ulla Ullsten, 5B, tel: 0705-17 17 17
Berit Bonde, 5A, tel: 040-18 18 18
Övriga förtroendevalda
Revisorer
Nina Kanin, 5B, tel: 040-19 19 19
Dora Thulin, 7A, tel: 040-20 20 20
Tobbe Termin (Suppleant), 3B, tel: 040-21 21 21
Valberedning
Malin Sommar (Sammankallande), 3B, tel: 040-22 22 22
Valle Vallon, 7A, tel: 040-23 23 23
Tobbe Termin, 3B, tel: 040-21 21 21


Suppleant Ulla Ullsten, som utan någon som helst motivering föreslogs som ordinarie styrelseledamot av fg valberedning, var inte ens på stämman år 2011.

En risk med nya ledamöter som kommer in är att om de är för "gröna" och/eller "svaga" så blir de mycket lätta att manipulera. Kan man som valberedning undvika detta på något sätt bör man försöka göra detta.

Ovanstående leder till en fråga som måste ställas till såväl dagens förtroendevalda som de nominerade;
- Kommer du till årsstämman 2012-05-07 (och till extrastämman den 18/4)?

När frågorna ställs så tänk på att man inte alltid får det "riktiga" svaret, och märker man att svaret kanske inte var riktigt rätt eller bra/komplett, kan frågan kanske omformuleras.

En av de viktigaste frågorna är vad vicevärden gör, så att vi som valberedning vet vad vi ska söka efter och hur vi ska informera de nominerade (som kan tänkas bli aktuella för detta) om detta uppdrag.


Tipsa en vän
  Pusha


FORUM

Vad fungerar bra/dåligt i din förening?

Om du har några synpunkter om din brf, om din bostadsorganisation (HSB, Riksbyggen, SBC) eller frågor om att bo i bostadsrätt, dela gärna med dig av dessa genom att klicka här!
Senaste inlägg
(rss-reader för Google Chrome)